Personenbezogene Daten: Best Practices, Schutz & Pflichten

Personenbezogene Daten sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Ob bei der Bearbeitung von Kundenanfragen, im Marketing oder in der Personalverwaltung – überall werden sensible Informationen gesammelt.  Doch was genau sind personenbezogene Daten und warum ist ihr Schutz so wichtig? In diesem Artikel erklären wir, was Unternehmen tun müssen, um diese wertvollen Informationen sicher zu verwalten.

Was sind personenbezogenen Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die mit einer bestimmten Person in Verbindung gebracht werden können. Dazu gehören nicht nur offensichtliche Dinge wie der Name oder die Adresse, sondern auch Informationen, die in Kombination mit anderen Daten eine Person erkennbar machen. Selbst wenn Daten anonymisiert oder verschlüsselt wurden, gelten sie noch als personenbezogene Daten, wenn man sie mit zusätzlichen Informationen wieder einer Person zuordnen könnte. Auch weniger offensichtliche Informationen wie Aufzeichnungen über Arbeitszeiten oder Kommentare zu Prüfungsleistungen fallen unter die Definition personenbezogener Daten, wenn eine Person theoretisch darüber identifizierbar ist.

Typische Beispiele für personenbezogene Daten

• Stammdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum
• E-Mail-Adresse, die eine Person eindeutig identifiziert
• Standortdaten (z. B. via GPS bei einem Mobiltelefon)
• IP-Adressen
• Kennnummern wie Sozialversicherungs-, Ausweis- oder Personalnummer
• Finanzielle Informationen wie Bankkontonummer, Kreditkartendaten
• KundInnen- oder Bestelldaten
• Transaktions- und Verhaltensdaten bei Online-Bestellungen oder Social Media Nutzung

Daten, die so anonymisiert wurden, dass eine Rückverfolgung zur Person nicht mehr möglich ist, gelten nicht mehr als personenbezogene Daten. Diese Anonymisierung muss jedoch unumkehrbar sein, damit die Daten keinen Personenbezug mehr aufweisen. Auch juristische Personen oder Geschäftsdaten wie Firmenname, Geschäftsadresse und Handelsregisternummern fallen nicht unter personenbezogene Daten, da sie sich nicht direkt auf eine einzelne Person zurückverfolgen lassen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Darüber hinaus gibt es besondere Kategorien personenbezogener Daten, wie Gesundheitsdaten, biometrische Daten oder Daten über ethnische Herkunft, politische Meinungen oder religiöse Einstellungen, die nach Art. 9 DSGVO besonderem Schutz unterliegen.

Rechtliche Grundlagen und Bedeutung für Unternehmen

Der Umgang mit personenbezogenen Daten wird in der EU durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und in Deutschland zusätzlich durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt. Die DSGVO ist dabei die zentrale Verordnung, die Unternehmen verpflichtet, personenbezogene Daten sicher und verantwortungsvoll zu verarbeiten.

Das BDSG ergänzt die DSGVO und enthält spezifische Regeln, die in Deutschland gelten, zum Beispiel für den Umgang mit Daten im Beschäftigungsverhältnis. Ein Verstoß gegen diese Regeln kann zu erheblichen Geldstrafen führen.

Unternehmen müssen im Umgang mit personenbezogenen Daten eine Reihe von gesetzlichen Regelungen beachten: 

• Rechtmäßigkeit, Verarbeitung und Speicherung (Art. 6 DSGVO): Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn es eine rechtliche Grundlage gibt, wie Einwilligung, Vertragserfüllung oder ein berechtigtes Interesse.
• Datenminimierung und Zweckbindung (Art. 5 DSGVO): Nur notwendige Daten dürfen erfasst und ausschließlich für den vorgesehenen Zweck genutzt werden.
• Speicherfristen und Löschung (Art. 17 DSGVO): Personenbezogene Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für den Verarbeitungszweck erforderlich sind. Sobald der Zweck entfällt, müssen die Daten gelöscht werden. 
• Rechte der Betroffenen (Art. 15 – 22 DSGVO): Betroffene Personen haben das Recht, Auskunft über gespeicherte Daten zu erhalten, sie berichtigen oder löschen zu lassen und der Verarbeitung zu widersprechen. 
• Datenschutz durch Technikgestaltung (Art. 25 DSGVO): Datenschutzmaßnahmen müssen von Anfang an in IT-Systeme und Prozesse integriert werden ( „Privacy by Design“)
• Meldepflicht bei Datenpannen (Art. 33 DSGVO): Datenschutzverletzungen müssen innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Datenschutzbehörde gemeldet werden, wenn ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen besteht. Bei schwerwiegenden Pannen müssen betroffene Personen informiert werden.

Internationale Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten

Auch außerhalb der EU gibt es Gesetze, die den Schutz personenbezogener Daten regeln. Zum Beispiel in der Schweiz gilt das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG), das ähnliche Vorgaben wie die DSGVO macht. Es zielt darauf ab, den Schutz der Privatsphäre und die Transparenz bei der Datenverarbeitung zu gewährleisten. In vielen anderen Ländern gibt es ebenfalls Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten. In den USA existieren beispielsweise branchenspezifische Regelungen wie der California Privacy Rights Act (CPRA). Diese internationalen Datenschutzgesetze sind wichtig, weil Unternehmen oft mit Daten von Personen aus verschiedenen Ländern arbeiten. Daher müssen sie die jeweiligen nationalen Vorschriften einhalten, um Datenschutzverstöße und Sanktionen zu vermeiden.

Personenbezogene Daten im Arbeitsalltag

Der Umgang mit personenbezogenen Daten im Arbeitsalltag betrifft nahezu jedes Unternehmen und jede Abteilung – von der Personalverwaltung bis hin zum Kundenservice. Im Arbeitsumfeld bedeutet dies, dass die datenschutzrechtlichen Interessen der Mitarbeitenden und KundInnen stets gewahrt werden müssen.

Beispiele für den Umgang mit personenbezogenen Daten in verschiedenen Unternehmensbereichen

• Bewerberdaten wie Name, Adresse, Lebenslauf müssen nach Abschluss des Bewerbungsprozesses sicher vernichtet oder aufbewahrt werden.
• Mitarbeiterdaten wie Gehaltsdaten oder Sozialversicherungsnummern werden für die Verwaltung der Belegschaft und Lohnabrechnungen in Personalakten gespeichert. Diese Daten dürfen nur für den vorgesehenen Zweck genutzt und sicher gespeichert werden. Der Zugriff sollte auf autorisierte Personen beschränkt sein.
• Besucherverzeichnisse erfassen personenbezogene Daten von externen BesucherInnen, die sicher verwahrt und nach einem festgelegten Zeitraum gelöscht werden sollten.
• Videoüberwachung darf nur in Bereichen mit berechtigtem Interesse eingesetzt werden. Aufnahmen müssen sicher gespeichert und nach einer definierten Frist automatisch gelöscht werden. 
• Kundenmanagement bedeutet, dass Unternehmen personenbezogene Daten wie Namen, Adressen und Zahlungsinformationen ihrer KundInnen speichern, um Bestellungen abzuwickeln, Kundenservice zu bieten und Verträge zu verwalten.
• Marketing und Werbung erfordern die Verarbeitung personenbezogene Daten für Marketingkampagnen, dabei müssen jedoch transparente Einwilligungen eingeholt werden. Dazu gehören Daten über das Nutzungsverhalten von KundInnen, deren Präferenzen und demografische Informationen, um zielgerichtete Werbung zu schalten.
• Kundenanalyse ermöglicht es Unternehmen, wie z. B. Banken personenbezogene Daten zu analysieren, um Entscheidungen wie die Kreditwürdigkeit einer Person zu treffen.

Mögliche Risiken beim Umgang mit personenbezogenen Daten

Ein unsachgemäßer Umgang mit personenbezogenen Daten kann für Unternehmen zahlreiche Risiken bergen. Zu den häufigsten gehören:

• Nicht konforme Datenspeicherung: Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für den Zweck der Verarbeitung notwendig ist. Werden Daten unnötig lange oder ohne berechtigten Grund aufbewahrt, kann das zu hohen Strafen führen. 

• Datendiebstahl und Datenmissbrauch: Unzureichend gesicherte Systeme oder Datenbanken können von Dritten gehackt werden, wodurch sensible Informationen gestohlen oder missbraucht werden könnten. Dies kann nicht nur zu erheblichen Schäden für die Betroffenen, sondern auch zu einem enormen Imageverlust für das Unternehmen führen.

• Datenpannen durch menschliches Versagen: Oftmals geschehen Fehler durch unachtsames Verhalten von Mitarbeitenden, beispielsweise wenn sensible Daten versehentlich per E-Mail an falsche EmpfängerInnen gesendet oder Dokumente mit personenbezogenen Informationen ungesichert zurückgelassen werden. Solche Fehler können schwerwiegende Folgen haben, da sie häufig nicht sofort erkannt werden.

• Unbefugter Zugriff: Wenn personenbezogene Daten nicht ausreichend geschützt werden, können Mitarbeitende oder externe DienstleisterInnen unbefugten Zugriff auf diese Informationen erhalten. Besonders sensible Daten wie Gehaltsinformationen oder Gesundheitsdaten müssen daher besonders gesichert werden, um Missbrauch zu verhindern. Auch durch Cyberangriffe können Unbefugte Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten.

Praktische Tipps für Unternehmen im Umgang mit personenbezogenen Daten

Um diese rechtlichen Vorgaben einzuhalten und die Risiken zu minimieren, können Unternehmen eine Reihe von Maßnahmen ergreifen:

• Einwilligungen systematisch einholen und speichern: Es empfiehlt sich, standardisierte Verfahren zur Einholung und Speicherung von Einwilligungen zu entwickeln. Diese Einwilligungen sollten sicher gespeichert werden, sodass Unternehmen jederzeit nachweisen können, dass alle Einwilligungen ordnungsgemäß vorliegen.

• Schulung der Mitarbeitenden: Alle Mitarbeitenden sollten regelmäßig zum Thema Datenschutz geschult werden, um sicherzustellen, dass sie die geltenden Vorschriften kennen und im Arbeitsalltag umsetzen.

• Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen: Besonders sensible Daten sollten immer verschlüsselt und nur einem begrenzten Personenkreis zugänglich gemacht werden. Beispielsweise sollten nur bestimmte Mitarbeitende in der Personalabteilung Zugriff auf Gehaltsdaten haben.

• Regelmäßige Überprüfung und Löschung von Daten: Unternehmen sollten regelmäßig überprüfen, ob gespeicherte Daten noch benötigt werden, und nicht mehr erforderliche Daten sicher und fristgerecht löschen.

• Sichere Dokumentenverwaltung: Physische Dokumente mit personenbezogenen Daten, wie etwa Personalakten oder Vertragsunterlagen, sollten in abschließbaren Schränken aufbewahrt und bei Bedarf sicher vernichtet werden.
• Dokumentation: Unternehmen müssen jederzeit nachweisen können, welche Daten sie verarbeiten, zu welchem Zweck, wer darauf zugreifen kann und wie die Daten geschützt sind. 

Die Zukunft von personenbezogenen Daten

Mit der zunehmenden Digitalisierung und dem schnellen Fortschritt in der Technologie rückt der Schutz personenbezogener Daten immer mehr in den Fokus. Auch nach Inkrafttreten der DSGVO werden bereits Anpassungen und Weiterentwicklungen diskutiert, die die Verarbeitung personenbezogener Daten auch in Zukunft maßgeblich beeinflussen werden.

• Künstliche Intelligenz und rechtliche Regelungen: Mit dem Fortschritt in der Künstlichen Intelligenz (KI) ergeben sich neue Herausforderungen für den Schutz personenbezogener Daten. KI-Systeme benötigen enorme Datenmengen, was Datenschutzfragen aufwirft, insbesondere bei automatisierten Entscheidungsprozessen.
• Das Internet der Dinge (IoT): Smart-Home-Geräte wie Google Home und Amazon Echo sammeln kontinuierlich personenbezogene Daten. Auch vernetzte Firmenfahrzeuge erfassen personenbezogene Daten wie Standort und Fahrverhalten, was Unternehmen klare Richtlinien abverlangt. 
• Datensicherheit und IT-Risikomanagement: Besonders in sensiblen Bereichen wie Banken oder kritischen Infrastrukturen sind robuste Sicherheitsmaßnahmen bereits Pflicht. Diese Standards könnten in Zukunft auf andere Sektoren ausgeweitet werden, um nicht nur personenbezogene Daten, sondern auch Geschäftsgeheimnisse besser zu schützen.
• Datenschutz und Datenwirtschaft: Unternehmen nutzen immer mehr personenbezogene Daten für die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle, doch ein klarer gesetzlicher Rahmen über die Verarbeitung ist notwendig, um diese Daten zu schützen. 

Insgesamt zeigt sich, dass der Schutz personenbezogener Daten ein fortlaufendes Thema bleibt, das sich mit der Entwicklung neuer Technologien stetig weiterentwickelt. Unternehmen müssen proaktiv Maßnahmen ergreifen, um auch in Zukunft den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten und ihre Prozesse an neue Regelungen anzupassen.

Fazit

Der verantwortungsvolle Umgang mit personenbezogenen Daten ist für Unternehmen unverzichtbar. Sie müssen sicherstellen, dass Daten nur im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben verarbeitet und gut geschützt werden. Von Bewerberdaten bis hin zu Kundendaten erfordert jede Abteilung klare Prozesse, um Datenschutzrisiken wie Datendiebstahl oder Missbrauch zu minimieren.

Mit fortschreitender Technologie – insbesondere durch Künstliche Intelligenz und das Internet der Dinge  – steigen die Herausforderungen im Datenschutz weiter. Unternehmen sind daher gefordert, ihre Maßnahmen kontinuierlich zu überprüfen und zu verbessern. Nur so können sie sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden und das Vertrauen von KundInnen, Mitarbeitenden und GeschäftspartnerInnen bewahren.