Zweckbindung: Definition und Bedeutung

Die Zweckbindung ist eines der zentralen Prinzipien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Für Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, ist es essentiell, dieses Konzept zu verstehen und in die täglichen Abläufe zu integrieren. Denn Verstöße gegen die DSGVO können erhebliche Strafen nach sich ziehen, die nicht nur finanziell, sondern auch hinsichtlich der Reputation schwerwiegend sind. Dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Überblick darüber, was Zweckbindung bedeutet und welche Anforderungen damit für Ihr Unternehmen verbunden sind.

Was ist Zweckbindung?

Das Prinzip der Zweckbindung besagt, dass personenbezogene Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden dürfen (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO). Das bedeutet, dass die Nutzung der Daten strikt an den Zweck gebunden ist, der bei der Erhebung klar definiert wurde. Diese Daten dürfen später nicht in einer Weise weiterverarbeitet werden, die mit den ursprünglichen Zwecken unvereinbar ist.

Beispiel: Wenn ein Unternehmen personenbezogene Daten von KundInnen sammelt, um eine Bestellung zu bearbeiten, dürfen diese Daten später nicht ohne ausdrückliche Zustimmung für Marketingzwecke verwendet werden.

Warum ist die Zweckbindung so wichtig?

Die Zweckbindung hilft dabei, die Privatsphäre der Menschen zu schützen, deren Daten erhoben werden. Sie stellt sicher, dass diese Informationen nicht für ungewollte oder unangemessene Zwecke verwendet werden. Indem Unternehmen klar festlegen, wofür sie die Daten nutzen, schaffen sie Vertrauen bei ihren KundInnen und zeigen, dass sie verantwortungsvoll mit den Informationen umgehen.

Für Unternehmen bedeutet die Einhaltung der Zweckbindung nicht nur die Erfüllung einer gesetzlichen Vorgabe, sondern sie hilft auch, Risiken zu minimieren. Durch die genaue Festlegung der Verwendungszwecke wissen Unternehmen genau, welche Daten sie tatsächlich brauchen, und können so den Missbrauch oder die Fehlverwendung von Daten besser vermeiden.

Welche Anforderungen stellt die DSGVO zur Zweckbindung an Unternehmen?

Um die Anforderungen der Zweckbindung zu erfüllen, müssen Unternehmen folgende Schritte beachten:

1. Zweckdefinition: Bereits bei der Erhebung der Daten muss der Zweck klar und eindeutig festgelegt werden. Der Zweck muss auch im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen stehen und gegenüber den betroffenen Personen transparent kommuniziert werden.
2. Dokumentation: Die festgelegten Zwecke und die dazugehörigen Datenverarbeitungsvorgänge müssen dokumentiert werden. Diese Dokumentation ist ein wichtiger Bestandteil der Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO).
3. Datenminimierung: Unternehmen dürfen nur so viele Daten erheben und speichern, wie für den angegebenen Zweck notwendig ist (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Dies verhindert, dass unnötig große Datenmengen angesammelt werden, die ein höheres Risiko für Datenschutzverletzungen darstellen.
4. Einschränkung der Weiterverarbeitung: Eine Weiterverarbeitung von Daten ist nur erlaubt, wenn sie mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Ist dies nicht der Fall, muss eine erneute Einwilligung der betroffenen Person eingeholt werden oder ein anderer Rechtsgrund vorliegen.

Beispiele für Verstöße gegen die Zweckbindung

Ein häufiger Verstoß gegen die Zweckbindung ist die unerlaubte Verwendung von Daten für Marketingzwecke. Hier einige Szenarien:

• Ein Unternehmen sammelt E-Mail-Adressen von KundInnen für den Versand von Rechnungen und verwendet diese später, um ohne Zustimmung Newsletter zu verschicken.
• Ein Online-Shop teilt Kundendaten mit Partnerunternehmen, um deren Produkte zu bewerben, obwohl dies nicht im ursprünglichen Zweck der Datenerhebung enthalten war.

Solche Verstöße können laut DSGVO zu Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes führen (Art. 83 Abs. 5 DSGVO).

Zweckänderung und ihre Voraussetzungen

Eine Zweckänderung liegt vor, wenn ein Unternehmen personenbezogene Daten für einen anderen Zweck verwenden möchte möchte als ursprünglich vorgesehen. Nach Art. 6 Abs. 4 DSGVO ist das nur dann zulässig,wenn der neue Zweck ähnlich oder mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist, oder wenn es eine rechtliche Grundlage dafür gibt. Die DSGVO gibt hierzu strenge Kriterien vor, wann eine solche Zweckänderung erlaubt ist. In besonderen Fällen, wie zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl oder zur Wahrnehmung behördlicher Aufgaben, kann eine Zweckänderung auch ohne erneute Einwilligung der betroffenen Personen erfolgen. 
Gemäß Art. 13 Abs. 3 und Art. 14 Abs. 4 DSGVO müssen Unternehmen die betroffenen Personen darüber informieren, wenn sich der Zweck der Verarbeitung ändert.

Praktische Maßnahmen zur Sicherstellung der Zweckbindung

Um die Zweckbindung sicherzustellen, sollten Unternehmen mehrere Maßnahmen umsetzen:

• Festlegung klarer Datenschutzrichtlinien: Vor jeder Erhebung personenbezogener Daten muss der Zweck klar definiert und dokumentiert werden.
• Regelmäßige Überprüfung der Datenverarbeitung: Unternehmen sollten sicherstellen, dass personenbezogene Daten nur für den festgelegten Zweck genutzt werden.
• Mitarbeiterschulungen: Schulungen helfen, das Bewusstsein für den Grundsatz der Zweckbindung und andere Datenschutzprinzipien zu stärken.

Zudem ist es wichtig, dass Unternehmen sicherstellen, dass personenbezogene Daten nach Erfüllung des Zwecks gelöscht oder anonymisiert werden, wie in Art. 5 Abs. 1 DSGVO vorgeschrieben.

Wie lange dürfen Daten gespeichert werden?

Der Grundsatz der Speicherbegrenzung ist ebenfalls in Art. 5 Abs. 1 DSGVO festgelegt. Unternehmen dürfen personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist. Sobald der Zweck erfüllt ist, müssen die Daten gelöscht oder anonymisiert werden.

Fazit

Für Unternehmen ist die Zweckbindung ein kritischer Faktor in der DSGVO-Compliance. Sie stellt sicher, dass personenbezogene Daten rechtmäßig und transparent verarbeitet werden und schützt sowohl die Interessen der betroffenen Personen als auch die Integrität des Unternehmens.Um das Prinzip der Zweckbindung erfolgreich umzusetzen, sollten Unternehmen regelmäßig ihre Datenerhebungs- und Verarbeitungsprozesse überprüfen und sicherstellen, dass sie immer mit den geltenden Datenschutzanforderungen übereinstimmen, um teure Datenschutzverstöße zu vermeiden.

Quellen:

• DSGVO (2021). Art. 5 DSGVO. “Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten”. 
• DSVO (2021). Art. 7 DSVO. “Zweckbindung, Zweckänderung”. 
• Strauß, K. (2020). “Was ist die Zweckbindung bei der DSVO bei Datenverarbeitungen?”.