Geldwäscheprävention für Steuerberatungs- & Anwaltskanzleien

Eine erfolgreiche Kanzlei basiert auf Vertrauen, Verantwortung und professioneller Integrität. Doch was passiert, wenn diese Werte durch unbewusste Geldwäsche-Risiken in Gefahr geraten? Über die fachliche Beratung hinaus tragen AntwältInnen und SteuerberaterInnen die Verantwortung, Geldwäscheprävention für Steuerberatungs- und Anwaltskanzleien umzusetzen, um potenzielle Geldwäscheaktivitäten frühzeitig zu erkennen und zu verhindern. Doch wer ist konkret betroffen und wie lässt sich Geldwäscheprävention effektiv im Arbeitsalltag umsetzen?

Wer ist verpflichtet? Geldwäscheprävention für Kanzleien

Das Geldwäschegesetz (GwG) verpflichtet nicht pauschal alle RechtsanwältInnen und SteuerberaterInnen zur Einhaltung geldwäscherechtlicher Pflichten. Nach Schätzungen der Rechtsanwaltskammern fallen etwa ein Drittel der AnwältInnen unter das GwG. Entscheidend hierfür ist, ob die anwaltliche oder steuerberatende Tätigkeit eine in § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG aufgeführte Handlung betrifft. 

Die wichtigsten Verpflichteten nach dem GwG sind: 

• Finanzinstitute und Kreditinstitute
• Versicherungsunternehmen und VermittlerInnen
• Kapitalverwaltungsgesellschaften und Investmentunternehmen
• RechtsanwältInnen, NotarInnen, PatentanwältInnen und Kammerrechtsbeistände soweit sie an bestimmten Geschäftsaktivitäten mitwirken, insbesondere:
  • Kauf und Verkauf von Immobilien oder Gewerbebetrieben
  • Verwaltung von Geld, Wertpapieren oder Vermögenswerten
  • Eröffnung oder Verwaltung von Bankkonten
  • Beschaffung von Mitteln für die Gründung oder Verwaltung von Gesellschaften
  • Treuhand- oder Gesellschaftsverwaltung
  • Finanz- oder Immobilientransaktionen im Namen oder auf Rechnung der MandantInnen
  • Beratung zu Kapitalstrukturen, industriellen Strategien oder Fusionen & Übernahmen
  • Steuerberatung und geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen
• Steuerberatende Berufe
  • SteuerberaterInnen, Steuerbevollmächtigte, WirtschaftsprüferInnen und BuchprüferInnen, wenn sie gewerbsmäßig steuerberatend tätig sind.

Nicht alle RechtsanwältInnen oder SteuerberaterInnen sind automatisch verpflichtet. Das GwG gilt nur, wenn sie an bestimmten risikobehafteten Transaktionen oder Finanzgeschäften beteiligt sind. Tätigkeiten wie Prozessvertretung oder Strafverteidigung lösen keine geldwäscherechtlichen Pflichten aus.

Gesetzliche Grundlagen: Welche Vorschriften gelten für Kanzleien?

RechtsanwältInnen und SteuerberaterInnen unterliegen unter bestimmten Bedingungen den Pflichten des Geldwäschegesetzes. Die wichtigsten Pflichten umfassen: 

• Identifizierungspflicht: RechtsanwältInnen und SteuerberaterInnen müssen nach § 10 GwG ihre MandantInnen identifizieren, wenn sie Tätigkeiten ausüben, die unter das GwG fallen. Diese Identifizierungspflicht umfasst:
  • Feststellung und Überprüfung der Identität
  • Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten
  • Prüfung, ob die MandantInnen politisch exponierte Personen sind 

Die Identifikation muss vor Begründung der Geschäftsbeziehungen und Durchführung der Transaktion erfolgen.

• Risikomanagement und Risikoanalyse: Nach § 4 und 5 GwG müssen alle Verpflichtete ein internes Risikomanagement zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung einführen. Dies beinhaltet:
  • Erstellung einer individuellen Risikoanalyse
  • Kategorisierung der Risiken in gering, mittel und hoch
  • Ergreifung geeigneter Maßnahmen zur Risikominderung
  • Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Risikoanalyse

Kanzleien mit mehreren AnwältInnen können eine gemeinsame Risikoanalyse nutzen, jedoch bleibt die individuelle Verantwortung jeder AnwältIn bestehen. 

• Interne Sicherungsmaßnahmen: RechtsanwältInnen und SteuerberaterInnen müssen interne Sicherungsmaßnahmen einführen, um die Einhaltung des GwG zu gewährleisten (§ 6 GwG). Dazu gehören:
  • Erstellung einer kanzleiinternen Geldwäschepräventionsrichtlinie
  • Organisations- und Handlungsanweisungen für Mitarbeitende
  • Schulungen für das Personal
  • Überprüfung der Mitarbeitenden auf ihre Zuverlässigkeit

Bei großen Kanzleien ist die Einführung eines kanzleiweiten Risikomanagements sinnvoll. 

• Bestellung von Geldwäschebeauftragten: Grundsätzlich sind AnwältInnen nicht verpflichtet, Geldwäschebeauftragte zu ernennen (§ 7 GwG). Allerdings können die Aufsichtsbehörden dies anordnen, wenn sie es für angemessen erachtet. 

• Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht: Alle relevanten Unterlagen müssen für mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Spätestens nach Ablauf von zehn Jahren sind sie jedoch zu vernichten (§ 8 GwG).
  • Identitätsnachweise
  • Dokumentation der Geschäftsbeziehungen und Transaktionen
  • Risikobewertungen und Verdachtsmeldungen 

• Verdachtsmeldepflicht: Wenn der Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung besteht, muss eine Verdachtsmeldung an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen abgegeben werden(§ 43 GwG).
  • Ein Verdachtsfall liegt vor, wenn es Hinweise darauf gibt, dass ein bestimmter Geldbetrag oder ein anderer Vermögenswert aus einer Straftat stammt.
  • Ein solcher Verdacht muss gemeldet werden, auch wenn die Transaktion am Ende gar nicht stattfindet.
  • Ausnahme: Wenn sie die Information während einer Rechtsberatung oder Prozessvertretung erhalten haben, besteht keine Meldepflicht, es sei denn, sie wissen sicher, dass ihre Beratung gezielt für Geldwäsche oder eine andere Straftat genutzt wird.

Risikoanalyse: Wie erkennen Kanzleien potenzielle Geldwäsche?

Die Risikoanalyse ist ein zentraler Bestandteil der Geldwäscheprävention und hilft Kanzleien, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Laut § 5 GwG müssen RechtsanwältInnen und SteuerberaterInnen Risiken systematisch erfassen, bewerten und entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Erfassung der Risiken

Bestimmte Merkmale können darauf hinweisen, dass eine Geschäftsbeziehung ein erhöhtes Geldwäscherisiko mit sich bringt. Dazu gehören: 

• Art der Mandate
• Art der Dienstleistungen
• Mandantenprofil
• Herkunft der Gelder
• Länderrisiko

Bewertung der Risiken

Nachdem potenzielle Risiken identifiziert werden, müssen sie bewertet werden. Dabei gilt: 

• Wahrscheinlichkeit des Auftretens eines Risikos
• Auswirkungen eines Verstoßes oder eines Geldwäschefalls auf die Kanzlei

Kategorisierung der Risiken

Die bewerteten Risiken werden in verschiedene Kategorien eingeteilt. Dabei erfolgt meist eine Unterteilung in potenziell geringeres und potenziell höheres Risiko. Die Einstufung des Risikos bestimmt den Umfang der Sorgfaltspflichten nach § 10, § 14 und § 15 GwG und steuert dadurch gezielt Präventionsmaßnahmen.

Ergreifung von Maßnahmen zur Risikominderung

Abhängig von der Risikoeinstufung müssen entsprechende Gegenmaßnahmen ergriffen werden, um mögliche Geldwäsche zu verhindern. 

• Erweiterte KYC-Prüfungen (§ 10 GwG) für MandantInnen mit hohem Risiko.
• Zusätzliche Dokumentationspflichten (§ 8 GwG) für risikobehaftete Geschäftsbeziehungen.
• Kontinuierliches Monitoring verdächtiger Transaktionen mit speziellen Überwachungsmechanismen.

Laufende Überprüfung und Aktualisierung der Risikoanalyse

Um sicherzustellen, dass getroffene Maßnahmen weiterhin wirksam sind, müssen Kanzleien ihre Risikoanalyse regelmäßig überarbeiten. Dies ist gewährleistet. 

• Die Anpassung an aktuelle gesetzliche Anforderungen
• Die frühzeitige Identifikation neuer Risiken
• Die kontinuierliche Verbesserung der internen Geldwäscheprävention

Nach § 5 Abs. 2 GwG sind Verpflichtete dazu angehalten. 

• Ihre Risikoanalyse zu dokumentieren
• Sie regelmäßig zu überprüfen und anzupassen
• Eine aktuelle Version auf Verlangen der Aufsichtsbehörde bereitzuhalten

Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht

Alle Erkenntnisse aus der Risikoanalyse sowie die ergriffenen Maßnahmen müssen sorgfältig dokumentiert und für mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung kann auch digital erfolgen (§ 8 GwG).

Geldwäscheprävention als Schlüssel für werteorientierte Steuerberatungs- und Anwaltskanzleien

Eine konsequente Geldwäscheprävention ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein zentraler Baustein einer ethisch geführten und nachhaltigen Kanzlei. Sie trägt dazu bei, Integrität zu sichern, Risiken zu minimieren und langfristig das Vertrauen von MandantInnen und GeschäftspartnerInnen zu stärken.

Besonders für Kanzleien gilt: Wer sich aktiv gegen Geldwäsche engagiert, schützt sich nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern positioniert sich als zuverlässiger und verantwortungsbewusster Partner. Dies stärkt die eigene Reputation und schafft eine vertrauensvolle Mandatsbeziehung, in der Transparenz und Rechtssicherheit an erster Stelle stehen.

Ein wichtiger Bestandteil einer wirksamen Geldwäscheprävention sind regelmäßige Geldwäscheschulungen – sowohl speziell für Kanzleien, die ihre besonderen Pflichten kennen müssen, als auch allgemein für Mitarbeitende in verschiedenen Branchen. Denn nicht nur in Kanzleien, sondern auch in anderen Bereichen wie dem Finanzwesen ist das Wissen über Geldwäsche, Risikofaktoren und Präventionsmaßnahmen entscheidend.

Durch klare Prozesse, eine gelebte Compliance-Kultur und regelmäßige Schulungen zur Geldwäscheprävention wird Verantwortlichkeit gefördert, Achtsamkeit gestärkt und ein sicheres, transparentes Arbeitsumfeld geschaffen. So können Kanzleien und Unternehmen gleichermaßen sicherstellen, dass sie nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch aktiv zu einem integren und rechtskonformen Wirtschaftssystem beitragen.

Fazit

Die gesetzlichen Vorgaben des GwG fordern von bestimmten Kanzleien die Umsetzung klar definierter Sorgfaltspflichten, von der Identifizierung von MandantInnen über die Risikoanalyse bis hin zur Verdachtsmeldung. Geldwäscheprävention ist für Steuerberatungs- und Anwaltskanzleien jedoch weit mehr als nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein Teil einer wertebasierten, transparenten und risikobewussten Kanzleiführung. Eine konsequente Einhaltung dieser Maßnahmen schützt nicht nur vor hohen Bußgeldern, sondern trägt auch zur langfristigen Sicherheit der Kanzlei bei. Durch ein strukturiertes Risikomanagement, eine laufende Überprüfung von Geschäftsbeziehungen, regelmäßige Mitarbeiterschulungen und eine gelebte Compliance-Kultur trägt Geldwäscheprävention somit aktiv zur Integrität und einer nachhaltigen Compliance-Strategie bei.

Quellen

• Geldwäschegesetz (GwG)

• Dr. Bolz, A. (2023). “Die geldwäscherechtlichen Pflichten für Kanzleien”.

• Dr. Hülper, M. (2024). “Geldwäschegesetz: Anwälte sind gefordert”.

• Sonnenberg, M. (2024). “Anwälte und Geldwäsche – Zwischen Verschwiegenheit und Meldung”.