Aufbewahrungspflichten für Unternehmen: Ein Überblick

In jedem Unternehmen fallen zahlreiche Dokumente und Daten an, die für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden müssen. Diese sogenannten Aufbewahrungspflichten sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch wichtig für den reibungslosen Ablauf im Unternehmen und die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen. Doch was passiert nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen und wie lassen sich diese effizient verwalten?

Dieser Artikel bietet einen umfassenden Überblick über die wesentlichen Aufbewahrungsfristen, die Anforderungen an die sichere Aufbewahrung von Dokumenten sowie praktische Tipps zur effizienten Verwaltung dieser Fristen. Zudem erfahren Sie, wie Sie nach Ablauf der Fristen sensible Daten datenschutzkonform und sicher vernichten können.

Warum gibt es Aufbewahrungspflichten?

Aufbewahrungspflichten dienen Unternehmen zur systematischen Dokumentation ihrer Geschäftsvorgänge. Sie helfen nicht nur, den Überblick im Unternehmen zu behalten, sondern sind auch wichtig, um gegenüber Behörden und vor Gericht alles belegen zu können. Bei Betriebsprüfungen, Steuerprüfungen oder anderen behördlichen Kontrollen müssen Unternehmen bestimmte Unterlagen für eine festgelegte Zeit aufbewahren und vorzeigen können.

Dies trägt zur Transparenz und Glaubwürdigkeit des Unternehmens bei und schützt vor rechtlichen Konsequenzen. 

Zudem sind Unternehmen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind, was zusätzliche Anforderungen an die Aufbewahrung und Löschung von Daten stellt.

Welche Aufbewahrungspflichten gelten für Unternehmen?

Die Aufbewahrungsfristen in Deutschland basieren auf verschiedenen Gesetzen. Zu den wichtigsten gehören. 

• Abgabenordnung (AO): § 147 AO regelt die steuerliche Aufbewahrungspflicht. Dokumente, die für steuerliche Zwecke relevant sind, müssen je nach Art der Unterlagen 6 oder 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies betrifft u.a. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege.
• Handelsgesetzbuch (HGB): § 257 HGB regelt die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht für Kaufleute. Hier müssen Handelsbriefe und Buchführungsunterlagen ebenfalls für 6 oder 10 Jahre aufbewahrt werden.
• Umsatzsteuergesetz (UStG): § 14b UStG legt fest, dass Rechnungen und ähnliche Unterlagen für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO müssen personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie es für die Verarbeitung notwendig ist. Nach Ablauf dieses Zeitraums sind sie sicher zu löschen.

Wer die Aufbewahrungspflichten nicht einhält, riskiert empfindliche Strafen – besonders, wenn auch Verstöße gegen die DSGVO vorliegen. In solchen Fällen können Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens fällig werden. 

Typische Dokumente und ihre Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungspflichten variieren je nach Dokumentenart. Zu den typischen Unterlagen und Fristen gehören: 

• Buchführungsunterlagen (z. B. Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte): 10 Jahre (nach § 147 AO und § 257 HGB).
• Empfangene und abgesandte Handelsbriefe: 6 Jahre (nach § 257 HGB).
• Rechnungen: 10 Jahre (nach § 14b UStG).
• Personalakten: In der Regel 10 Jahre (je nach arbeits- und steuerrechtlicher Relevanz).
• Verträge: In der Regel 6 bis 10 Jahre, abhängig von der Art des Vertrags.
• Steuererklärungen und Steuerbescheide: 10 Jahre (nach § 147 AO).

Die Aufbewahrungspflicht beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde. 

In welcher Form und wo müssen Dokumente aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrung kann sowohl in physischer als auch in digitaler Form erfolgen, solange bestimmte Anforderungen erfüllt werden. Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist gut lesbar und zugänglich bleiben, egal ob in physischer oder digitaler Form.

Physische Aufbewahrung

Dokumente in Papierform, wie z.B. Handelsbücher oder Jahresabschlüsse müssen in Originalform sicher gelagert werden, um Schäden durch Feuer, Wasser, oder andere äußere Einflüsse zu vermeiden. Wichtig ist, dass die Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet bleibt. Besonders bei sensiblen Papieren wie Thermodruck-Dokumenten sollte eine zusätzliche Sicherung, wie das Anfertigen von Kopien oder die Digitalisierung, in Betracht gezogen werden. 

Digitale Aufbewahrung

Bei der digitalen Archivierung müssen die Dokumente den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) entsprechen. Das bedeutet, dass die Daten revisionssicher, unveränderbar und jederzeit nachvollziehbar sein müssen. Elektronische Rechnungen müssen in der Form archiviert werden, in der sie empfangen wurden.

Ein „Medienbruch“, wie das Ausdrucken und Lagern von elektronischen Dokumenten in Papierform, ist nicht zulässig. Stattdessen müssen digitale Dokumente verfälschungssicher und nachvollziehbar gespeichert werden. Dabei helfen Verfahren wie digitale Signaturen oder interne Kontrollsysteme, um die Echtheit und Unveränderlichkeit zu gewährleisten.

Die Aufbewahrung im Original ist für bestimmte Dokumente wie Jahresabschlüsse erforderlich, während für andere, wie Geschäftsbriefe, eine digitale Archivierung mit bildlicher Wiedergabe ausreicht. Wichtig ist, dass jederzeit nachgewiesen werden kann, dass die Dokumente im Originalzustand oder unverändert gespeichert wurden.

Praktische Tipps für die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten

Um die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von Dokumenten zu erfüllen und gleichzeitig effizient zu arbeiten, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen: 

• Digitale Archivierung: Die digitale Speicherung von Dokumenten (wenn möglich) spart Platz und erleichtert den Zugriff. Achten Sie darauf, dass die digitalen Unterlagen GoBD-konform archiviert werden, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten. 
• Aufbewahrungssysteme: Setzen Sie ein System zum Management von Dokumenten ein, das automatisch die jeweiligen Aufbewahrungsfristen vermerkt und rechtzeitig an deren Ablauf erinnert. 
• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Dokumentenbestände und stellen Sie sicher, dass abgelaufene Dokumente fachgerecht entsorgt werden. 
• Sichere Lagerung: Bewahren Sie physische Dokumente sicher und vor Umwelteinflüssen geschützt auf. Bei digitalen Dokumenten sollte die Unveränderlichkeit und die Sicherung gegen Datenverlust gewährleistet sein. 
• Regelmäßige IT-Sicherheitstests: Führen Sie regelmäßig Sicherheitsüberprüfungen und Updates der IT-Systeme durch, um Schwachstellen zu erkennen und zu beheben. Eine regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen stellt sicher, dass Dokumente nicht nur zugänglich, sondern auch vor Cyberangriffen geschützt sind. 
• Mitarbeiterschulungen: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden durch regelmäßige Schulungen zu IT-Sicherheitsrisiken und dem sicheren Umgang mit vertraulichen Daten. 

Was passiert, wenn die Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist?

Nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten müssen Dokumente ordnungsgemäß vernichtet werden, um Datenschutzverstöße zu vermeiden. Für sensible oder personenbezogene Daten, die unter die DSGVO fallen, ist eine besonders gründliche Vernichtung notwendig, sodass die Daten nicht mehr wiederherstellbar sind. Hierzu bietet die DIN 66399 einen Leitfaden zur datenschutzgerechten Vernichtung von Datenträgern. Beispielsweise können Papierdokumente geschreddert und digitale Daten sicher gelöscht oder physisch zerstört werden.

Werden diese Aufgaben an externe DienstleisterInnen übergeben, ist gemäß Art. 28 DSGVO ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich, um die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu gewährleisten. 

Zusätzlich ist es für Unternehmen ratsam, interne Löschkonzepte zu entwickeln. Diese helfen, den Überblick über zu vernichtende Daten zu behalten und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Solche Konzepte sollten festlegen, welche Daten wann und auf welche Weise gelöscht oder vernichtet werden, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden und den betrieblichen Ablauf effizient zu gestalten.

Fazit

Die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten ist für Unternehmen unverzichtbar, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und potenziellen rechtlichen Konsequenzen vorzubeugen. Dabei ist es nicht nur wichtig, Dokumente während der Fristen sicher und lesbar aufzubewahren, sondern auch, nach Ablauf der Fristen eine datenschutzkonforme Vernichtung sicherzustellen. Besonders im Hinblick auf personenbezogene Daten muss die Vernichtung so erfolgen, dass eine Wiederherstellung unmöglich ist.

Unternehmen profitieren von klar strukturierten Löschkonzepten und einem effizienten Dokumentenmanagementsystem, um den Überblick zu behalten und jederzeit rechtskonform zu handeln. So sichern sie nicht nur ihre Compliance, sondern schaffen auch eine solide Grundlage für zukünftige Audits und Betriebsprüfungen.

Checkliste

Quellen

• Abgabenordnung (AO)

• Bachmann, H. (2023). “Aufbewahrungsfristen: Eine Übersicht für Unternehmen”. 

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

• Handelsgesetzbuch (HGB)

• IHK Hamburg. “Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen”. 

• Umsatzsteuergesetz (UStG)