Datenschutz im Alltag: So wird er zur Selbstverständlichkeit

Datenschutz ist längst kein reines IT-Thema mehr. Er betrifft jede Abteilung und alle Mitarbeitenden im Unternehmen. Ob beim Versenden von E-Mails, der Nutzung von Cloud-Diensten oder dem Umgang mit Kundendaten, Datenschutz im Alltag spielt eine wichtige Rolle in Unternehmen. Unachtsamkeiten oder fehlende Sicherheit können schnell zu Konsequenzen führen. Deshalb sollte Datenschutz ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur und allen Mitarbeitenden bewusst sein.

In diesem Blogartikel zeigen wir, welche Datenschutzmaßnahmen im Alltag entscheidend sind und wie Mitarbeitende Datenschutzanforderungen beachten.

Warum ist Datenschutz im Alltag wichtig?

Der Schutz personenbezogener Daten ist für Unternehmen im Arbeitsalltag von zentraler Bedeutung. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt strikte Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten fest und verlangt von Unternehmen, dass sie geeignete Maßnahmen zum Schutz dieser Daten ergreifen. Verstöße gegen diese Verordnung können zu erheblichen finanziellen Strafen und rechtlichen Konsequenzen führen. 

Doch Datenschutz betrifft weit mehr als nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – er begegnet Unternehmen in nahezu jedem Geschäftsbereich. Vom Umgang mit Arbeitnehmerdaten über den Schutz von Kundendaten bis hin zum datenschutzkonformen Marketing ist Datenschutz eine tägliche Herausforderung. Personalabteilungen müssen sicherstellen, dass Bewerber- und Mitarbeitendendaten vertraulich behandelt werden, während Vertrieb und Marketing datenschutzkonforme Kundenansprache sicherstellen müssen. Auch in der IT und Unternehmenskommunikation spielt Datenschutz eine entscheidende Rolle, etwa bei der Nutzung von Cloud-Diensten oder internen Messaging-Tools.

Gerade im Umgang mit Kundendaten ist Datenschutz im Alltag unerlässlich, da diese wertvollen Informationen gezielt von Cyberkriminellen angegriffen werden können. Solche Datenschutzverletzungen können das Vertrauen der KundInnen in Unternehmen beeinträchtigen und zu einem nachhaltigen Reputationsschaden führen. Ein solides Datenschutzmanagement schützt daher nicht nur vor rechtlichen und finanziellen Risiken, sondern stärkt auch das Vertrauen von GeschäftspartnerInnen und KundInnen.

Ein weiteres zentrales Feld ist das Marketing, insbesondere der datenschutzkonforme Einsatz von Analyse- und Tracking-Tools. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Nutzerdaten nur mit Einwilligung verarbeitet werden und Werbemaßnahmen DSGVO-konform sind. Verstöße, wie das unzulässige Setzen von Cookies oder das unerlaubte Versenden von Werbe-E-Mails, können schnell zu Abmahnungen und empfindlichen Strafen führen.

Gleichzeitig trägt eine konsequente Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen im Alltag zu einer starken Compliance-Kultur bei. Sie zeigt, dass das Unternehmen Verantwortung übernimmt und eine werteorientierte Unternehmenskultur fördert. Ein bewusster und transparenter Umgang mit Daten signalisiert, dass Compliance nicht nur eine Pflicht ist, sondern einen zentralen Bestandteil der Unternehmenswerte darstellt. Unternehmen, die Datenschutz ernst nehmen, profitieren demnach nicht nur von mehr Rechtssicherheit, sondern stärken auch ihr Image.

Wo und von wem werden Daten gesammelt?

Daten werden heute an zahlreichen Stellen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens erfasst, oft, ohne dass sich Betroffene dessen bewusst sind. Unternehmen, Behörden und digitale Dienste sammeln kontinuierlich personenbezogene und betriebliche Informationen, um Geschäftsprozesse zu optimieren, Kundenerfahrungen zu verbessern oder gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Unternehmen und ArbeitgeberInnen

Unternehmen erheben und verarbeiten Daten in vielen Bereichen ihres Geschäftsalltags:

• Mitarbeitendendaten: ArbeitgeberInnen speichern personenbezogene Informationen wie Kontaktdaten, Arbeitszeiten, Leistungsbewertungen und Gesundheitsdaten (z. B. im Rahmen von Krankmeldungen oder betrieblichen Gesundheitsmaßnahmen).
• Kundendaten: Unternehmen sammeln Informationen über KundInnen, darunter Kontaktdaten, Kaufhistorie, Zahlungsinformationen und Feedback, um Geschäftsbeziehungen zu verwalten und personalisierte Angebote zu erstellen.
• Lieferanten- und Geschäftspartnerdaten: Auch in der B2B-Kommunikation werden Daten zu Vertrags- und Zahlungshistorien sowie Compliance-Anforderungen erfasst.

Websites und Online-Dienste

Im digitalen Umfeld werden Daten oft automatisch erfasst, meist über:

• Cookies und Tracking-Technologien: Webseiten setzen Cookies ein, um das Nutzerverhalten zu analysieren, Werbeanzeigen zu optimieren oder Zugriffsstatistiken zu erstellen.
• Formulare und Kundenkonten: Beim Anlegen eines Kundenkontos oder beim Ausfüllen eines Kontaktformulars geben NutzerInnen ihre Daten oft freiwillig an.
• Social Media und Plattformen: Netzwerke wie Facebook, LinkedIn oder Twitter, die auch von Unternehmen oft zur Kommunikation genutzt werden, sammeln Nutzerdaten, um Profile zu analysieren und gezielte Werbung auszuspielen.

Externe DienstleisterInnen und Analyseunternehmen

Einige Unternehmen kaufen Daten von Drittanbietern, um gezielte Marketingstrategien oder Bonitätsprüfungen durchzuführen:

• Adress- und Marketingdienstleister: Sie verkaufen Kundendaten für gezielte Werbekampagnen.
• Kredit- und Schufa-Datenbanken: Banken und Unternehmen nutzen Bonitätsdaten zur Einschätzung von Kreditrisiken.
• Big-Data-Analysten: Unternehmen werten riesige Datenmengen aus, um Trends und Verbraucherverhalten zu analysieren.

Warum ist es wichtig zu wissen, wo und von wem Daten gesammelt werden?

Das Bewusstsein über die verschiedenen Quellen der Datenerfassung hilft Unternehmen, Datenschutzrisiken besser zu verstehen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die DSGVO und andere Datenschutzgesetze einhalten, während Kundinnen ihre Rechte auf Datenauskunft, -löschung und -einschränkung kennen sollten. Transparenz und Kontrolle über persönliche Daten sind entscheidend, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden und den Missbrauch sensibler Informationen zu verhindern.

Wichtige Datenschutzgrundsätze im Alltag

Im täglichen Geschäftsbetrieb ist der Umgang mit sensiblen Daten besonders wichtig. Dafür legt die DSGVO wichtige Grundsätze zur Datenverarbeitung fest. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Daten auf rechtmäßige und transparente Weise verarbeitet werden. Mitarbeitende sollten deshalb über die Richtlinien zum Schutz von Daten informiert sein und regelmäßig zu den Vorgaben der DSGVO geschult werden, um die Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten und Datenschutzgrundsätze einzuhalten, um den Datenschutz im Alltag sicherzustellen. Diese Grundsätze umfassen:

Rechtmäßigkeit, Verarbeitung und Transparenz

Daten dürfen nur auf rechtmäßige Weise verarbeitet werden, und die betroffenen Personen müssen darüber informiert werden, wie ihre Daten verarbeitet werden (Art. 5 DSGVO)

• Beispiel: Eine Kundin gibt ihre Daten zur Nutzung eines bestimmten Services an. Sie muss in einer Datenschutzerklärung klar darüber informiert werden, wofür ihre Daten verwendet werden und welche Rechte sie hat.

Zweckbindung und Datenminimierung

Daten dürfen nur für den angegebenen Zweck verarbeitet werden und müssen nach Erfüllung des Zwecks gelöscht oder anonymisiert werden (Art. 5 DSGVO)

• Beispiel: Ein Unternehmen speichert Bewerberdaten für eine offene Stelle. Nach der Besetzung der Stelle dürfen die Daten nur weiter gespeichert werden, wenn die BewerberInnen ausdrücklich zustimmen. Andernfalls müssen sie gelöscht werden.

Dokumentationspflicht

Unternehmen sind verpflichtet, alle Verarbeitungstätigkeiten zu dokumentieren und zu überwachen, um eine transparente Nachverfolgbarkeit und Nachweisbarkeit zu gewährleisten (Art. 30 DSGVO).

• Beispiel: Unternehmen sollten ein Verzeichnis aller Datenverarbeitungstätigkeiten führen, in dem erfasst wird, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, zu welchem Zweck sie genutzt werden und welche Schutzmaßnahmen angewendet werden.

Praktische Datenschutzmaßnahmen für Mitarbeitende

Datenschutz im Alltag ist nur wirksam, wenn alle Mitarbeitenden im Unternehmen aktiv dazu beitragen. Dazu gehören konkrete Maßnahmen, die alle Teammitglieder in ihrem Arbeitsalltag umsetzen können:

• Verwendung starker Passwörter: Sichere Passwörter sind der erste Schutzmechanismus gegen unbefugten Zugriff auf Daten. Klare Vorgaben für die Nutzung starker Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung bieten Sicherheit.
  • Beispiel: Mitarbeitende sollten nicht dasselbe Passwort für verschiedene Systeme verwenden, sondern SSO nutzen und sichere Passwörter verwenden.
• Vermeidung von Datenweitergabe: Mitarbeitende sollten darauf achten, personenbezogene Daten nur an autorisierte Personen weiterzugeben und nur die notwendigen Informationen zu teilen.
  • Beispiel: Wenn Mitarbeitende Kundendaten an eine andere Abteilung weitergeben müssen, sollte dies über sichere Kanäle und nur mit den relevanten Informationen geschehen.
• Sicherer Umgang mit physischen Dokumenten: Datenschutz betrifft nicht nur digitale Informationen, sondern auch physische Unterlagen. Eine Clean Desk Policy trägt dazu bei, dass Arbeitsplätze nicht nur ordentlicher, sondern auch sicherer sind und vertrauliche Informationen nicht einfach eingesehen werden können.
  • Beispiel: Dokumente mit personenbezogenen Daten sollten nicht offen auf dem Schreibtisch liegen bleiben, sondern sicher verwahrt oder nach Gebrauch geschreddert werden.
• Bewusstsein für Phishing-Angriffe: Cyberkriminelle versuchen oft, über gefälschte E-Mails oder Anrufe an vertrauliche Daten zu gelangen. In Spear Phishing Simulationen können Mitarbeitende durch täuschend echte Cyberangriffe praxisnah lernen, wie sie sich im Ernstfall verhalten müssen.
  • Beispiel: Mitarbeitende sollten keine Links oder Anhänge in verdächtigen E-Mails öffnen und verdächtige Nachrichten umgehend der IT-Abteilung melden.
• Sichere Nutzung mobiler Geräte: Laptops, Smartphones und USB-Sticks bergen besondere Risiken für den Datenschutz.
  • Beispiel: Geräte sollten stets mit einer Bildschirmsperre geschützt werden, und öffentliche WLANs sollten nur mit einer VPN-Verbindung genutzt werden

Datensicherheit im Unternehmen

Um den Datenschutz im Alltag sicherzustellen, sind technische Sicherheitsmaßnahmen ebenfalls unerlässlich. Neben organisatorischen Datenschutzrichtlinien tragen Technologien entscheidend dazu bei, unbefugten Zugriff zu verhindern, Datenintegrität zu sichern und Cyberangriffe abzuwehren: 

• Firewalls und Antiviren-Programme: Diese Technologien helfen, unbefugte Zugriffe und Malware-Angriffe zu verhindern und schützen so die Integrität der Daten. 
• Regelmäßige Sicherheitsupdates: Software- und Systemupdates sind notwendig, um bekannte Sicherheitslücken zu schließen und die Systeme vor neuen Bedrohungen zu schützen. 
• Sicherheit von Cloud-Diensten: Wenn Mitarbeitende Cloud-Dienste nutzen, sollten sie sicherstellen, dass diese Dienste den Datenschutzanforderungen entsprechen und Datenverschlüsselung und Sicherheitszertifikate vorhanden sind.
• Verschlüsselung von Daten: Sensible Informationen sollten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt werden, um sie vor Zugriffen Dritter zu schützen. Vertrauliche Kundendaten beispielsweise sollten nicht unverschlüsselt per E-Mail versendet, sondern durch sichere Unternehmensplattformen übermittelt werden.

Datenschutz im Alltag als Teil einer starken Unternehmenskultur

Ein effektiver Datenschutz ist mehr als nur eine rechtliche Verpflichtung durch die DSGVO, sondern auch ein entscheidender Bestandteil einer verantwortungsvollen und vertrauenswürdigen Unternehmenskultur. Unternehmen, die Datenschutz konsequent in ihren Arbeitsalltag integrieren, schützen nicht nur sensible Informationen, sondern stellen auch sicher, dass Compliance fest im Unternehmen verankert ist.

Dies erfordert klare Regeln, nachhaltiges Bewusstsein für Datenschutz im gesamten Team und eine nachhaltige Compliance-Strategie. Datenschutz im Alltag sollte nicht als einmalige Maßnahme verstanden werden, sondern als fortlaufender Prozess, der aktiv gelebt und regelmäßig überprüft wird.

Ein starkes Datenschutzmanagement als Teil einer umfassenden Compliance-Kultur basiert auf den folgenden Grundpfeilern:

• Klar definierte Regeln: Unternehmen sollten eindeutige und verständliche Regeln für DSGVO-konforme Prozesse im Alltag definieren. Diese Richtlinien müssen für alle Mitarbeitenden zugänglich sein und regelmäßig kommuniziert werden. Die Richtlinien sollten genau festlegen, wie Daten erhoben, verarbeitet, gespeichert und weitergegeben werden dürfen. Dazu gehört auch, wer Zugriff auf welche Daten hat und unter welchen Voraussetzungen Daten weitergegeben werden dürfen.
• Regelmäßige Überprüfungen: Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsmaßnahmen müssen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um mit den neuesten gesetzlichen Anforderungen und technologischen Entwicklungen Schritt zu halten. Auch Vorfälle wie Datenpannen sollten genutzt werden, um Prozesse kritisch zu hinterfragen und zu verbessern.
• Regelmäßige Schulungen: Datenschutz im Alltag ist nur wirksam, wenn alle Mitarbeitenden die Bedeutung und die Anforderungen verstehen. Regelmäßige Schulungen helfen, das Datenschutzbewusstsein zu fördern und aktuelle Risiken zu erkennen. Alle Mitarbeitenden sollten deshalb regelmäßig an Datenschutz– und IT-Sicherheitstrainings teilnehmen, um über aktuelle Bedrohungen und bewährte Praktiken informiert zu bleiben.
• Datenschutzbeauftragte: Datenschutzbeauftragte sind ein wichtiges Element einer effektiven Datenschutzstrategie. Sie überwachen die Einhaltung der Datenschutzvorschriften, beraten die Geschäftsleitung und unterstützen Mitarbeitende bei Fragen zum Datenschutz. Nach Art. 37 DSGVO sind sie unter bestimmten Bedingungen unbedingt erforderlich, aber auch Unternehmen, die nicht gesetzlich dazu verpflichtet sind, können von klaren Verantwortlichkeiten und einer zentralen Ansprechperson für Datenschutz im Unternehmen profitieren.

Wie können Unternehmen Mitarbeitende für das Thema Datenschutz im Alltag sensibilisieren?

Datenschutz kann nur dann wirksam im Unternehmen gelebt werden, wenn alle Mitarbeitenden sich ihrer Verantwortung bewusst sind. Damit Datenschutz im Alltag effektiv umgesetzt wird, müssen alle Mitarbeitenden ein grundlegendes Verständnis für die damit verbundenen Risiken und Anforderungen haben. Eine der wichtigsten Maßnahmen ist die regelmäßige Schulung zu Datenschutz– und IT-Sicherheitsthemen. Durch praxisnahe E-Learnings oder Simulationen, wie etwa zum Thema Phishing, können Mitarbeitende lernen, potenzielle Gefahren frühzeitig zu erkennen und richtig zu reagieren. Auch die Führungsebene spielt eine entscheidende Rolle, indem sie Datenschutz aktiv vorlebt und im Arbeitsalltag thematisiert.

Zudem helfen konkrete Handlungsempfehlungen und einfache Checklisten dabei, Mitarbeitende in ihrem täglichen Umgang mit sensiblen Daten zu unterstützen. Durch diese Maßnahmen wird Datenschutz nicht nur als Pflicht, sondern als selbstverständlicher Bestandteil der täglichen Arbeit wahrgenommen.

Fazit

Datenschutz im Alltag ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der in Unternehmen aktiv gelebt werden muss. Die DSGVO stellt klare Anforderungen an den sicheren Umgang mit Daten, doch rechtliche Vorgaben allein reichen nicht aus. Datenschutz sollte vielmehr als fester Bestandteil im täglichen Arbeitsleben verstanden werden, denn wirksamer Datenschutz beginnt bei den Mitarbeitenden: Durch sichere Passwörter, eine bewusste Datenweitergabe und ein grundlegendes Verständnis für Cyberbedrohungen kann das Risiko von Datenpannen erheblich reduziert werden. Gleichzeitig spielen technische Schutzmaßnahmen, wie Verschlüsselung, Firewalls und regelmäßige Updates eine entscheidende Rolle bei der Datensicherheit. 

Um den Datenschutz im Alltag selbstverständlich zu machen, helfen regelmäßige Schulungen Mitarbeitenden, sich der Risiken bewusst zu werden und Datenschutz selbst aktiv umzusetzen. 

Durch eine nachhaltige Datenschutzstrategie können Unternehmen so ihre digitale Sicherheit schützen und gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.