Warum ist eine „Clean Desk Policy“ unverzichtbar?

„Wer Ordnung hält, ist bloß zu faul zum Suchen.“ Oder: „Nur das Genie findet sich im Chaos zurecht.“ Solche Sprüche dienen meist der Rechtfertigung derer, die es mit einem aufgeräumten Arbeitsplatz nicht allzu genau nehmen. Doch was früher bei der Arbeit oft noch großzügig toleriert wurde, ist mittlerweile vielerorts zum No-Go geworden.

Die Digitalisierung hat auch in Büros zu einem Umdenken und einer Neugestaltung der Schreibtische geführt. Viele Unternehmen fördern durch neue Informations- und Kommunikationstechnologien eine flexible Arbeitsumgebung. MitarbeiterInnen haben die Möglichkeit unabhängig von Zeit und Ort zu arbeiten. Dies unterstützt sowohl das Arbeiten von zu Hause aus als auch die freie Auswahl des Arbeitsplatzes im Büro. Hierfür ist eine Clean Desk Policy unerlässlich.

Clean Desk Policy – Definition

Als Clean Desk Policy (cdp) gilt eine Richtlinie, die genau festlegt, wie ArbeitnehmerInnen ihren Arbeitsplatz hinterlassen müssen, wenn sie ihn für einen längeren Zeitraum verlassen.

Immer mehr ArbeitgeberInnen verpflichten ihre MitarbeiterInnen dazu, ihren Schreibtisch frei von Papier- und Bücherstapeln, Zetteln und Visitenkarten, Schreibutensilien, Kosmetikprodukten und Lebensmitteln zu halten. Spätestens am Ende des Tages müssen demnach alle diese Dinge von der Arbeitsfläche verschwunden sein.

Damit die Richtlinie eingehalten wird, sollte sie in Vertragsform von allen MitarbeiterInnen und Führungskräften unterschrieben werden. Neben den festgelegten Anforderungen können dabei auch Kontrollmechanismen und Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Regelungen festgehalten werden.

Vorteile

Untersuchungen haben gezeigt, dass ein:e durchschnittliche:r Angestellte:r bis zu zehn Prozent seiner Arbeitszeit nur mit dem Suchen unauffindbarer Arbeitsunterlagen, Materialien und Dokumente verbringt. Zeit, die er durch den Einsatz der cdp-Richtlinie weitaus produktiver nutzen kann.

Zudem werden Büros zunehmend als „Visitenkarte“ eines Unternehmens betrachtet. Das Prinzip der Clean Desk Policy soll bei GeschäftspartnerInnen zu einem guten ersten Eindruck führen.

Auch seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat sich die Clean Desk Policy in europäischen Unternehmen vermehrt etabliert. Denn ein aufgeräumter Arbeitsplatz dient sowohl dem Schutz von personenbezogenen Daten als auch von Betriebsgeheimnissen. Vertrauliche Dokumente und Informationen fallen auf diese Weise unbefugten Personen nicht einfach in die Hände. Ein unaufgeräumter Schreibtisch hingegen birgt ein großes Risiko für die IT-Sicherheit des Unternehmens und mögliche Verstöße gegen die DSGVO.

Beispiele für Clean Desk Policy

Es kann vorkommen, dass Kriminelle sich Zugang zu Büroräumen verschaffen. Eine ähnliche Gefahr geht auch von unzufriedenen oder ehemaligen MitarbeiterInnen aus.

Ein am Bildschirm klebendes Passwort, auf dem Schreibtisch herumliegende persönliche Kontaktinformationen oder Kundendaten können beispielsweise für Phishing-Attacken missbraucht werden.

lawpilots bietet Unternehmen mehrere interaktive Online-Datenschutz-Schulungen an. So fördern MitarbeiterInnen spielerisch ihr Datenschutzbewusstsein und lernen den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten. Dies garantiert Organisationen und Unternehmen einen höheren Schutz vor möglichen Datenschutzpannen oder Cyberangriffen und erhöht die Akzeptanz der Clean Desk Policy.

Was ist bei Desk Sharing zu beachten?

Das Teilen von Arbeitsplätzen ist in Unternehmen ein beliebtes Instrument, um eingefahrene Sozialkontakte zu durchbrechen und den Wissensaustausch zwischen den MitarbeiterInnen zu fördern. Des Weiteren gilt die Rotation als Ausdruck von Fairness, weil alle ArbeitnehmerInnen einmal in den Genuss der besten Plätze kommen.

Es ist dabei sinnvoll, das Teilen im Sinne eines non-territorialen Arbeitens auf ein Team oder eine Abteilung zu beschränken. Auf diese Weise verspüren die MitarbeiterInnen auch ohne festen Platz ein Gefühl der Zugehörigkeit und Orientierung. Das Desk Sharing erfolgt dann innerhalb des Team Spaces.

Dabei ist es besonders wichtig, dass die Richtlinien der Clean Desk Policy eingehalten werden und den anderen MitarbeiterInnen kein Chaos hinterlassen wird. Dokumente und Unterlagen sollten nicht mehr auf dem Schreibtisch liegen, sondern beispielsweise in einem Rollcontainer aufbewahrt werden. Neben beruflichen Unterlagen und Daten können im Rollcontainer auch persönliche Dinge aufbewahrt werden, die mit den MitarbeiterInnen den Arbeitsplatz wechseln.

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Clean Desk Policy im Homeoffice

Auch zu Hause sollten MitarbeiterInnen Chaos am Arbeitsplatz vermeiden. Zwar trägt die/der Arbeitgeber:in auch für die Arbeit im Homeoffice die Verantwortung, doch im Ernstfall kann auch die/der Arbeitnehmer:in haftbar gemacht werden. Clean Desk Policy Regelungen helfen auch hier dem Schutz von personenbezogenen Daten vor unbefugten Dritten.

Weitere Tipps für den sicheren Umgang mit Daten und die Risikominimierung von Phishing-Angriffen im Homeoffice erhalten MitarbeiterInnen in der lawpilots Online-Schulung Sicher und produktiv im Homeoffice.

Checkliste

• Bereits bei kurzen Kaffeepausen sollte der Computer passwortgeschützt sein.
• Es sollten keine Notizen oder Daten frei zugänglich auf dem Schreibtisch liegen.
• Schriftstücke und Dokumente müssen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.
• Persönliche Gegenstände gehören nicht auf den Schreibtisch – kein Handy, kein MitarbeiterInnenausweis oder Schlüssel.
• Passwörter in keinem Fall auf Notizzettel schreiben. Hier erfahren Sie, wie Sie sichere Passwörter erstellen und sie sicher aufbewahren.

Quellen:

• Allmann, J.F. (2018). Muss Ordnung im Büro wirklich sein?
• Fincke, I., Harth, V., Mache, S. (2017). Arbeitsbedingungen in innovativen Bürokonzepten unter gesundheitsrelevanten und arbeitswissenschaftlichen Aspekten. In Zentralblatt für Arbeitsmedizin, Arbeitsschutz und Ergonomie, 3, S. 168-176
• Klaffke, M. (2021). Generationen-Management. 2. Auflage. Wiesbaden: Springer Verlag.
• Werther, S. (2021). Coworking als Revolution der Arbeitswelt. Wiesbaden: Springer Verlag