DSGVO Schulung: Risiken minimieren, Vetrauen stärken

Ob durch menschliche Fehler oder mangelndes Wissen – Datenschutzverstöße passieren schneller, als man denkt, und können schwerwiegende Folgen wie hohe Bußgelder, Reputationsverluste oder Vertrauensprobleme nach sich ziehen. Unternehmen stehen daher unter wachsendem Druck, personenbezogene Daten gesetzeskonform zu schützen und die Anforderungen der DSGVO einzuhalten.

Wie gelingt es, Ihre Mitarbeitenden fit für den Datenschutz zu machen und Risiken zu minimieren? Der Schlüssel liegt in regelmäßigen und gezielten DSGVO Schulungen. Sie vermitteln das notwendige Wissen, stärken das Bewusstsein für den sicheren Umgang mit sensiblen Daten und tragen entscheidend dazu bei, Datenschutzverstöße zu vermeiden.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum DSGVO Schulungen unverzichtbar sind, welche Inhalte sie abdecken sollten und wie Sie diese effektiv in Ihrem Unternehmen umsetzen können.

Sind DSGVO Schulungen gesetzlich vorgeschrieben?

Zwar gibt es keine direkte gesetzliche Pflicht, regelmäßig DSGVO Schulungen durchzuführen, doch sie sind aus mehreren Gründen unverzichtbar, um den Datenschutz im Unternehmen sicherzustellen.Die DSGVO fordert, dass personenbezogene Daten nur „auf rechtmäßige Weise“ verarbeitet werden dürfen (Art. 5 Abs. 1 lit. a DSGVO). Das ist jedoch nur möglich, wenn Ihre Mitarbeitenden genau wissen, wie sie Daten sicher und rechtskonform verarbeiten. DSGVO Schulungen sind daher eine zentrale Maßnahme, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die gesetzlichen Vorgaben verstehen und im Alltag umsetzen können.

Rechenschaftspflicht und Nachweispflicht

Gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO müssen Unternehmen nachweisen, dass sie die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ergriffen haben. Eine DSGVO Schulung bietet eine ideale Möglichkeit, diesen Nachweis zu erbringen: Sie zeigt dokumentiert, dass das Unternehmen aktiv daran arbeitet, seine Mitarbeitenden regelmäßig zu schulen und für Datenschutzfragen zu sensibilisieren.

Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Die DSGVO schreibt vor, dass Verantwortliche technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen müssen, um Datenschutzverstöße zu verhindern. Schulungen gehören zu diesen organisatorischen Maßnahmen und helfen dabei, Risiken zu minimieren und Mitarbeitende mit den relevanten Prozessen vertraut zu machen.

Rolle des Datenschutzbeauftragten (Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Der Datenschutzbeauftragte spielt eine entscheidende Rolle bei der Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden. Seine Aufgabe ist es, darauf zu achten, dass Datenschutzschulungen regelmäßig durchgeführt werden und den Mitarbeitenden das notwendige Wissen vermittelt wird, um personenbezogene Daten sicher und DSGVO-konform zu verarbeiten.

Die Rolle von DSGVO Schulungen im Unternehmen

Gut geschulte Mitarbeitende sind die erste Verteidigungslinie gegen Datenschutzverstöße und spielen eine entscheidende Rolle beim Schutz personenbezogener Daten. Eine aktuelle Studie von Cisco zeigt eindrucksvoll, wie wichtig Datenschutzmaßnahmen – einschließlich Schulungen – für Unternehmen sind:

• 75 % der Unternehmen berichten über gesteigerte Kundenloyalität und erhöhtes Vertrauen durch ihre Investitionen in Datenschutz.
• 78 % verzeichnen eine höhere betriebliche Effizienz, Agilität und Innovation.
• 94 % der Unternehmen geben an, dass KundInnen nicht bei ihnen kaufen würden, wenn sie keinen ausreichenden Datenschutz gewährleisten.
• 95 % der Unternehmen sehen deutliche Vorteile, die die Kosten für Datenschutzmaßnahmen übersteigen, und erzielen im Durchschnitt eine 1,6-fache Rendite auf ihre Datenschutzinvestitionen.

Menschliche Fehler als Hauptursache für Datenschutzverstöße

Trotz dieser beeindruckenden Zahlen bleibt ein Problem bestehen: Ein Großteil der Datenschutzverletzungen ist auf menschliche Fehler zurückzuführen. Eine Studie der Sicherheitsfirma Tessian und der Standford University zeigen, dass 88 % aller Datenschutzvorfälle auf menschliche Fehler zurückzuführen sind. Eine weitere Untersuchung von IBM geht sogar von 95 % aus. 

Der Mehrwert von regelmäßigen DSGVO Schulungen

DSGVO Schulungen helfen Unternehmen dabei:

1. Risiken zu minimieren: Mitarbeitende lernen, wie sie typische Fehler vermeiden und Datenschutzrichtlinien im Arbeitsalltag umsetzen können.
2. Vertrauen aufzubauen: Schulungen schaffen Transparenz und stärken das Vertrauen von KundInnen, GeschäftspartnerInnen und Mitarbeitenden.
3. Wirtschaftliche Vorteile zu erzielen: Eine durchdachte Datenschutzstrategie verbessert nicht nur die Compliance, sondern steigert auch die betriebliche Effizienz und unterstützt Innovationen.

DSGVO Schulung: Was sollte abgedeckt werden?

Eine effektive DSGVO Schulung vermittelt Ihren Mitarbeitenden das notwendige Wissen, um personenbezogene Daten sicher und rechtskonform zu verarbeiten. Die Inhalte sollten praxisnah gestaltet sein und auf die spezifischen Anforderungen eingehen. Die folgenden Themen sind unverzichtbar für eine erfolgreiche Schulung:

1. Bedeutung des Datenschutzes

• Erklären Sie, warum Datenschutz nicht nur ein rechtliches Muss ist, sondern auch für den Schutz der Privatsphäre und das Vertrauen von KundInnen und GeschäftspartnerInnen essenziell ist.
• Verdeutlichen Sie die Risiken von Datenschutzverstößen, wie Bußgelder oder Reputationsverluste.

2. Rechtliche Voraussetzungen und Verantwortlichkeiten

• Vermitteln Sie die Grundlagen der DSGVO, insbesondere:
  • Bedingungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse).
  • Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens, z. B. wer welche Daten verarbeiten darf.
• Zeigen Sie, wie wichtig die Rechenschaftspflicht und der Nachweis von Datenschutzmaßnahmen sind.

3. Korrekte Datenverarbeitung im Arbeitsalltag

• Schaffen Sie ein Bewusstsein für den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten, darunter:
  • Nutzung sicherer Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
  • Umgang mit Phishing-E-Mails und Social-Engineering-Angriffen.
  • Schutz mobiler Geräte und Arbeiten im Homeoffice.
• Verdeutlichen Sie, wie Mitarbeitende Datenverluste und Verstöße aktiv verhindern können.

4. Erkennung von Datenschutzrisiken

• Schulen Sie Ihre Teams, potenzielle Risiken zu erkennen, z. B.:
  • Fehlende Verschlüsselung oder Sicherheitsmaßnahmen.
  • Unbefugter Zugriff auf sensible Informationen.
• Vermitteln Sie, wie Mitarbeitende Risiken melden und angemessen darauf reagieren können.

5. Betroffenenrechte und Sanktionen

• Informieren Sie über die Rechte der Betroffenen gemäß DSGVO, darunter:
  • Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Datenverarbeitung.
  • Widerspruchsrecht und Recht auf Datenübertragbarkeit.
• Erläutern Sie die Konsequenzen von Datenschutzverstößen, einschließlich hoher Bußgelder und Reputationsschäden.

Datenschutz auf allen Ebenen: Warum DSGVO Schulungen an Branchen und Positionen angepasst werden sollten

Datenschutzanforderungen variieren stark zwischen Branchen und Abteilungen, weshalb eine maßgeschneiderte DSGVO Schulung entscheidend ist, um die gesetzlichen Vorgaben und praktischen Anforderungen erfolgreich umzusetzen. 

Marketingabteilungen beispielsweise müssen besonders darauf achten, Kundendaten datenschutzkonform zu verarbeiten und Einwilligungen korrekt einzuholen. Eine Schulung in diesem Bereich sollte Themen wie die rechtmäßige Nutzung von Kundendaten, den Umgang mit Analyse-Tools und die Einhaltung des „berechtigten Interesses“ behandeln.

Im Personalwesen stehen hingegen Mitarbeiterdaten im Fokus. Hier geht es darum, sensible Informationen wie Bewerbungsunterlagen, Gehaltsdaten und Krankmeldungen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Eine DSGVO Schulung für HR-Mitarbeitende sollte klarmachen, welche Daten verarbeitet werden dürfen, wie Zugriffe kontrolliert werden können und welche Löschfristen einzuhalten sind.

Auch in handwerklichen Betrieben, die häufig weniger digital arbeiten, gibt es spezifische Datenschutzanforderungen. Mitarbeitende in diesen Branchen müssen für den sicheren Umgang mit personenbezogenen Kundendaten sensibilisiert werden – sei es bei der Erfassung von Auftragsinformationen oder der Verarbeitung von Verträgen. Zudem sollten Grundlagen der IT-Sicherheit, wie der Einsatz von Passwortschutz oder sicheren Netzwerken, vermittelt werden.

Führungskräfte tragen eine besondere Verantwortung, den Datenschutz im gesamten Unternehmen zu fördern. Sie müssen nicht nur die gesetzlichen Vorschriften kennen, sondern auch eine datenschutzfreundliche Unternehmenskultur vorleben und sicherstellen, dass Datenschutzrichtlinien in allen Teams eingehalten werden. In einer DSGVO Schulung sollten sie lernen, wie sie Mitarbeitende sensibilisieren, datenschutzkonforme Strategien umsetzen und die Verarbeitung sensibler Informationen – etwa in Personalgesprächen – verantwortungsvoll gestalten.

Branchenspezifische Schulungen sind daher ein essenzieller Baustein, um den unterschiedlichen Anforderungen der Abteilungen gerecht zu werden. Sie sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden die notwendigen Kenntnisse besitzen, um Datenschutzvorgaben nicht nur zu verstehen, sondern aktiv und sicher in ihrem Arbeitsalltag umzusetzen. Damit stärken Unternehmen nicht nur ihre Compliance, sondern auch das Vertrauen ihrer KundInnen und GeschäftspartnerInnen.

Internationale Datenschutzschulungen: Globalen Anforderungen gerecht werden

Für international tätige Unternehmen reicht es nicht aus, sich ausschließlich auf die DSGVO zu konzentrieren. Viele Länder oder Regionen haben eigene Datenschutzgesetze, die Unternehmen berücksichtigen müssen. Eine gezielte Datenschutzschulung sollte daher auch internationale Regelungen einbeziehen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden weltweit rechtskonform handeln.

Zu den wichtigsten Datenschutzgesetzen außerhalb der DSGVO zählen:

• Schweizer Datenschutzgesetz (DSG): Strengere Vorgaben als die DSGVO in einigen Bereichen, insbesondere bei grenzüberschreitenden Datenübertragungen.
• PIPL in China: Regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten chinesischer Bürger und verlangt strikte Sicherheitsmaßnahmen bei grenzüberschreitenden Transfers.
• CPRA in Kalifornien: Eine Erweiterung des CCPA, die Verbraucherdaten noch stärker schützt und neue Rechte für betroffene Personen einführt.
• LGPD in Brasilien: Legt großen Wert auf Transparenz bei der Datenverarbeitung und verlangt eine klare Einwilligung der Betroffenen.

Erfolgsfaktoren für eine effektive DSGVO Schulung

Eine erfolgreiche DSGVO Schulung ist der Schlüssel, um Mitarbeitende für den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten zu sensibilisieren und Datenschutz nachhaltig im Unternehmen zu verankern. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind:

1. Regelmäßigkeit

• Jährliche Schulungen: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende durch eine jährliche DSGVO Schulung stets auf dem neuesten Stand sind.
• Flexibilität: Reagieren Sie mit zusätzlichen Schulungen auf besondere Ereignisse wie Datenschutzvorfälle oder neue gesetzliche Vorgaben.

2. Praxisorientierte Inhalte

• Relevanz für den Arbeitsalltag: Vermitteln Sie praktische Handlungsempfehlungen und realitätsnahe Praxisbeispiele.
• Abteilungs- und branchenspezifische Themen: Passen Sie Inhalte gezielt an die Anforderungen einzelner Teams an, etwa Marketing, HR oder IT.

3. Interaktive Lernmethoden

• Moderne Formate: Nutzen Sie E-Learning-Module, Gamification und interaktive Elemente, um Datenschutzthemen lebendig und einprägsam zu gestalten.
• Flexibles Lernen: Geben Sie Mitarbeitenden die Möglichkeit, Inhalte zeit- und ortsunabhängig zu erarbeiten.

4. Stärkung des Bewusstseins

• Begleitmaterialien: Ergänzen Sie Ihre Schulung durch Checklisten, Infografiken oder Whitepaper.
• Kontinuierliche Sensibilisierung: Halten Sie das Thema Datenschutz präsent, z. B. durch regelmäßige Erinnerungen oder interne Awareness-Kampagnen.

5. Evaluation und Verbesserung

• Feedback nutzen: Befragen Sie Teilnehmende, um Inhalte und Formate Ihrer DSGVO Schulung kontinuierlich zu optimieren.
• Erfolg messen: Analysieren Sie, wie die Schulungen zur Reduzierung von Datenschutzrisiken beitragen.

6. Rechtssichere Zertifikate

• Nachweis für Behörden und Audits: Stellen Sie sicher, dass jede absolvierte DSGVO Schulung durch rechtssichere Zertifikate dokumentiert wird. Diese Zertifikate sind wertvolle Nachweise für Behörden und Audits und zeigen, dass Ihr Unternehmen seine Verpflichtungen ernst nimmt.
• Standardisierte Dokumentation: Nutzen Sie Schulungszertifikate, um die Teilnahme und den Schulungserfolg einheitlich zu dokumentieren und damit die Rechenschaftspflicht gemäß DSGVO zu erfüllen.

Fazit

Auch wenn es keine direkte gesetzliche Pflicht gibt, regelmäßig eine DSGVO Schulung durchzuführen, ist sie unverzichtbar, um personenbezogene Daten effektiv zu schützen und die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung zu erfüllen. Eine gut durchdachte DSGVO Schulung stellt sicher, dass Mitarbeitende die relevanten gesetzlichen Vorgaben verstehen und in der Praxis korrekt umsetzen. Sie minimiert das Risiko von Datenschutzverstößen, unterstützt die Rechenschaftspflicht und stärkt die Datenschutzkultur im Unternehmen.

Ein erfolgreiches Schulungsprogramm sollte praxisnah, interaktiv und flexibel gestaltet sein. Besonders wichtig ist die Anpassung an spezifische Unternehmensanforderungen, z. B. bei der Einführung neuer Technologien oder nach Datenschutzvorfällen. Mit einer effektiven DSGVO Schulung bleibt Ihr Unternehmen nicht nur gesetzeskonform, sondern schützt auch das Vertrauen von KundInnen und GeschäftspartnerInnen.

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Quellen

• Datenschutz-Grundverordung (DSGVO)

• IBM. (2014). “IBM Security Services 2014 Cyber Security Intelligence Index”.

• Möllers, N. (2019). “Datenschutz Schulung für Mitarbeiter”.

• Möllers, N. (2021). “E-Learning Datenschutz: Mitarbeiterschulung online gemäß DSGVO”.
• Tessian Report. “Why Do People Make Mistakes?”.