Arbeitnehmerdatenschutz leicht gemacht: Tipps für Unternehmen

Arbeitnehmerdatenschutz ist für Unternehmen nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein zentraler Aspekt, um das Vertrauen der Mitarbeitenden zu wahren. ​​Vom ersten Kontakt im Bewerbungsprozess bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Der sorgfältige Umgang mit personenbezogenen Daten ist entscheidend, um Datenschutzverstöße zu vermeiden und eine verantwortungsvolle Unternehmenskultur zu fördern.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche rechtlichen Vorgaben für den Arbeitnehmerdatenschutz gelten und wie Sie in der Praxis sensible Informationen sicher und datenschutzkonform verarbeiten. Mit praktischen Tipps und klaren Maßnahmen helfen wir Ihnen, Datenschutzanforderungen im Unternehmen erfolgreich umzusetzen.

Rechtliche Grundlagen für den Arbeitnehmerdatenschutz

Der Schutz von Arbeitnehmerdaten basiert auf klaren gesetzlichen Vorgaben, die Unternehmen verpflichten, personenbezogene Daten nur unter bestimmten Bedingungen zu erheben und zu verarbeiten. Zu den zentralen Regelwerken gehören das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese stellen sicher, dass Mitarbeiterdaten verantwortungsvoll und im Einklang mit dem Datenschutzrecht behandelt werden.

Grundsätze der Datenverarbeitung nach der DSGVO

Art. 5 DSGVO definiert klare Grundsätze für den Umgang mit personenbezogenen Daten, die Unternehmen zwingend einhalten müssen. Besonders hervorzuheben sind dabei:

• Zweckbindung: Personenbezogene Daten dürfen nur für eindeutig festgelegte, rechtmäßige Zwecke erhoben und verarbeitet werden. Für ArbeitgeberInnen bedeutet das, dass Daten ausschließlich genutzt werden dürfen, wenn sie direkt für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind, wie z. B. für Gehaltsabrechnungen oder die Verwaltung von Personalakten. Die Nutzung für andere Zwecke, die nicht vorher definiert wurden, ist untersagt.
• Datenminimierung: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie nur die Daten erheben, die für den festgelegten Zweck unbedingt erforderlich sind. Zusätzliche oder irrelevante Informationen sollten vermieden werden. Beispielsweise sind detaillierte private Kontaktdaten nicht erforderlich, wenn geschäftliche Telefonnummern ausreichen. Dies minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen und gewährleistet einen verantwortungsvollen Umgang mit den Daten der Mitarbeitenden.

Welche Daten fallen unter den Arbeitnehmerschutz?

Der Arbeitnehmerdatenschutz umfasst alle personenbezogenen Daten, die Beschäftigten zugeordnet werden können. Dazu zählen:

• Direkte Informationen wie Name, Geburtsdatum, Telefonnummer, Anschrift, Kontodaten, allgemeine Steuerinformationen sowie Versicherungsnummer.
• Indirekt zuordenbare Informationen wie Personalnummer, IP-Adresse, Gerätekennung, Mitarbeiterausweisnummer oder Log-in-Daten.

Wann ist die Erhebung und Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten zulässig?

ArbeitgeberInnen dürfen nach § 26 BDSG Arbeitnehmerdaten nur unter bestimmten Voraussetzungen verarbeiten:

• Erforderlichkeit für das Arbeitsverhältnis: Etwa für Gehaltsabrechnungen oder die Führung von Personalakten.
• Einwilligung der ArbeitnehmerInnen: Mitarbeitende können freiwillig und schriftlich zustimmen, etwa für die Veröffentlichung eines Fotos auf der Unternehmenswebsite.
• Kollektivvereinbarungen: Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge können ebenfalls die Grundlage für eine Datenverarbeitung bilden.
• Verdacht auf Straftaten: Daten dürfen verarbeitet werden, wenn dies zur Aufklärung einer Straftat erforderlich ist.

Beispiele für eine rechtskonforme Verarbeitung

Unternehmen können personenbezogene Daten in folgenden Fällen rechtssicher verarbeiten:

• Stammdaten: Erfassung für Gehaltsabrechnungen und zur Kontaktaufnahme.
• Abwesenheiten: Aufzeichnung von Krankheits- oder Urlaubstagen für die Lohnfortzahlung.
• Arbeitszeiten: Erfassung von Arbeitsstunden oder Zielerreichungen zur Vergütung und Dokumentation der Arbeitsleistung.
• Ausbildungsnachweise: Dokumentation von Prüfungsbescheinigungen und Ausbildungszeiten.

Arbeitnehmerdatenschutz in Personalakten: Rechte und Pflichten

Personalakten enthalten zahlreiche sensible Daten von Mitarbeitenden und müssen streng vertraulich behandelt werden, um die Privatsphäre zu schützen. Dabei gelten auch hier die grundlegenden Datenschutzprinzipien wie Zweckbindung, Datenminimierung und eine Verarbeitung auf rechtlicher Grundlage.

Zugriffsrechte: Wer darf die Personalakte einsehen?

Der Zugriff auf Personalakten ist stark reglementiert:

• Befugte Personen: Nur Mitarbeitende der Personalabteilung und Vorgesetzte, die direkt für Personalangelegenheiten verantwortlich sind, dürfen Einsicht nehmen – und auch nur, wenn dies für die Personalverwaltung erforderlich ist.
• Rechte der Mitarbeitenden: ArbeitnehmerInnen haben jederzeit das Recht, ihre eigene Personalakte einzusehen. Dies ermöglicht ihnen, die gespeicherten Daten zu prüfen und fehlerhafte oder veraltete Informationen korrigieren zu lassen.

Unbefugte Personen, einschließlich anderer Führungskräfte, dürfen keine Einsicht nehmen, wenn dafür keine rechtliche oder arbeitsbezogene Notwendigkeit besteht.

Schutzmaßnahmen für Personalakten

Ob in Papierform oder digital: Die Sicherheit von Personalakten ist essenziell. Unternehmen müssen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO  umsetzen, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Nutzung spezieller Passwörter für besonders sensible Bereiche, die nur berechtigten Personen zugeteilt werden.

• Papierakten:
  • Lagerung in verschlossenen Schränken.
  • Zugang zu den Räumlichkeiten nur für befugte Personen, z. B. durch physische Zugangskontrollen.

• Digitale Akten:
  • Einsatz von Passwortschutz und Datenverschlüsselung.
  • Rollenbasierte Zugriffsrechte für unterschiedliche Aktenabschnitte.

Arbeitnehmerdatenschutz und Gesundheitsdaten im Arbeitsverhältnis

Gesundheitsdaten gehören zu den sensibelsten Kategorien personenbezogener Daten und unterliegen besonders strengen gesetzlichen Vorgaben. Der verantwortungsvolle Umgang mit diesen Daten ist ein zentraler Bestandteil des Arbeitnehmerdatenschutzes, da Verstöße nicht nur rechtliche Konsequenzen haben, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeitenden beeinträchtigen können.

Welche Daten fallen unter Gesundheitsdaten?

Zu den Gesundheitsdaten zählen beispielsweise: 

• Krankengeschichte (Anamnese)
• Aktuelle Erkrankungen, Diagnosen und Therapieverläufe
• Chronische Erkrankungen
• Allergien und Unverträglichkeiten
• Impfstatus
• Informationen über Medikamenteneinnahme
• Laborergebnisse, Röntgenbilder, Notfalldaten
• Lebensstilfaktoren wie Ernährung, Alkoholkonsum oder Rauchen
• Informationen zu Arztrechnungen oder Arztterminen (diese ermöglichen Rückschlüsse auf den Gesundheitsstatus)

Rechtliche Grundlagen für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten

Laut Art. 9 Abs. 1 DSGVO ist die Verarbeitung von Gesundheitsdaten grundsätzlich untersagt. Es gibt jedoch Ausnahmen, die es ArbeitgeberInnen erlauben, diese Daten im Rahmen des Arbeitnehmerdatenschutzes rechtssicher zu verarbeiten:

• Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten: Gesundheitsdaten dürfen verarbeitet werden, wenn dies notwendig ist, etwa zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO).
• Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM): Nach längeren Krankheitszeiten können Gesundheitsdaten erhoben werden, um die Rückkehr in den Arbeitsprozess zu erleichtern und entsprechende Maßnahmen zu planen.
• Erforderlichkeit nach § 26 BDSG: Wenn Gesundheitsdaten für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig sind, wie bei langfristigen Erkrankungen, dürfen sie verarbeitet werden.

Was dürfen ArbeitgeberInnen über Gesundheitsdaten wissen?

Auch im Rahmen des Arbeitnehmerdatenschutzes gilt: ArbeitgeberInnen dürfen nur äußerst begrenzt Informationen zu Gesundheitsdaten erheben. Entscheidend sind dabei folgende Punkte:

• Nachweis der Arbeitsunfähigkeit: Mitarbeitende müssen eine Krankmeldung vorlegen, wenn sie arbeitsunfähig sind. Diese enthält jedoch keine Angaben zur Art der Erkrankung.
• Information über die Arbeitsunfähigkeit: ArbeitgeberInnen dürfen nicht nach der Diagnose oder den genauen Ursachen der Erkrankung fragen. Solche Informationen dürfen nur dann erhoben werden, wenn sie für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind, z. B. bei ansteckenden Krankheiten oder chronischen Erkrankungen, die die Arbeitsleistung beeinflussen.

Praktische Tipps für den Umgang mit Gesundheitsdaten

• Beschränken Sie den Zugriff auf Gesundheitsdaten auf befugte Personen, z. B. die Personalabteilung.
• Speichern Sie Gesundheitsdaten stets verschlüsselt und legen Sie klare Löschfristen fest.
• Schulen Sie Mitarbeitende, die mit sensiblen Daten arbeiten, regelmäßig im Datenschutz.

Mit diesen Maßnahmen stellen Unternehmen sicher, dass sie die strengen Anforderungen des Arbeitnehmerdatenschutzes auch bei Gesundheitsdaten erfüllen. So wird nicht nur rechtliche Sicherheit geschaffen, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeitenden gestärkt.

Arbeitnehmerdatenschutz im Bewerbungsprozess

Der Bewerbungsprozess ist der erste Berührungspunkt, bei dem Unternehmen personenbezogene Daten potenzieller Mitarbeitender verarbeiten. Auch diese Daten unterliegen den strengen Vorgaben des Arbeitnehmerdatenschutzes und der DSGVO, weshalb Unternehmen hier besonders sorgsam vorgehen müssen.

Welche Daten fallen unter den Arbeitnehmerdatenschutz im Bewerbungsprozess?

Zu den personenbezogenen Daten, die im Rahmen einer Bewerbung verarbeitet werden, zählen unter anderem:

• Basisinformationen: Name, Adresse, Geburtsdatum und Kontaktdaten
• Qualifikationen: Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate und sonstige Nachweise
• Berufserfahrung: Angaben zur bisherigen beruflichen Laufbahn und Ausbildung
• Individuelle Bewerbungsunterlagen: Bewerbungsschreiben und Referenzen
• Ergänzende Angaben: Gehaltsvorstellungen und Verfügbarkeit

Sensible Angaben, wie Informationen zu einer Behinderung oder Gesundheitsdaten, die BewerberInnen freiwillig mitteilen, unterliegen einem besonderen Schutz und dürfen nur mit Einwilligung verarbeitet werden.

Aufbewahrung und Löschung von Bewerberdaten

Der Arbeitnehmerdatenschutz schreibt klare Regeln zur Speicherung und Löschung von Bewerberdaten vor:

• Löschung nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens: Wenn kein Arbeitsverhältnis zustande kommt, müssen die Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht werden. Dies dient der Absicherung möglicher rechtlicher Ansprüche, etwa aufgrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG).
• Datenaufbewahrung für künftige Stellenangebote: Möchte ein Unternehmen Bewerberdaten länger aufbewahren, beispielsweise für zukünftige Stellenangebote, ist eine schriftliche Einwilligung der BewerberInnen erforderlich. Diese Einwilligung muss freiwillig und widerruflich sein.

Praktische Tipps für datenschutzkonforme Bewerbungsprozesse

Mit diesen Maßnahmen können Unternehmen die Anforderungen des Arbeitnehmerdatenschutzes einhalten und gleichzeitig das Vertrauen der BewerberInnen stärken. Dies ist ein wichtiger Schritt, um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden.

1. Transparenz gewährleisten: Informieren Sie BewerberInnen klar und verständlich darüber, welche Daten erhoben und wie diese verarbeitet werden.
2. Daten minimieren: Fordern Sie nur die Daten an, die für die Bewerbungsentscheidung tatsächlich notwendig sind.
3. Zugriffsrechte einschränken: Stellen Sie sicher, dass nur befugte Personen Zugriff auf die Bewerberdaten haben.
4. Verschlüsselung verwenden: Bewerberdaten sollten bei der Übertragung und Speicherung stets verschlüsselt werden.
5. Fristen einhalten: Implementieren Sie automatische Löschprozesse, um die Einhaltung von Löschfristen sicherzustellen.

Arbeitnehmerdatenschutz bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Auch nach der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses bleiben ArbeitgeberInnen datenschutzrechtlich in der Pflicht. Der verantwortungsvolle Umgang mit personenbezogenen Daten ist ein zentraler Bestandteil des Arbeitnehmerdatenschutzes, insbesondere wenn es um die Aufbewahrung und Löschung von Daten geht.

Wie lange dürfen Daten nach der Kündigung gespeichert werden?

Selbst nach dem Ausscheiden von Mitarbeitenden müssen bestimmte Daten aus gesetzlichen Gründen weiterhin gespeichert werden. Hier ein Überblick:

Rechtskonforme Datenlöschung

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen sind die Daten gemäß den Vorgaben des Arbeitnehmerdatenschutzes zu löschen, es sei denn, es bestehen rechtliche Gründe für eine längere Aufbewahrung, wie etwa laufende Gerichtsverfahren. Ein gut dokumentierter Löschprozess minimiert Risiken und gewährleistet die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung.

Praktische Tipps für den Arbeitnehmerdatenschutz bei Kündigungen

1. Zugang zu Systemen sperren: E-Mail-Konten und Zugänge zu internen Systemen sollten unmittelbar nach dem Ausscheiden deaktiviert werden, um den Schutz sensibler Unternehmensdaten sicherzustellen.
2. Automatisierte Löschfristen einrichten: Verwenden Sie Tools, um Löschfristen automatisch zu überwachen und einzuhalten.
3. Datentransparenz gewährleisten: Informieren Sie Mitarbeitende bei der Kündigung transparent über die geplante Aufbewahrung und Löschung ihrer Daten.
4. Regelmäßige Prüfungen durchführen: Überprüfen Sie regelmäßig, ob gespeicherte Daten tatsächlich den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und fristgerecht gelöscht werden.

Praktische Tipps für einen effektiven Arbeitnehmerdatenschutz

Ein konsequenter Arbeitnehmerdatenschutz ist essenziell, um die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeitenden zu schützen und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Mit den folgenden Maßnahmen können Unternehmen sicherstellen, dass sie datenschutzkonform handeln:

1. Zugriffsrechte einschränken

• Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen, wie Mitarbeitende der Personalabteilung, Zugriff auf sensible Daten haben.
• Verwenden Sie Zugangskontrollen wie Passwörter, rollenbasierte Berechtigungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung.

2. Daten verschlüsseln

• Speichern Sie sensible Daten wie Personalakten oder Gesundheitsdaten stets verschlüsselt, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
• Verwenden Sie bei der Datenübertragung sichere Protokolle wie HTTPS.

3. Datensparsamkeit anwenden

• Erfassen und speichern Sie ausschließlich die Daten, die wirklich notwendig sind.
• Vermeiden Sie Fragen zu sensiblen Details wie Religion, Familienstand oder Gesundheitszustand, sofern diese nicht unbedingt erforderlich sind.

4. Löschfristen festlegen und einhalten

• Entwickeln Sie klare Richtlinien, wann Daten gelöscht werden müssen.
• Automatisieren Sie Löschprozesse, um sicherzustellen, dass Daten, für die keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr besteht, rechtzeitig gelöscht werden.

5. Regelmäßige Schulungen durchführen

• Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig im Umgang mit sensiblen Daten und den Anforderungen der DSGVO.
• Besonders die Personalabteilung sollte für den Datenschutz sensibilisiert werden, da sie häufig mit vertraulichen Informationen arbeitet.

6. Verträge mit DienstleisterInnen prüfen

• Externe DienstleisterInnen, wie IT-AnbieterInnen oder Gehaltsabrechnungsdienste, müssen vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet werden.
• Stellen Sie sicher, dass ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt, der die Verarbeitung von Mitarbeitendendaten regelt.

Fazit

Der Arbeitnehmerdatenschutz ist nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern auch ein zentraler Bestandteil einer verantwortungsvollen und vertrauensvollen Unternehmenskultur. Vom Bewerbungsprozess über die Verarbeitung sensibler Gesundheits- und Personalakten bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses – der korrekte Umgang mit personenbezogenen Daten erfordert klare Regeln, technische Schutzmaßnahmen und eine durchdachte Strategie.

Die Einhaltung der Vorgaben der DSGVO und des BDSG schützt Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen und stärkt gleichzeitig das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Organisation. Praktische Maßnahmen wie die Einschränkung von Zugriffsrechten, die konsequente Verschlüsselung von Daten und die regelmäßige Schulung von Mitarbeitenden tragen maßgeblich dazu bei, Datenschutzverstöße zu vermeiden.

Indem Unternehmen den Arbeitnehmerdatenschutz konsequent umsetzen, schaffen sie nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern positionieren sich auch als attraktive Arbeitgeber, die Verantwortung übernehmen. Nutzen Sie die in diesem Artikel vorgestellten Tipps und Strategien, um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu stärken und das Fundament für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitenden zu legen.

Inhaltsangabe

• Rechtliche Grundlagen für den Arbeitnehmerdatenschutz
• Arbeitnehmerdatenschutz in Personalakten: Rechte und Pflichten
• Arbeitnehmerdatenschutz und Gesundheitsdaten im Arbeitsverhältnis
• Arbeitnehmerdatenschutz im Bewerbungsprozess
• Arbeitnehmerdatenschutz bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Praktische Tipps für einen effektiven Arbeitnehmerdatenschutz
• Fazit

Der lawpilots Newsletter

Erhalten Sie Produktupdates, exklusive Rabatte, kostenlose Whitepapers, spannende Blogartikel und Event-Infos zuerst!

Jetzt abonnieren