Remote Work – das neue alte Arbeitsplatzmodell, seine Chancen und Risiken
In Fragen der Arbeitsrealität betrachten viele Fachleute die Corona-Krise schon heute als Game-Changer. Auch wenn die weitere Entwicklung in vielen Bereichen nur schwer abzuschätzen ist, kann mit Gewissheit festgestellt werden, dass Covid-19 rückblickend als wichtiger Katalysator für die Digitalisierung zu bewerten sein wird.
Zwei Beobachtungen sind hierbei von zentraler Bedeutung: Unternehmen, die bereits vor Corona maßgeblich in die Umsetzung flexibler Arbeitsplatz-Modelle (Remote Work) investiert hatten, konnten deutlich schneller und effizienter auf die unerwartete Herausforderung reagieren, Verluste vermeiden oder sogar im Wettbewerb profitieren. Unternehmen, die bisher eher zurückhaltend agiert hatten, waren letztlich in vielen Fällen gezwungen, in kürzester Zeit Konzepte zu entwickeln und umzusetzen. Nur wo dies angemessen gelungen ist, konnten Einbußen zumindest begrenzt werden.
Mobiles Arbeiten, Remote Work, Homeoffice – alte Konzepte, neue Perspektiven
Das Arbeiten jenseits des angestammten Schreibtischs innerhalb der vier Wände eines firmeneigenen Bürogebäudes ist keine neue Erfindung und kein Notfallplan für Krisenzeiten. Von Unterwegs zu arbeiten ist in vielen Branchen und Funktionen, zum Beispiel im Außendienst, seit jeher eine zwingende Notwendigkeit, die mit Entwicklung der technischen Möglichkeiten zunehmend an Bedeutung gewonnen hat.
Den Begriff der Telearbeit kennt man in der Betriebswirtschaft bereits seit den 1980er-Jahren. Das dezentrale Arbeiten wurde in dieser Zeit erstmals als Möglichkeit diskutiert und von Pionier-Unternehmen eingeführt, um zum Beispiel den zunehmenden Verkehr in Wirtschaftsmetropolen zu entlasten und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu verbessern. Während Deutschland zu den Ländern zählt, die in Fragen New Work in den letzten Jahrzehnten eher zurückhaltend vorgegangen sind, was nicht zuletzt kulturellen Aspekten geschuldet ist, waren vor allen Dingen Skandinavien und die Benelux-Länder europäische Vorreiter auf diesem Gebiet, die mit beeindruckenden Ergebnissen überzeugen konnten.
Auch in Deutschland war bereits vor Corona zu beobachten, dass gerade junge Unternehmen die Vorzüge zunehmend erkannt haben. Dennoch zeigen Statistiken, dass vor der Pandemie lediglich rund vier Prozent der Erwerbstätigen in Deutschland vollständig oder zumindest regelmäßig im Homeoffice arbeiteten. In den verschiedenen Phasen des anschließenden Lockdowns waren es, gewissermaßen von heute auf morgen, zwischen April 2020 und heute in Spitzenzeiten bis zu 27 Prozent.
Vielseitig attraktiv – betriebswirtschaftlicher Nutzen
Während eines Lockdowns erweist sich Remote Work, wie beschrieben, als Überlebensstrategie für viele Unternehmen. Doch auch darüber hinaus kann mobiles Arbeiten sich betriebswirtschaftlich gegenüber gewohnten Arbeitsplatzmodellen behaupten. Auch wenn Unternehmen die erforderliche Infrastruktur bereitstellen müssen, um sicheres Arbeiten aus dem Homeoffice oder von unterwegs zu gewährleisten, birgt das Arbeitsplatzmodell enormes Einsparpotenzial. Dies gilt vor allen Dingen dann, wenn es konsequent umgesetzt wird und nicht nur eine kleinteilig genutzte Ergänzung darstellt. Prognosen des Institut der deutschen Wirtschaft sagen voraus, dass ArbeitgeberInnen, insbesondere vor dem Hintergrund stetig steigender Mieten, durch non-territoriales Arbeiten, in den nächsten Jahren bis zu zehn Prozent der ansonsten benötigten Bürofläche einsparen können. In einzelnen Branchen finden sich zunehmend junge Unternehmensgründungen, die vollständig auf Büroarbeitsplätze verzichten und das klassische Büro nur noch als Ort der projektbezogenen Begegnung und zwingend erforderlicher Präsenz-Arbeit nutzen. Remote Work und mobiles Arbeiten senken so auch die Markteintrittsschwelle für innovative Unternehmensneugründungen, die in vielen Fällen an den erforderlichen Investitionen für lokale Infrastruktur scheitern. Darüber hinaus betonen ExpertInnen einerseits, dass, entgegen insbesondere deutschen Befürchtungen, das Arbeiten von zu Hause sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch auf die Produktivität auswirkt. Last but not least zeigen sich auch KlimaschützerInnen optimistisch, dass New Work Modelle maßgeblich dazu beitragen können, den CO2-Fußabdruck von Unternehmen deutlich zu verbessern, indem Emissionen durch Bürogebäude und Arbeitswege deutlich reduziert werden.
Dass immer mehr Unternehmen dieses Potenzial erkannt haben und auch über die coronabedingten Maßnahmen hinaus nutzen werden, zeigen prominente Beispiele. So hat zum Beispiel der bekannte Automobilhersteller Porsche jüngst verkündet, auch zukünftig seinen MitarbeiterInnen, wo grundsätzlich möglich, rund zweieinhalb Wochen pro Monat das Arbeiten aus dem Homeoffice zu ermöglichen. Auch der Software-Riese SAP hat entschieden, dass es „bei den meisten SAP-Mitarbeitern […] keine Rolle [spielt], von wo aus sie arbeiten“ (Zitat: Cawa Younosi, Personalchef SAP-Deutschland). Das IT-Unternehmen Hewlett Packard geht im Falle seiner 2.000 deutschen MitarbeiterInnen sogar so weit, das Homeoffice zum Standard-Arbeitsort zu ernennen und klassische Büros in Orte „der Begegnung und des Austauschs“ umzuwandeln.
Kein Licht ohne Schatten – bewusster Umgang mit Risiken
Bei allen beschriebenen Vorzügen eines Remote-Work-Konzepts bedarf es exakt eines solchen – MitarbeiterInnen einfach von heute auf morgen in die „Freiheit“ des mobilen Arbeitens zu entlassen, ohne sich mit den Risiken und spezifischen Anforderungen auseinanderzusetzen, kann sich als folgenschwerer Fehler erweisen.
Im Rahmen der Corona-Pandemie zeigt sich ein eher nachsichtiger Umgang mit den Sicherheitsaspekten des dezentralen Arbeitens, auch von Seiten verantwortlicher Behörden. Mittelfristig werden die Themen Datenschutz und IT-Sicherheit jedoch mehr und mehr in den Fokus rücken und Versäumnisse im Zweifelsfall geahndet werden. Während lokale Systeme und Infrastrukturen vergleichsweise einfach und zuverlässig eingerichtet, gewartet und überwacht werden können, sind die technischen Herausforderungen durch den Einsatz mobiler Lösungen an zahlreichen unterschiedlichen Standorten deutlich höher. Gerade Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten, müssen zu jeder Zeit gewährleisten können, dass zum Beispiel personenbezogene Kundendaten vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind und insgesamt nach den Vorschriften geltender Regelungen, wie zum Beispiel der DSGVO, behandelt werden. Verbindet sich ein Mitarbeitender aus dem Homeoffice, über seinen auch privat genutzten Router, über das Internet mit einem Firmennetzwerk oder verlagert das Büro sogar in das öffentliche Netzwerk eines Cafés oder des Nah- und Fernverkehrs, tragen in letzter Konsequenz die Arbeitgeber die Verantwortung dafür, dass auch hierbei dem Schutz der Daten angemessen Rechnung getragen wird.
Die Herausforderung dabei basiert auf zwei Aspekten: den technischen Voraussetzungen, die einerseits vor Ort vorhanden sind, andererseits durch bereitgestelltes Equipment wie Firmenlaptops geschaffen werden sowie die Qualifikation der MitarbeiterInnen im Remote Work.
Qualifikation und Sensibilisierung durch intensive Schulung
Datenschutzverstöße geschehen mehrheitlich durch menschliches Versagen. Während Unternehmen vergleichsweise einfach und zuverlässig die technischen Voraussetzungen schaffen können, einen sicheren Datenaustausch zwischen verschiedenen Stakeholdern zu gewährleisten, scheitert der praktische Datenschutz nicht selten an der unwissentlichen oder leichtfertigen Missachtung zentraler Verhaltensregeln und Sorgfalt.
Fehler lassen sich nur dann zuverlässig vermeiden, wenn die Fallstricke bekannt sind, korrekter Umgang mit Daten erlernt wurde und insgesamt die erforderliche Sensibilität im Umgang mit Daten vorhanden ist.
Grundsätzlich müssen Verantwortliche in Unternehmen, die eine Umstellung auf alternative Arbeitsplatzmodelle begleiten, sich bewusst sein, dass MitarbeiterInnen in den seltensten Fällen IT- und DatenschutzexpertInnen, sondern meist einfache, angeleitete AnwenderInnen sind. Für sie sind die Unterschiede zwischen dem Desktop im Büro und dem Laptop zu Hause oder unterwegs nur oberflächlich erkennbar.
Mit innovativen, effizienten und gleichzeitig unterhaltsamen Online-Mitarbeiterschulungen schafft lawpilots wichtige Grundlagen für produktives und sicheres Arbeiten im Homeoffice oder Unterwegs. Dabei werden MitarbeiterInnen in 20-minütigen E-Learnings sensibilisiert und qualifiziert, um zu verstehen, worin die grundsätzlichen Risiken bestehen, warum man gerade unterwegs besonders angreifbar ist, wie man ein sicheres WLAN-Netzwerk erkennt, was beim Umgang mit mobilen Endgeräten besonders zu beachten ist, welche Voraussetzungen für den Datenaustausch mit Dritten geschaffen werden müssen und nicht zuletzt, wie sie sich verhalten sollten, wenn sich ein Datenleck oder ein konkreter Datenschutzverstoß bemerkbar machen. Um eine absolvierte Schulung dokumentieren zu können und so dem Arbeitgeber die Organisation und Dokumentation einer Fortbildungsmaßnahme zu vereinfachen, erhalten MitarbeiterInnen ein Zertifikat, dass die erfolgreiche Teilnahme bescheinigt. Gleichzeitig werden MitarbeiterInnen hierdurch zusätzlich motiviert und erhalten für die individuelle Arbeitsbiografie einen zusätzlichen Qualifikationsnachweis.
Fazit
Auch wenn in absehbarer Zukunft in vielen Branchen und Unternehmen Remote Work konventionelle Arbeitsplatzmodelle nicht vollständig ersetzen wird, ist der Trend zum dezentralen Arbeiten nicht aufzuhalten. Damit der Nutzen die Risiken dabei sinnvoll übertrifft, ist es erforderlich, MitarbeiterInnen dauerhaft in Sicherheitskonzepte einzubeziehen, sie nach aktuell gültigen Vorschriften zu schulen und dauerhaft zu sensibilisieren. Dass dies für Unternehmen und MitarbeiterInnen kein notwendiges Übel sein muss und mit geringem Aufwand zu bewältigen ist, beweisen die zeitgemäßen E-Learnings von lawpilots, mit deren Hilfe MitarbeiterInnen für New Work fit gemacht werden.