Datenschutz in Corona-Zeiten

Die Maßnahmen zur Eindämmung der Corona Pandemie treiben vielerorts zu erhöhter Flexibilität und digitalem Mut. Eine der verbreitetsten Begleiterscheinungen der Pandemie ist dabei der Ausbau der Homeoffice-Möglichkeiten.

Bereits im ersten Lockdown stieg die tägliche Homeoffice-Arbeit im Vergleich zu 2019 um 116 %. Denn etwa 49 % aller Berufstätigen in Deutschland arbeiteten dieses Frühjahr von zu Hause aus.

Corona Office

Der Begriff Corona Office steht für das durch die Maßnahmen zur Eindämmung der Corona Pandemie schnell improvisierte Homeoffice. Viele Unternehmen waren vor März dieses Jahres nicht darauf eingestellt die meisten ihrer Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen, dies zeigte sich vielerorts durch mangelhaft digitalisierte Prozesse, Arbeitsweisen und ein geringes Datenschutz-Bewusstsein.

Arbeiten im Homeoffice

Nur in den seltensten Fällen ist das Homeoffice durch eine klare Vereinbarung vom Arbeitgeber ausgestattet (§2 Abs. 7 ArbStättV). Laut einer Bitkom Umfrage im September gaben nur 20 % der 504 befragten Unternehmen an, dass sie bereits vor dem Ausbruch der Corona-Pandemie feste Leitlinien zum Arbeiten im Homeoffice hatten.

Während im DAK Gesundheitsreport 47 % der über 7000 Befragten ebenfalls bestätigten, dass ihr Vorgesetzter vor der Pandemie großen Wert darauflegte, dass sie im Betrieb anwesend seien, hat eine Umfrage von Kienbaum und SAP jetzt eine neue digitale Dynamik in deutschen Unternehmen festgestellt.

Viele Experten gehen deshalb davon aus, dass die Krise zu einem nachhaltigen digitalen Schub führen wird, der vor allem innovative Onlinelösungen fördern wird. Neben Videokonferenzen und digitalen Softwarelösungen sollten Unternehmen, Organisationen und Behörden deshalb nicht nur für diesen Winter fit im Homeoffice werden.

Die Gefahr von Cyber-Attacken

Schätzungen zufolge beträgt der weltweit jährliche Schaden durch Cyber-Attacken ca. 600 Mrd. Euro. Nur die wenigstens Angriffe werden jedoch publik gemacht. Es ist deshalb einmal mehr von Belang, dass in Ihrem Unternehmen eine transparente Kommunikationsform herrscht und Mitarbeiter sich trauen, auch mögliche Pannen oder Fehler einzuräumen. Denn gerade im Homeoffice entstehen Sicherheitslücken und vermehrte Möglichkeiten zur Täuschung, wenn beispielsweise angebliche Emails zur aktuellen Corona-Lage verschickt werden.

Wer trägt die Verantwortung?

Auch im Homeoffice bleibt der Arbeitgeber in der Verantwortung, dass der Datenschutz durch technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet wird. Entsteht jedoch durch eigenes Verschulden des Arbeitnehmers eine Datenpanne, kann er in schwerwiegenden Fällen dafür haftbar gemacht werden.

Homeoffice und Datenschutz in Corona-Zeiten: Was gilt es zu klären?

Die heikelsten Daten in Bezug auf mögliche Datenschutzverstöße sind die personenbezogenen Daten. In erster Linie sollte deshalb geklärt werden, bei welche Mitarbeitern es überhaupt möglich ist, dass sie ins Homeoffice gehen und ob es zwingend notwendig ist, dass sie dort mit personenbezogenen Daten arbeiten. Auch in diesem Zusammenhang steht die Frage, ob für das Arbeiten von zu Hause aus der Zugriff auf sensible Bereiche des Unternehmensnetzwerks gesperrt sein sollte. Wichtig ist es in jedem Fall, dass es für Ihre Mitarbeiter eine Ansprechperson im Unternehmen gibt, die ihnen gerade bei technischen Fragen weiterhelfen kann.

Weitere Informationen zu personenbezogenen Daten, Geschäftsgeheimnissen und dem generell sicheren Umgang in Bezug auf Datensicherung, Risikominimierung, die Nutzung privater Endgeräte, den Schutz vor Phishing Mails sowie in Bezug auf die Meldepflicht bei Datenschutzverstößen bekommen Ihre Mitarbeiter in unserer Datenschutz-Schulung und ergänzend für den speziellen Umgang im Corona Office in unserer Schulung „Sicher und produktiv im Homeoffice“.

Datenschutz Corona App

Neben dem Homeoffice stand vor allem die Corona App im letzten Jahr auf dem datenschutzrechtlichen Prüfstand. Die Verarbeitung von Daten zum Schutz der Bevölkerung musste einiges an Kritik einstecken. Sie ist auf Millionen Smartphones installiert und soll ihre Nutzer und Nutzerinnen informieren, wenn sie Kontakt mit einer auf Covid-19 getesteten Person hatten.

Nach anfänglichen Schwächen und zu wenig Testkapazitäten für Menschen deren Corona App Warnhinweise aussendete, kann jetzt sogar der digitale Impfausweiß in der App hinterlegt werden.

Zweifel in Bezug auf die Sicherheit der Gesundheitsdaten gibt es jedoch immer noch. Dabei findet in der App keine Verarbeitung von personenbezogenen Daten wie Namen oder Telefonnummern statt. Auch ihre dezentrale Architektur gilt als sicher gegenüber möglichen Angriffen.

Datenschutz Impfung

Auch bei der Impfung achtet die betreffende Landesregierung auf den Schutz der personenbezogenen Daten. Vor der Impfung ist es den Gesundheitsämtern erlaubt alle notwendigen Daten für eine erfolgreiche Impfung zu speichern. Während der Impfung wird auf den Schutz der betreffenden Person geachtet und entsprechende Maßnahmen ergriffen. So wird beispielsweise in keinen Räumen mit Videoüberwachung geimpft. Nach der Impfung werden die Daten vom Impfzentrum in pseudonymisierter Form an das Robert-Koch-Institut und das Paul-Ehrlich-Institut weitergeleitet. Auf diese Weise wird eine Einhaltung des Datenschutzes nach den Regularien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährleistet.

Wann sollten Sie Ihre Kontaktdaten angeben?

Im Kampf gegen das Virus ist es wichtig, dass alle möglicherweise infizierten Personen schnell informiert werden können. Zu den einfachen Maßnahmen gehört deshalb die Sammlung von Kontaktdaten am Eingang von Geschäften, Restaurants oder Veranstaltungen. Dabei muss jedoch gemäß der DSGVO auf einige Datenschutz-Vorgaben geachtet werden. In keinem Fall sollten Sie Ihre Daten in Listen eintragen, die auch anderen Kunden gezeigt werden. Zu einfach wäre hier durch ein schnell gemachtes Foto der Datendiebstahl oder die illegale Verarbeitung durch eine andere Person. Auch sollte das ausgefüllte Formular nicht offen herumliegen, sondern von den Mitarbeitenden direkt eingesammelt werden.

Nach Art. 13 DSGVO muss außerdem jede Stätte ihre Hinweise zur Datenverarbeitung gut einsehbar bekanntgeben. Der Kunde muss darüber informiert werden welche Daten erhoben werden, warum und was mit ihnen geschieht.

Was es im Homeoffice zu beachten gibt

Wissen Ihre Mitarbeiter was Trennungspflichten sind? In unserer kostenlosen Corona-Schulung begleiten wir Ihre Mitarbeiter von der Einrichtung des Arbeitsplatzes, dem Umgang mit Speichermedien und WLAN, der Trennung von persönlichen und beruflichen Inhalten bis hin zur Aufbewahrung wichtiger Dokumente. Denn zu schnell passiert es, dass zu Hause nicht darauf geachtet wird wer das Telefongespräch mithören kann, für die schnelle Kommunikation zum privaten Messenger gegriffen wird, oder wichtige Papiere auf dem Küchentisch liegen bleiben. Mithilfe von flexibel abrufbaren Lerninhalten, angereichert mit vielen Beispielen, Animationen und Infografiken schafft unsere Schulung bei Ihren Mitarbeitern ein neues Bewusstsein für das langfristig ausgelegte Arbeiten im Homeoffice.

Tipps für ein erfolgreiches Arbeiten im Corona Office

• Bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine gewisse Abwechslung was die Wahl der Kommunikationskanäle angeht und fördern Sie digitale Arbeitsweisen.
• Gehen Sie selbst mit gutem Beispiel voran und führen Sie innovative Softwarelösungen ein.
• Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie Ihnen vertrauen und Ihre Arbeit wertschätzen. Versuchen Sie nicht sie zu sehr zu kontrollieren
• Verdeutlichen Sie den Stellenwert der Compliance-Richtlinien.
• Bieten Sie Weiterbildungsmöglichkeiten an, um ihren Mitarbeitern das nötige Know-How an die Hand zu geben, um den Schutz betrieblicher Daten und Informationen zu sichern.

Inhaltsangabe

• Corona Office
• Arbeiten im Homeoffice
• Die Gefahr von Cyber-Attacken
• Wer trägt die Verantwortung?
• Homeoffice und Datenschutz in Corona-Zeiten: Was gilt es zu klären?
• Datenschutz Corona App
• Datenschutz Impfung
• Wann sollten Sie Ihre Kontaktdaten angeben?
• Was es im Homeoffice zu beachten gibt
• Tipps für ein erfolgreiches Arbeiten im Corona Office