Arbeitszeiterfassung richtig umsetzen: Datenschutz im Blick

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist Pflicht. Zumindest, wenn es um die Arbeitszeiterfassung geht. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung mit modernen, flexiblen Arbeitsmodellen zu vereinen.Doch wie lässt sich das umsetzen, ohne den Datenschutz zu verletzen? Und was genau müssen Unternehmen bei der Arbeitszeiterfassung beachten?  

Dieser Artikel gibt einen klaren Überblick über die aktuellen Vorgaben und geplanten Änderungen des aktuellen Gesetzesentwurfes und zeigt, wie Unternehmen eine rechtssichere und praxisnahe Zeiterfassung gestalten können.

Warum ist die Arbeitszeiterfassung wichtig?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird in einigen Unternehmen zunächst mit Kontrolle assoziiert, doch das greift zu kurz. In Wahrheit steht der Schutz der Mitarbeitenden im Vordergrund. Arbeitszeitgesetze dienen dazu, Überlastung zu vermeiden, Erholungspausen sicherzustellen und die Gesundheit langfristig zu erhalten. Eine transparente Arbeitszeiterfassung schafft dabei die notwendige Grundlage, um Arbeitszeiten fair und transparent zu gestalten.

Besonders in einer Arbeitswelt, die zunehmend von Flexibilität, Homeoffice und hybriden Modellen geprägt ist, bietet eine strukturierte Zeiterfassung Orientierung, sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende. Sie macht Überstunden sichtbar, verhindert unbezahlte Mehrarbeit und sorgt dafür, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit nicht verschwimmen. Mitarbeitende bekommen so die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten realistisch einzuschätzen und bei Bedarf gegenzusteuern. 

Darüber hinaus ist die Arbeitszeiterfassung ein wichtiges Instrument, um rechtlichen Risiken vorzubeugen. Sie schützt nicht nur Unternehmen vor Verstößen gegen das Arbeitsschutzgesetz, sondern stärkt auch die Position der Mitarbeitenden, indem sie Klarheit über die geleistete Arbeit schafft. In diesem Sinne ist Arbeitszeiterfassung kein Kontrollinstrument, sondern ein Baustein für Fairness, Transparenz und gegenseitiges Vertrauen. 

Rechtliche Grundlagen der Arbeitszeiterfassung

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus mehreren rechtlichen Vorgaben. Ein zentraler Meilenstein war das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019, das Unternehmen dazu verpflichtet, ein verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung bereitzustellen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) konkretisierte diese Vorgabe in seinem Beschluss von 2022, indem es klarstellte, dass ArbeitgeberInnen in Deutschland bereits nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet sind, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Der neue Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) soll diese Vorgaben weiter konkretisieren und verschärfen. 
Zusätzlich müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Zeiterfassungssysteme den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Das bedeutet, dass sowohl Arbeitsrecht als auch Datenschutz bei Umsetzung der Arbeitszeiterfassung beachtet werden müssen.

Arbeitszeiterfassung: Pflichten & Änderungen im Überblick

Unternehmen müssen bereits heute die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden vollständig dokumentieren – das ergibt sich aus geltender Rechtsprechung. Der neue Referentenentwurf des BMAS geht noch weiter: Er sieht eine verpflichtende elektronische Zeiterfassung vor und bringt klare Anforderungen an Dokumentation, Systeme und Fristen. Wer sich frühzeitig vorbereitet, kann rechtssicher agieren und die internen Prozesse optimieren, bevor Handlungsdruck entsteht.

Hier sind die wichtigsten bestehenden Pflichten und geplanten Änderungen im Überblick: 

Tägliche Erfassung der Arbeitszeit

• Bereits verpflichtend: 
  • ArbeitgeberInnen müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen.
  • Die Erfassung muss am Tag der Arbeitsleistung erfolgen.
• Geplante Änderung: 
  • Die Erfassung von Pausenzeiten ist im aktuellen Referentenentwurf nicht ausdrücklich erwähnt. Dennoch sind sie für die korrekte Berechnung der täglichen Gesamtarbeitszeit essentiell und müssen entsprechend berücksichtigt werden. 
• Praxis-Tipp: Unternehmen sollten Pausen miterfassen lassen, um bei Kontrollen oder Streitfällen auf der sicheren Seite zu sein.

Elektronische Zeiterfassung als Standard

• Bereits verpflichtend: 
  • Aktuell gibt es keine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung.
  • Auch analoge Methoden (z.B. handschriftliche Listen) sind zulässig.
• Geplante Änderung:
  • Der Entwurf sieht eine verpflichtende elektronische Erfassung der Arbeitszeit vor. 
  • Ausnahmen für kleinere Unternehmen sind möglich.
  • Neben Softwarelösungen sind auch Apps, Tabellenkalkulationen oder Zeiterfassungsterminals zulässig.
  • Abweichungen durch Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen sind möglich.
• Praxis-Tipp: Jetzt bereits Systeme vergleichen und Pilotlösungen einführen. So lassen sich spätere Umstellungsprobleme vermeiden.

Verantwortung der ArbeitgeberInnen und Delegation

• Bereits verpflichtend:
  • ArbeitgeberInnen tragen die Hauptverantwortung für die ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung.
  • Sie können die Erfassung an ArbeitnehmerInnen oder Dritte (z.B. Vorgesetzte oder EntleiherInnen bei Leiharbeit) delegieren.
  • ArbeitgeberInnen bleiben dennoch für die Einhaltung der Vorschriften haftbar.
• Geplante Änderung:
  • Keine Änderung vorgesehen.
• Praxis-Tipp: Zuständigkeiten im Unternehmen klar dokumentieren und regelmäßig prüfen, ob Prozesse eingehalten werden.

Kontrolle und Nachweispflichten

• Bereits verpflichtend:
  • ArbeitgeberInnen müssen sicherstellen, dass Verstöße gegen Arbeitszeitregelungen erkannt werden.
  • ArbeitnehmerInnen haben das Recht auf Einblick in ihre erfassten Arbeitszeiten.
  • Auf Wunsch müssen ArbeitgeberInnen eine Kopie der Aufzeichnungen bereitstellen.
  • Die erfassten Daten müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
• Geplante Änderung:
  • Keine Änderung vorgesehen.
• Praxis-Tipp: Einheitliche Standards zur Datenaufbewahrung definieren – z. B. in einer HR-Richtlinie.

Vertrauensarbeitszeit

• Bereits verpflichtend:
  • Vertrauensarbeitszeit ist erlaubt, aber nur, wenn die gesamte Arbeitszeit erfasst wird. 
  • ArbeitgeberInnen müssen auch bei flexiblen Modellen sicherstellen, dass gesetzliche Arbeitszeit- und Ruhepausenregelungen eingehalten werden.
• Geplante Änderung:
  • Auch bei Vertrauensarbeitszeit wird eine systematische, elektronische Zeiterfassung verpflichtend. Ausnahmen sollen nur per Tarifvertrag möglich sein.
• Praxis-Tipp: Klare Kommunikation im Unternehmen: Vertrauensarbeitszeit bedeutet Flexibilität in der Einteilung – nicht Verzicht auf Dokumentation.

Übergangsregelungen für Unternehmen

• Geplante Änderung:
  • Falls der Referentenentwurf umgesetzt wird, sind folgende Übergangsfristen für die elektronische Arbeitszeiterfassung vorgesehen:
    •  > 250 Mitarbeitende: Umsetzung binnen einem Jahr.
    • < 250 Mitarbeitende: Umsetzung binnen zwei Jahren.
    • < 50 Mitarbeitende: Umsetzung binnen fünf Jahren.
    • < 10 Mitarbeitende: Manuelle Erfassung bleibt dauerhaft möglich
• Praxis-Tipp: Größere Unternehmen sollten die Entwicklung des Referentenentwurfs beobachten und zeitnah mit der Umsetzung beginnen. Kleine Unternehmen können Übergangszeiten nutzen – sollten aber dennoch planen.

Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung fällt unter die DSGVO, da es sich gemäß Art. 4 Nr. 1 um personenbezogene Daten handelt. Nach Art. 5 Abs. 1 DSGVO gelten deshalb folgende Datenschutzgrundsätze, die Unternehmen bei der Arbeitszeiterfassung unbedingt einhalten müssen: 

• Zweckbindung: Arbeitszeitdaten dürfen nur zur Arbeitszeiterfassung und nicht für andere Zwecke (z.B. Leistungsüberwachung) genutzt werden.
• Datenminimierung: Es dürfen nur die notwendigen Daten erfasst werden, z.B. Arbeitsbeginn, -ende und Pausen, aber keine weitergehenden Bewegungsdaten oder private Aufenthaltsorte.
• Speicherbegrenzung: Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es gesetzlich erforderlich ist, danach müssen sie sicher gelöscht werden.
• Transparenz: ArbeitgeberInnen müssen ihre Mitarbeitenden klar darüber informieren, welche Daten erfasst werden, zu welchem Zweck und wie lange sie gespeichert bleiben. 
• Sicherheit der Datenverarbeitung: Es müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen implementiert werden, um unbefugten Zugriff oder Datenverlust zu verhindern.
• Einwilligung und Rechte der Betroffenen: ArbeitnehmerInnen müssen über ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer erfassten Daten informiert werden.

Technologische Lösungen zur Arbeitszeiterfassung

Moderne Technologien bieten eine Vielzahl von Lösungen für die Arbeitszeiterfassung, die sowohl effizient als auch datenschutzkonform sind:

• Zeiterfassungssoftware automatisiert Prozesse, lässt sich oft in Lohnsysteme integrieren und sollte DSGVO-konform sein.
• Biometrische Systeme wie Fingerabdruckscanner, sind präzise und zuverlässig, aber verarbeiten besonders sensible Daten – ihr Einsatz erfordert deshalb strenge Datenschutzmaßnahmen (Art. 9 DSGVO).
• Cloud-basierte Lösungen sind flexibel und skalierbar, erfordern aber eine sorgfältige Auswahl DSGVO-konformer Cloud-Anbieter.
• Mobile Apps ermöglichen eine flexible Zeiterfassung, vor allem für Außendienstmitarbeitende, sollten Daten aber verschlüsselt speichern und übertragen (Art. 32 DSGVO).

Sichere und datenschutzkonforme Arbeitszeiterfassung: 7 Tipps

Um die Zeiterfassung datenschutzkonform und sicher zu gestalten, sollten Unternehmen und Mitarbeitende folgendes beachten:

• Schulung der Mitarbeitenden: Regelmäßige Schulungen zum Datenschutz sind unerlässlich, um auch bei der Arbeitszeiterfassung wichtige Datenschutzbestimmungen zu berücksichtigen. Insbesondere HR-Mitarbeitende sollten an spezifischen Schulungen für Datenschutz im Personalwesen teilnehmen.
• Regelmäßige Überprüfung der Systeme: Zeiterfassungssysteme sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Datenschutzanforderungen entsprechen. Dabei sind insbesondere Sicherheitsvorkehrungen und die Datensparsamkeit zu kontrollieren.
• Verwaltung von Zugriffsrechten: Der Zugang zu Arbeitszeitdaten muss klar geregelt sein. Nur autorisierte Personen (z.B. die Personalabteilung) sollten Zugang zu den Daten haben. Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Zugriffsrechte ist erforderlich.
• Datenlöschung und -aufbewahrung: Es sollten interne Richtlinien bestehen, die die fristgerechte und sichere Löschung von Daten nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gewährleisten.
• Technische Sicherheitsmaßnahmen: Zur Sicherung der erfassten Daten sind technische Schutzmaßnahmen wie Datenverschlüsselung und sichere Authentifizierungsverfahren geeignet, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. 
• Transparente Kommunikation: Mitarbeitende müssen klar und verständlich über die Art, den Zweck und den Umfang der erfassten Arbeitszeiten sowie über bestehende Schutzmaßnahmen informiert werden. Transparenz schafft Vertrauen und minimiert Unsicherheiten. 
• Zuverlässige Technologien: Eingesetzte Systeme sollten zuverlässig, präzise und manipulationssicher sein. Sie müssen Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden korrekt erfassen und datenschutzrechtliche Vorgaben erfüllen. 

Fazit

Die Arbeitszeiterfassung ist längst keine optionale Maßnahme mehr, sondern eine gesetzliche Pflicht, die durch die Rechtsprechung des EuGH und des BAG klar definiert wurde. Während Unternehmen bereits jetzt die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten dokumentieren müssen, könnte der neue Referentenentwurf zur weiteren Verschärfung führen, insbesondere durch die geplante Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung. 

Gleichzeitig muss die Zeiterfassung datenschutzkonform gestaltet werden. Die erfassten Daten unterliegen den Vorgaben der DSGVO und dürfen nur für den vorgesehenen Zweck genutzt werden. Unternehmen müssen deshalb Datensparsamkeit, Transparenz und Sicherheitsmaßnahmen beachten, um rechtliche Risiken zu vermeiden.

Besonders bei der Wahl digitaler Zeiterfassungssysteme sollten Unternehmen sorgfältig prüfen, welche Lösungen den Datenschutzanforderungen entsprechen. Da sich die gesetzlichen Anforderungen weiterentwickeln können, ist es für Unternehmen ratsam, sich frühzeitig mit der Thematik auseinanderzusetzen. Denn eine rechtssichere und praxisnahe Arbeitszeiterfassung schützt nicht nur vor möglichen Sanktionen, sondern fördert auch eine faire und transparente Arbeitskultur.

Für HR- und Datenschutz- sowie Compliance-Verantwortliche bedeutet das: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Prozesse zu analysieren, Systeme zu prüfen und Mitarbeitende zu sensibilisieren. Eine proaktive Umsetzung schafft nicht nur Rechtssicherheit – sie stärkt auch die Vertrauenskultur im Unternehmen.