Compliance Audit: Warum es entscheidend ist

Was ist ein Compliance-Audit?

Ein strukturierter Prozess, bei dem die Konformität eines Unternehmens mit den relevanten gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben überprüft wird, wird als Compliance Audit bezeichnet. Dabei werden die internen Prozesse und Kontrollen eines Unternehmens von AuditorInnen kontrolliert, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Vorschriften, internen Richtlinien und industriellen Standards entsprechen.

Warum sind Compliance Audits für Ihr Unternehmen von Bedeutung?

Die wachsende Komplexität rechtlicher Regelungen stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar, stets aktuell zu bleiben. Oftmals herrscht Unklarheit darüber, welche gesetzlichen Bestimmungen in spezifischen Bereichen überhaupt existieren.

Compliance Audits sind ein wesentlicher Teil eines Compliance-Management-Systems. Das Ziel eines Compliance-Management-Systems besteht darin, sicherzustellen, dass ein Unternehmen durch bestimmte interne Prozesse Gesetze und Vorschriften befolgt. Das System umfasst Maßnahmen zur Aufdeckung und Verhinderung von Missständen und hält alle Aktivitäten der verantwortlichen Führung im Auge. 

Compliance Audits untersuchen diese Prozesse und erkennen potenzielle Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften, ermöglichen deren rechtzeitige Korrektur und verhindern so größere Probleme, die erhebliche finanzielle Strafen und Schäden an der Reputation nach sich ziehen könnten.

Darüber hinaus sind Compliance Audits ein wesentlicher Bestandteil des Risikomanagements eines Unternehmens. Sie ermöglichen eine regelmäßige Überprüfung und Verbesserung der bestehenden Compliance-Maßnahmen, um zukünftige Risiken besser zu antizipieren und zu minimieren.

Verfahren zur erfolgreichen Durchführung eines Compliance Audits

Eine erfolgreiche Durchführung eines Compliance Audits erfordert einen strukturierten Ansatz und eine systematische Vorbereitung. Das sind einige entscheidende Schritte, die Sie berücksichtigen sollten:

• Gesetzesverständnis: Bevor ein Compliance Audit durchgeführt werden kann, müssen die AuditorInnen die geltenden Gesetze und Vorgaben verstehen. Dies bildet die Basis für das Audit und legt die entsprechenden Prüfbereiche fest.
• Erstellung einer Checkliste zur Einhaltung der Regeln: Eine Checkliste ist ein nützliches Werkzeug, um sicherzustellen, dass das Compliance Audit vollständig ist. Sie umfasst alle relevanten Aspekte der Vorschriften und dient als Leitfaden für die AuditorInnen. Online sind  zahlreiche Quellen zu finden, von denen Checklisten für Compliance Audits heruntergeladen werden können. Wer mit dem Trend der Digitalisierung mitschwimmen möchte und von dessen Vorteilen profitieren möchte, kann sich auch für eine App entscheiden. 
• Durchführung des Audits: Das Audit erfordert eine gründliche Überprüfung der internen Prozesse und Kontrollen des Unternehmens. Um eine umfassende Bewertung durchzuführen, müssen die AuditorInnen auf alle relevanten Informationen und Ressourcen zugreifen können.

Tipps zur Vorbereitung auf ein Compliance Audit

Für ein erfolgreiches Compliance Audit ist eine sorgfältige Vorbereitung erforderlich. Elementar für die Vorbereitung sind:

• Einbeziehung der Geschäftsführung: Der Erfolg eines Compliance Audits hängt von der Unterstützung der Geschäftsführung ab. Es ist wichtig, dass sie das Audit aktiv unterstützt und die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stellt.
• Durchführung von Mitarbeiterschulungen: Die Belegschaft sollte zu  geltenden Vorschriften und ihren Rollen im Compliance-Prozess geschult werden. Durch die vorangetriebene Digitalisierung können die Mitarbeiterschulungen einfach und effizient als E-Learnings virtuell veranstaltet werden. 
• Einführung eines Kontrollsystems: Ein funktionierendes Kontrollsystem, einschließlich Zugriffskontrollen, ist ein wesentlicher Bestandteil eines Compliance-Management-Systems. Es sollte sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf vertrauliche Daten haben.
• Einführung eines Hinweisgebersystems: Spätestens seit dem 02. Juli 2023 ist die Einführung eines Hinweisgebersystems für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden verpflichtend. Ein Hinweisgebersystem kann bei der Früherkennung möglicher Compliance-Probleme helfen. Es kann zur Verbesserung der Compliance beitragen, indem es den Mitarbeitenden ermöglicht, Bedenken oder Verstöße intern zu melden.

Fazit

Compliance Audits sind mehr als nur eine gesetzliche Notwendigkeit; sie sind ein entscheidendes Instrument zur Verbesserung des Risikomanagements und der Geschäftsleistung. Sie stellen sicher, dass Ihr Unternehmen mit der wachsenden Komplexität von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen Schritt hält, indem sie Schwachstellen aufdecken, Verbesserungen vorschlagen und eine Plattform für kontinuierliche Entwicklung bieten.

Eine sorgfältige Vorbereitung und Durchführung eines Compliance Audits, von der Verstärkung des Gesetzesverständnisses bis hin zur Einrichtung eines effektiven Hinweisgebersystems, sind unerlässlich, um die Effizienz dieses wichtigen Prozesses zu maximieren. Dabei ist eine aktive Unterstützung der Geschäftsleitung sowie die ständige Weiterbildung der Mitarbeitenden von entscheidender Bedeutung.

Letztendlich können gut durchgeführte Compliance Audits Ihr Unternehmen schützen und stärken, indem sie finanzielle Strafen verhindern, die Reputation verbessern und das Vertrauen von KundInnen und GeschäftspartnerInnen stärken. Daher sollte die Wichtigkeit von Compliance Audits in jedem Unternehmen hochgeschätzt und deren Implementierung sorgfältig geplant und ausgeführt werden.

Um den Einstieg in die Welt der Compliance zu erleichtern, bieten unsere interaktiven E-Learnings eine kompakte Einführung, um Ihren Mitarbeitenden die wichtigsten Grundlagen für ein erfolgreiches Compliance-Management zu vermitteln.