LMS
9. September 2022

LMS – extern oder intern bei rechtlich-regulatorischen Schulungen für Mitarbeitende?

Über Learning Management Systeme (LMS) haben Unternehmen und Organisationen die Möglichkeit, ihre Beschäftigten effizient in rechtlich-regulatorischen Themen zu schulen. Immer relevanter werden dabei Themen wie Datenschutz, Compliance, Informationssicherheit und Arbeitsschutz. Also Schulungen, mit denen Unternehmen und Organisationen Ihre Mitarbeitenden für die rechtlich-regulatorischen Herausforderungen der Digitalisierung sensibilisieren und wappnen können. 

Grundsätzlich stellt sich dabei die Frage, ob ein externes oder internes LMS genutzt werden sollte. Beide Varianten haben Vor-, aber auch Nachteile, die bei der Entscheidung zu berücksichtigen sind. Wir verraten Ihnen, welche das sind und wie Sie für Ihr Unternehmen die richtige Wahl bei der Mitarbeiterschulung rechtlich-regulatorischer Themen treffen.

Mitarbeiterschulungen zu rechtlich-regulatorischen Themen

Die zunehmende Digitalisierung stellt Unternehmen weltweit vor zahlreiche neue Herausforderungen. Denn um im Wettbewerb bestehen zu können, sind alle Mitarbeitenden gefragt, die dynamischen Prozesse voranzubringen und zu unterstützen. Dazu benötigen sie umfangreiches Wissen, das über ihre eigene Postion hinausgeht. Um sich den Anforderungen der digitalen Welt stellen zu können, ist es notwendig, dass Unternehmen – und damit alle Mitarbeitenden – auch im rechtlich-regulatorischen Bereich qualifiziert aufgestellt sind.

Besondere Relevanz haben hierbei Schulungen in den Bereichen Datenschutz, Compliance, Arbeitsschutz und Informationssicherheit. Aus gutem Grund: Nicht erst durch Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung 2018 (DSGVO) wurden Unternehmen und öffentliche Einrichtungen auf europäischer Ebene mit umfassenden Gesetzen und Neuerungen konfrontiert, die hierarchie- und fachbereichsübergreifend für alle Mitarbeitenden von Bedeutung sind. Verstöße gegen geltende Gesetze können weitreichende Folgen haben – von Bußgeldern und Sanktionen bis hin zu Imageschäden oder, im schlechtesten Fall, sogar Haftstrafen. Diese negativen Konsequenzen lassen sich nur vermeiden, wenn alle Beschäftigten die Anforderungen kennen und diese auch in ihrer täglichen Arbeit umsetzen.

Wie können Mitarbeitende in rechtlich-regulatorischen Themen geschult werden?

Mitarbeitende in rechtlich-regulatorischen Themen zu schulen ist schwer. Die Inhalte sind nicht selten abstrakt und schwer verständlich, die Motivation der Belegschaft oft gering und sich ständig ändernde rechtliche Anforderungen führen zudem häufig zu einer massiven Überforderung. Nichtsdestotrotz ist die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden unerlässlich, da rechtlich-regulatorische Anforderungen von Unternehmen und Organisationen bei der täglichen Arbeit beachtet und umgesetzt werden müssen.  Daher stellt sich die Frage, wie man Mitarbeitende in rechtlich-regulatorischen Themen am besten und am effektivsten schulen kann? 

Zu den bekanntesten Möglichkeiten zur Mitarbeiterschulung zählen die folgenden:

  • Interne Präsenzschulungen im Unternehmen: Die klassische Weiterbildungsmaßnahme sind Schulungen, die innerhalb des Unternehmens stattfinden. Häufig wird dafür eine Lerngruppe aus Mitarbeitenden (z.B. aus einer Abteilung, einem Team oder einem Fachgebiet) gebildet, für die das Thema der Schulung relevant ist. Die Mitarbeiterschulung findet dann am Arbeitsplatz oder in einem separaten Schulungsraum statt und wird entweder durch eine:n Expert:in durchgeführt, die zur Belegschaft des Unternehmens gehört oder aber durch einen Profi, der als externe Kraft von außen die Schulung im Unternehmen durchführt.
  • Externe Präsenzschulungen bei Bildungsinstitutionen: Ebenfalls möglich ist die Durchführung von rechtlich-regulatorischen Mitarbeiterschulungen außer Haus, sprich: als externes Bildungsangebot. Mitarbeitende, die an der Maßnahme teilnehmen, erhalten die Schulung dann in den Räumlichkeiten der Bildungseinrichtung und werden dort in der Regel gemeinsam mit Lernenden aus anderen Unternehmen geschult.
  • E-Learnings: Durch die Möglichkeiten der Digitalisierung können rechtlich-regulatorische Mitarbeiterschulungen auch abseits der klassischen Präsenzveranstaltungen durchgeführt werden. Das hat mehrere Vorteile: E-Learnings sind in der Regel zeitunabhängig ausgerichtet und können deshalb nach Bedarf abgerufen und durchgeführt werden. Besonders vorteilhaft sind E-Learnings für Mitarbeitende, die im Rahmen von Arbeitsplatzmodellen im Homeoffice tätig sind oder per Remote Arbeit über keinen festen Arbeitsplatz verfügen. Professionelle Angebote nutzen für E-Learnings in der Regel ein LMS, das entweder als internes LMS vom Unternehmen selbst bereitsteht oder als externes LMS durch die Teilnehmenden online per Anwendung genutzt werden kann.

Warum sollten Unternehmen ihre Mitarbeitenden online zu rechtlich-regulatorischen Themen schulen?

Rechtlich-regulatorische Themen sind nicht nur für das Thema Datenschutz, sondern auch in den Bereichen Compliance, IT-Sicherheit und Arbeitsschutz durch ihre Dynamik und auch Komplexität geprägt. Besonders im Rahmen von herkömmlichen Schulungen beklagen Teilnehmende häufig den enormen Zeitaufwand und die doch recht trockenen Inhalte, die nicht selten den Praxisbezug zur eigenen täglichen Arbeit vermissen lassen. Zusätzlich fühlen sich viele Beschäftigte durch die sich scheinbar ständig ändernden gesetzlichen Vorgaben überfordert. 

E-Learnings bieten Organisationen hingegen zahlreiche Vorteile – schon alleine deshalb, weil Unternehmen durch den Umstieg auf E-Learnings enorme Kosten einsparen können. Ein gutes Beispiel dafür ist das Mineralöl- und Erdgas-Unternehmen Shell. Der Großkonzern hat es laut eigenen Angaben geschafft, durch die Nutzung von E-Learnings 90 % der Schulungskosten zu senken und insgesamt mehr als 200 Millionen US-Dollar einzusparen. Auch der europäische Flugzeughersteller Airbus gibt an, durch die Einführung von E-Learnings mehrere Millionen US-Dollar gespart zu haben. Zudem habe man ein höheres Engagement und eine erhöhte Zufriedenheit der Mitarbeitenden feststellen können. 

Was man auch nicht vergessen darf: Seit Beginn der Pandemie bieten viele Unternehmen ihrer Belegschaft die Möglichkeit, von Zuhause zu arbeiten. Zahlreiche Expert:innen vertreten die Meinung, dass sich das auch nach dem Ende der Pandemie nicht ändern wird. Dennoch ist es immens wichtig, dass auch Mitarbeitende, die von Zuhause arbeiten, in rechtlich-regulatorischen Themen geschult werden, insbesondere in elementaren Bereichen wie Datenschutz, Compliance, Informationssicherheit und Arbeitsschutz. Mit E-Learnings ist das einfach und kostengünstig möglich. Zusätzlich besteht ein weiterer Vorteil darin, dass E-Learnings die Organisation enorm vereinfachen. Spezielle Tage für einen Schulungstag, den sich alle Mitarbeitenden freihalten müssen, muss es damit nicht mehr geben. Auch müssen keine Ersatztermine in Krankheitsfällen organisiert werden.  

E-Learnings bringen aber auch für die Mitarbeitenden zahlreiche Vorteile mit sich. Laut einer KPMG-Studie stehen vor allem die Möglichkeiten, dem individuellen Lerntempo folgen zu können (95 %) und für Schulungen nicht mehr reisen zu müssen (84 %) im Vordergrund. Da das Lernen nicht mehr in der Gruppe, sondern einzeln stattfindet, können Mitarbeitende selbst entscheiden, wie viel Zeit sie sich für einzelne Themen und Kapitel nehmen. Zudem befinden sie sich in einer risikofreien Umgebung. Bei traditionellen Lernmethoden ist die Angst vor dem Versagen vor der Gruppe bei vielen groß. Daher entscheiden sich Mitarbeitende häufig dazu, nicht aktiv an Schulungen teilzunehmen. Beim E-Learning dagegen wird Teilnehmenden diese Angst genommen. Schließlich sind Ergebnisse und Dauer der Durchführung anonym. Braucht jemand zwei oder mehr Anläufe für einen erfolgreichen Abschluss, wird niemand darüber informiert. Was zählt, ist letztlich nur das errungene Wissen und damit der erfolgreiche Abschluss des E-Learnings.

Viele Mitarbeitende schätzen außerdem die Freiheit, selbst entscheiden zu können, wann und wo Schulungen durchgeführt und wie oft Pausen eingelegt werden. So sind Mitarbeiterschulungen als E-Learning viel einfacher in den Arbeitsalltag zu integrieren. Dazu kommt der ständige Zugriff zu den wichtigsten Ressourcen, der eine große Hilfestellung im Arbeitsalltag darstellt und die Tatsache, dass sie meist mehr Spaß machen, als traditionelle Lernmethoden. Die hohe Interaktivität, die bei E-Learnings möglich ist, ist bei Präsenzschulungen nur selten gegeben. Mitarbeitende eignen sich mit interaktiven, praxisnahen Beispielen neues Wissen an und können dieses danach einfach im Berufsalltag umsetzen. Mit anderen Worten: Mit E-Learnings ist Schluss mit langweiligen Pflichtschulungen. 

Hier haben wir noch einige Vorteile für Sie zusammengefasst:

  • innovative und praxisnahe Trainingssituationen;
  • Simulationen als praktische Ergänzung zum theoretisch Erlernten;
  • individuell abgestimmte Inhalte;
  • aktive Lernprozesse, die sich an konkreten Bedürfnissen, Problemen und Herausforderungen orientieren;
  • kontinuierliche und dynamische Anpassung an geänderte Gesetzesvorgaben;
  • zeitliche Flexibilität und Zeitersparnis von über 60 Prozent;
  • Sprachenvielfalt und internationale Ausrichtung;
  • Umweltfreundlichkeit durch Minimierung der Umweltbelastung;
  • risikofreie Umgebung und Möglichkeit zur Wiederholung und
  • Transparenz und Nachverfolgbarkeit der Lernfortschritte.

Was ist ein LMS und wie funktioniert es?

Ein LMS, also ein Learning Management System, ist technisch gesehen eine Lernplattform. Sie stellt über eine spezielle Software digitale Bildungsangebote zur Verfügung, die nach Bedarf abgerufen werden können. Die Software selbst besteht in der Regel aus zwei Elementen, der Schnittfläche für die Benutzeradministration (Interface) und der eigentlichen Benutzeroberfläche. 

Zu den Bildungsangeboten im LMS gehören vor allem E-Learnings, aber auch Lerninhalte in anderen Formaten. Häufig kann das LMS auch für die Kommunikation zwischen den Lernenden und Lehrenden genutzt werden und bietet dafür Messengersysteme oder auch Chat- und Mailfunktionen.

Eine weitere wichtige Funktion eines jeden LMS ist die Verwaltung, Organisation und Automatisierung von E-Learnings und Teilnehmenden sowie die Dokumentation von Lernprozessen und eine darauf aufbauende Analyse von Lernfortschritten. Dies geschieht über die Admin-Schnittstelle, über die auch Einstellungen vorgenommen sowie Materialien verwaltet werden. Demgegenüber steht den Teilnehmenden die jeweilige Benutzeroberfläche zur Verfügung, wo sie auf die Lernmaterialien zugreifen und die gewünschten Interaktionen durchführen können.

Häufig wird über LMS auch ein Teilnahme-Management angeboten, sowie die Option, Dokumentationen und Nachweise zu erstellen. Dies ist im Rahmen von rechtlich-regulatorischen Mitarbeiterschulungen besonders wichtig. Im Arbeitsschutz sind Unternehmen beispielsweise durch das Gesetz verpflichtet, Nachweise rechtssicher für die notwendigen Sicherheitsunterweisungen zu erbringen. Ein LMS sollte so ausgewählt werden, dass dies komfortabel über die Lernadministration möglich ist.

Wie funktioniert ein LMS?

Jedes LMS, ob intern oder extern, verfügt über typische Grundfunktionen. Dazu zählen beispielsweise:

  • Benutzerportal;
  • Terminierungsfunktion; 
  • Speicherfunktion;
  • Dokumentation;
  • Nachweisfunktion;
  • Teilnahme-Management;
  • Datenverwaltung;
  • Benutzerverwaltung;
  • Kommunikationsfunktion und
  • Kalender.

Teilnehmende können sich über das jeweilige LMS in ihr Profil einloggen, das im Vorfeld auf Administrator-Ebene eingerichtet wurde. Sie rufen das LMS entweder online auf (für den Fall, dass es sich um eine Onlineplattform handelt) oder starten das LMS als interne Anwendung. Im persönlichen Bereich werden daraufhin die Lerninhalte abgebildet, die für die Teilnehmenden vorgesehen sind und die sie über das LMS absolvieren können. 

Wichtig, aber noch lange nicht selbstverständlich, ist die notwendige Barrierefreiheit von LMS. Dies gilt ganz besonders für den Fall, dass Lerninhalte auch multilingual angeboten werden. Besonders relevant ist das für Unternehmen und Organisationen mit internationaler Ausrichtung. Im Rahmen einer breiten und nachhaltigen Anwendbarkeit ist es hier unverzichtbar, dass das LMS auch die Möglichkeit der Sprachwahl bietet und kulturelle Besonderheiten berücksichtigt. 

lawpilots schult Ihre Belegschaft in den Bereichen Datenschutz, Compliance, IT-Sicherheit und Arbeitsschutz – auch mehrsprachig. Die Online-Schulungen sind in über 30 Sprach- und Länderversionen erhältlich, die auch über den europäischen Sprachraum hinausgehen und durch die Zusammenarbeit mit Anwaltskanzleien und Lernpsycholog:innen sowohl an das aktuelle und einschlägige Recht angepasst sind, als auch motivierend und nachhaltig auf Ihre Mitarbeitenden wirken. 

Welchen Vorteil bietet die Nutzung eines LMS bei rechtlich-regulatorischen Mitarbeiterschulungen?

Die Nutzung eines LMS in Unternehmen und Organisationen bietet zahlreiche Vorteile.

Wir zeigen, welche drei Aspekte eine relevante Rolle spielen:

1. Zentrale Ablage für Lerninhalte

Über ein LMS ist es möglich, Mitarbeitende auch bereichsübergreifend mit aktuellen und gleichen Lerninhalten zu schulen. Dies gilt vor allem dort, wo sich Lernmaterialien nicht von Abteilung zu Abteilung unterscheiden, sondern Inhalte identisch sind. Achtung: Je nach Tätigkeitsbereich können einzelne Aspekte voneinander abweichen. Das gilt zum Beispiel für Fragestellungen aus dem Bereich Datenschutz, der im Personalwesen andere Schwerpunkte aufweist als im Marketing. Über ein LMS besteht aber die Möglichkeit, auch in diesen Fällen individuell und passend Lerninhalte zuzuweisen.

2. Transparenz bei Lernerfolgen und beim Lernfortschritt

Ebenfalls vorteilhaft erweist sich bei der Nutzung eines LMS die transparente Darstellung von Lernerfolgen. Dies ist besonders wichtig, wenn es um die Automatisierung von Lernprozessen und die Entlastung des Unternehmens in Bezug auf die Planung und Durchführung von Schulungen geht. Werden Lernmaterialien und Schulungsinhalte über das LMS verteilt, kann das Unternehmen auch nachverfolgen, wie weit Mitarbeitende mit den Schulungen sind und wer aus der Belegschaft bereits ein E-Learning beendet hat.

3. Motivation zum Lernen

Herkömmliche Schulungsmaßnahmen sind in der Regel durch den Einsatz von Frontalunterricht geprägt. Dieser gilt Studien zufolge nicht als zukunftsfähig und weist erhebliche Schwächen auf, wenn es darum geht, Lernende nachhaltig zu motivieren. Das liegt vor allem daran, dass Präsenzschulungen nicht auf die individuellen Unterschiede der Teilnehmenden eingehen. Auch Ihre Belegschaft zeichnet sich durch ganz unterschiedliche Bedürfnisse aus, wenn es ums Lernen geht. Einige Ihrer Mitarbeitenden möchten vielleicht gerne das gesamte Wissen auf einmal durcharbeiten; andere Mitarbeitende lernen eventuell besser, indem sie sich jeweils auf einen Abschnitt oder ein Kapitel eines Themas konzentrieren.

Ein LMS bietet aufgrund der hohen Flexibilität die Möglichkeit, Schulungen so anzubieten, dass die Lernenden in ihrem eigenen individuellen Tempo die Inhalte durcharbeiten. Pausen sind genauso möglich, wie die Fortsetzung zu einem anderen Zeitpunkt. Mitarbeitende werden somit deutlich besser motiviert als bei Präsenzmaßnahmen. Ebenfalls ist der Einsatz eines LMS so flexibel, dass Lernende die angebotenen Schulungen auch an die persönliche Situation anpassen können: Nicht jede Person kann beispielsweise frühmorgens gut lernen und würde für eine Schulung viel lieber den späten Nachmittag nutzen.

Mit steigender Flexibilität steigt auch die Motivation der Lernenden. Sie können Wissenslücken individuell angepasst schließen und werden außerdem aktiv in den Lernprozess miteinbezogen.

Externes oder internes LMS: Was sind die Unterschiede?

Grundsätzlich stehen Unternehmen und Organisationen vor der Wahl, ob sie für Schulungen zu rechtlich-regulatorischen Themen ein externes oder ein internes LMS nutzen wollen. Bei der Entscheidung hilft ein Blick auf die Unterschiede, die wir in der folgenden Tabelle für Sie zusammengefasst haben.

Übersicht: Was ist für die Schulung von rechtlich-regulatorischen Themen besser geeignet?

externes LMSinternes LMS
In der Regel ist ein externes LMS vergleichsweise kostengünstiger  als der Erwerb und die Installation eines internen LMS: Installation und Inbetriebnahme werden anbieterseitig übernommen, was auch für technische Fragen und die Übernahme des Supports gilt.Hohe Kosten durch Erwerb der notwendigen Software und Inanspruchnahme von zeitlichen Ressourcen bei der Erstinstallation und Inbetriebnahme des internen LMS.
Unternehmen haben nur Kontrolle über die von ihnen gebuchten / gekauften E-Learnings und Lerninhalte.Unternehmen haben volle Kontrolle über das von ihnen gewählte System. Dadurch ist es möglich, das gesamte Interface an das Unternehmensdesign anzupassen.
Lerninhalte stehen sofort zur Verfügung und müssen nicht erst integriert werden.Lerninhalte müssen entweder selbst erstellt oder nach Kauf selbstständig in das interne LMS integriert werden.
Updates, Änderungen bzw. Erweiterungen und Modifizierungen der E-Learnings werden anbieterseitig eingepflegt.Das Einpflegen von Updates muss durch das Unternehmen angestoßen werden, sobald Anbieter:innen ein Update anbieten.
Es können meist nur E-Learnings und Lerninhalte der Anbieter:innen oder deren Partner:innen über das LMS genutzt werden.Es können jederzeit eigene E-Learnings und E-Learnings verschiedener Anbieter:innen eingepflegt und genutzt werden.

Losgelöst von der Frage „externes oder internes LMS?” ist entscheidend, dass besonders Schulungen zu rechtlich-regulatorischen Themen jederzeit dem aktuellen Stand der gesetzlichen Vorgaben entsprechen müssen. Nur so ist es möglich, Verstöße und Strafen zu verhindern. Daher muss man bei einem internen LMS selbstständig an regelmäßige Updates denken, um immer auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

Wie funktionieren die E-Learnings von lawpilots im rechtlich-regulatorischen Bereich?

Sowohl interne als auch externe LMS eignen sich hervorragend, um mit lawpilots digitale Lernformate im rechtlich-regulatorischen Bereich in Unternehmen und Organisationen zu schulen. Sie eröffnen eine innovative Lernwelt und sorgen dafür, dass Mitarbeitende nachhaltig, individuell und prägnant in Bezug auf die rechtlich-regulatorischen Herausforderungen der modernen Arbeitswelt sensibilisiert werden.

lawpilots ist Marktführer in E-Learnings zu rechtlich-regulatorischen Themen und schult Ihre Belegschaft zu Fragen aus den Bereichen Datenschutz, Compliance, Informationssicherheit und Arbeitsschutz. Die E-Learnings eignen sich für alle Mitarbeitenden und qualifizieren Ihre Beschäftigten über jede Hierarchieebene hinweg mit einem ausgewogenen Mix aus Infografiken, Experteninterviews, Storytelling, Praxisbeispielen, Erklärvideos und Gamification. Die E-Learnings werden gemeinsam mit anerkannten Rechtsanwält:innen und Lernpsycholog:innen entwickelt und regelmäßig upgedatet. So ist Ihr Unternehmen garantiert immer am aktuellsten rechtlichen Stand.

Wie werden die Online-Schulungen von lawpilots technisch im LMS eingesetzt?

Die Nutzung von E-Learnings funktioniert bei lawpilots sowohl über ein internes LMS als auch über die Nutzung der lawpilots Onlineplattform:

  • Internes LMS: Mit TinCAN/xAPI, AICCoder SCORM-Dateien werden lawpilots E-Learnings schnell und einfach in Ihr unternehmensinternes LMS geladen und können dort von Ihren Mitarbeitenden abgerufen und durchgeführt werden. 
  • lawpilots Onlineplattform: Sie haben kein eigenes LMS? Dann können die Lerninhalte ganz einfach als Anwendung auf der lawpilots Onlineplattform genutzt werden. Die zu schulenden Beschäftigten müssen dafür lediglich im System hinterlegt werden und schon erhalten sie eine Einladung per E-Mail und können die E-Learnings jederzeit und auf jedem Endgerät nutzen.

Fazit: LMS für Mitarbeiterschulungen im rechtlich-regulatorischen Bereich – so setzen Sie Online-Schulungen im Arbeitsalltag ein!

Losgelöst von der Wahl zwischen externem und internem LMS gilt: Nicht nur im rechtlich-regulatorischen Bereich, auch in allen anderen Bereichen sind Unternehmen gefragt, wenn es um die Planung und Durchführung von Schulungsprozessen für die eigene Belegschaft geht. Umso wichtiger ist es in diesem Zusammenhang, dass ein Schulungsjahr optimal geplant wird. In unserem kostenlosen Whitepaper „5 Tipps für ein erfolgreiches Schulungsjahr im Unternehmen“ erhalten Sie wertvolle Empfehlungen für die erfolgreiche Planung von Mitarbeiterschulungen. So gelingt die effizienten Umsetzung gesetzlicher Anforderungen unter Nutzung der technischen Gegebenheiten auf jeden Fall

Ob Sie sich bei der Schulung Ihrer Belegschaft für ein externes oder internes LMS entscheiden, hängt maßgeblich von den individuellen Anforderungen ab. Beide Möglichkeiten zeigen Vor-, aber auch Nachteile.

Die E-Learnings von lawpilots lassen sich sowohl in Ihr internes LMS einbinden als auch über die lawpilots Onlineplattform durchführen. Mit lawpilots E-Learnings ist Ihre Belegschaftim rechtlich-regulatorischen Bereich nachhaltig für den Arbeitsalltag und die damit verbundenen Herausforderungen gewappnet und bietet Ihrem Unternehmen so einen wirksamen Schutz vor Bußgeldern und Sanktionen.

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26. August 2022
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