Datenschutz-in-der-Verwaltung
21. Januar 2022

Datenschutz in der Verwaltung: Das sollten Mitarbeitende wissen!

Auch im öffentlichen Sektor ist die Digitalisierung von großer Bedeutung. Hierbei geht es vor allem darum, die Verwaltung bis in die Kommunen zu digitalisieren. Das erfordert auch die Zuführung der entsprechenden Strukturen. Besondere Relevanz kommt dabei dem Datenschutz in der Verwaltung und dem Aspekt der Informationssicherheit zu.

Inhalt

Digitalisierung und Datenschutz in der Verwaltung

Es wird ernst mit der viel zitierten und oft geforderten Digitalisierung der Verwaltung. Dem IT-Planungsrat zufolge kommt die Umsetzung von „Digitale Verwaltung 2020″ gut voran. Dabei handelt es sich um ein Programm der Bundesregierung zur Digitalisierung der Verwaltung bin in die Kommunen. Dazu gehören auch die jeweiligen Strukturen. Erste Erfolge sind bereits zu verzeichnen. So sind mittlerweile sind schon Prototypen und Referenzprozesse aus mehreren Projekten hervorgegangen. Dazu gehören die Programme „Einwohnerwesen“, „Einfach Leistungen für Eltern“, „iKfZ“, „Gewerbeanmeldung“ und „E-Rechnung“.

Warum ist die Digitalisierung der Verwaltung so wichtig?

Ein Blick über die Grenzen Deutschlands hinaus zeigt es deutlich. Für die Digitalisierung der Verwaltung ist es höchste Zeit. Immerhin rangiert Deutschland auf dem sogenannten Digitalisierungsindex der europäischen Verwaltungen ganz unten. Im Gegensatz zu Ländern wie Estland und Finnland ist Deutschland damit weit abgeschlagen. Dabei ist eine digitale Verwaltung nicht nur für Bürger:innen von Vorteil. Auch den Mitarbeitenden bieten sich so messbare Chancen. Sie sorgen dafür, dass Verwaltungsaufgaben und -vorgänge einfacher werden. Gleichzeitig werden sie so aber auch schneller und unkomplizierter und sind mit weniger Aufwand für Angestellte und Sachbearbeiter:innen verbunden.

„Digitale Verwaltung 2020″: Das steckt dahinter

Um die Digitalisierung in der Verwaltung voranzubringen und den Nachholbedarf zu stillen, wurde von der Bundesregierung das Programm „Digitale Verwaltung 2020″ ins Leben gerufen. Es beinhaltet die digitale Verwaltungsarbeit auf Bundes- und Kommunalebene. Ebenfalls Inhalt ist die Möglichkeit zu digitalen staatlichen Dienstleistungen für Bürger:innen und Unternehmen. 

Dazu gehört auch das Onlinezugangsgesetz (kurz: OZG). Bund und Länder müssen bis spätestens 2022 Verwaltungsleistungen auch elektronisch über entsprechende Portale zur Verfügung zu stellen. Die Umsetzung der Portale muss nach Maßgabe des Gesetzgebers bis 2022 abgeschlossen sein.

Was sind die besonderen Herausforderungen der digitalen Verwaltung?

Gerade in der Verwaltung zieht die Digitalisierung große Herausforderungen nach sich. So ist zum einen die föderale Struktur der Verwaltung eine Hürde, zum anderen aber auch die geographischen Rahmenbedingungen. Statistisch gesehen leben rund 70 % der Bevölkerung im ländlichen Raum. So kommt der Digitalisierung von Landkreisen und kleinen Kommunen ein besonderer Stellenwert zu.

Eine große Herausforderung ist dabei der Datenschutz in der Verwaltung und die Informationssicherheit. Hier spielen zum einen die bürokratischen Strukturen der Verwaltung eine Rolle. Ebenfalls relevant ist die Stellung als staatliche Institution. Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO) sieht vor, dass Beauftragte in den Behörden dazu beitragen, die gesetzlichen Anforderungen für den Datenschutz zu erfüllen. Ihnen kommt also eine besondere Funktion zu bei der Aufgabe, Datenschutz zu etablieren und zu standardisieren. Die Verantwortung für die Informationssicherheit liegt dabei in der Regel bei einem Team aus Bürgermeister:in, Hauptamts- und IT-Leiter:in sowie dem/der bestellten Datenschutzbeauftragte:n.

Wie funktioniert die praktische Umsetzung?

Das besondere Augenmerk auf den Bereichen Datenschutz und Informationssicherheit macht es notwendig, dass Mitarbeitende umfassend geschult werden. So wird das Thema Datenschutz in der Verwaltung oft als lästige Pflichtaufgabe angepriesen, die keine Begeisterung auslöst. Das muss nicht sein und lässt sich beispielsweise durch Online-Schulungen auch unterhaltsam durchführen. Aufgrund der vielfältigen medialen Ausgestaltung haben sich insbesondere E-Learnings als lehrreich und kurzweilig erwiesen. So kommen hier Videos, Infografiken, Praxisbeispiele sowie Gamification zum Einsatz. Die Teilnehmenden können die Online-Schulungen unabhängig voneinander absolvieren und auch beliebig pausieren. So ergibt sich die Möglichkeit einer flexiblen und abwechslungsreichen Schulung. Zudem leisten sie einen positiven Beitrag zum Klimaschutz. Aufgrund der Inhouse-Durchführung fallen nämlich keine Wege und so auch keine Emissionen an. Die Online-Schulungen sind schließlich auch zertifiziert und somit geeignet für den gesetzlichen Nachweis der Weiterbildung für Mitarbeitende.

lawpilots stellt zu diesem Thema Schulungen in verschiedenen Sprachen zur Verfügung. Diese orientieren sich an den speziellen Erfordernissen der Anwender:innen. So ist es möglich, alle Mitarbeitende nachhaltig und umfassend zu qualifizieren. Zur Verfügung stehen beim Thema Datenschutz individuell ausgerichtete Schulungen für Mitarbeitende, die zum Beispiel auch speziell auf den Bereich Öffentliche Einrichtungen zugeschnitten sind. Im Bereich Personalwesen bzw. für Führungskräfte ganz allgemein ist das Thema Datenschutz auch abseits von Behörden ebenfalls von großer Bedeutung. Genauso geeignete Schulungen stehen hier ebenfalls zur Verfügung. Sie erweitern aktiv das Bewusstsein von Mitarbeitenden und sensibilisieren so für den Arbeitsalltag und den Umgang mit personenbezogenen Daten.

Warum ist der Datenschutz in der Verwaltung besonders wichtig?

Das Thema Datenschutz nimmt in der verwaltungsrechtlichen Arbeit einen hohen Stellenwert ein. Das liegt daran, dass Behörden regelmäßig per Gesetz berechtigt sind, personenbezogene Daten im Sinne von Artikel 4 DSGVO zu erheben. Voraussetzung dafür ist aber immer das Merkmal der Erforderlichkeit. So sind gerade die Vielzahl und die Art der personenbezogenen Daten, die in der Verwaltung gesammelt werden, von Bedeutung. Hierzu gehören nicht nur Stammdaten wie Name, Adresse und Wohnort, sondern oft auch Informationen über Ordnungswidrigkeiten, Straftaten und Vergehen. Klar ist, dass diese Daten so gut wie möglich geschützt werden müssen.

Welche Rolle haben behördliche Datenschutzbeauftragte?

Die Bedeutung des Datenschutzes und der Informationssicherheit in der Verwaltung hat auch der europäische Gesetzgeber erkannt. Er sieht für alle öffentlichen Stellen eine:n Datenschutzbeauftragte:n vor. Dies ergibt sich aus Art. 37 Abs. (1) DSGVO. In den Aufgabenbereich fällt vor allem die Überwachung der Einhaltung von datenschutzrechtlichen Vorgaben. Ebenfalls in diesen Bereich fällt die Unterrichtung und Beratung aller Verantwortlichen und der Beschäftigten. 

Der Fokus des/der behördlichen Datenschutzbeauftragten liegt klar auf den unterstützenden und beratenden Tätigkeiten im Verwaltungsalltag. Nur durch die Expertise und Sensibilisierung der Beschäftigten ist sichergestellt, dass der Datenschutz in der Verwaltung so auch wirklich gewährleistet wird. Als Aufgabe der Mitarbeitenden ist so eine entsprechende Schulung durch den Dienstherrn unverzichtbar.

Mit den Online-Schulungen von lawpilots bietet sich für Verwaltungsbehörden die Möglichkeit, allen Mitarbeitenden die wichtigsten Grundlagen zum Thema Datenschutz und Informationssicherheit zu vermitteln. Die lawpilots Online-Schulung „Datenschutz für öffentliche Einrichtungen” ist genau auf die Anforderungen im öffentlichen Dienst abgestimmt. Sie qualifiziert die Belegschaft Ihrer Organisation für den sicheren und rechtskonformen Umgang mit Daten jeder Art.

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