Compliance-konforme Weihnachtszeit: Was bei Geschenken und Einladungen beachtet werden sollte

Weihnachten – zur Zeit der Besinnung locken nicht nur Weihnachtsmärkte und Plätzchen, sondern auch unterschiedliche Einladungen und Geschenke. Diverse Teilnahmen an Aktionen und Events, die auf postalischem oder elektronischem Wege ins Postfach flattern, fordern oft die Preisgabe von persönlichen Daten.

Viele Firmen nutzen die festliche Saison gezielt, um an Kundendaten zu gelangen. Dabei sind jedoch datenschutzrechtliche Einschränkungen und besondere Compliance-Vorschriften von Bedeutung, die Organisationen, Unternehmen und öffentliche Einrichtungen nicht ignorieren sollten. Seit Mai 2018 gilt die DSGVO. Die Bußgelder bei Verstößen werden nicht niedriger, – im Gegenteil, sie erhöhen sich. Ähnlich sieht es bei Compliance-Verstößen aus.

Im Folgenden wird erklärt, was beim Versand von Newslettern, Gewinnspielaktionen, Einladungen und bei Geschenken beachtet werden muss.

Die Verwendung der Daten unterliegt der DSGVO.

Diese schreibt vor: liegt keine gewünschte, datenschutzrechtlich gültige Einwilligungserklärung des potentiellen Kunden vor, dürfen keine Maßnahmen zur Kontaktaufnahme durchgeführt werden. Dies gilt besonders für Newsletter, Werbeinformationen oder andere Aktionen der Kontaktaufnahme über E-Mail, SMS, Social Media oder auf postalischem Weg. Die Einwilligungserklärung des Kunden muss sich genau darauf beziehen, in welcher Art und Weise (Form/Inhalt) mit dem potentiellen Kunden in Kontakt getreten wird.

Zu beachten ist das hier geltende Koppelungsverbot. Dieses Verbot fordert die Zustimmungen zur Verwendung der Daten. Ganz besonders wichtig ist dabei, dass der Kauf der Ware nicht auch gleichzeitig mit der Zustimmung zu einer Newsletter-Zusendung verknüpft werden darf.

Wenn Adressdaten benötigt werden, kann bei postalischem Versand ein Zukauf von Adressdaten sinnvoll sein.

Dies bedeutet: Adressdaten von Unternehmen, die offiziell aus dem Internet oder dem Telefonbuch zu entnehmen sind, dürfen zur Kontaktaufnahme verwendet werden. Die Quelle des Adressenkaufs ist jedoch ausschlaggebend. Wichtig ist, dass diese Firmen DSGVO-konform an die Adressen gelangt sind. Selbst wenn eine Einwilligungserklärung für eine werbliche Online-Kontaktaufnahme vorliegt, ist nicht automatisch eingeschlossen, dass Nachtelefonieren erlaubt ist. Wenn es sich um Werbeaktionen handelt, ist hierzu eine Einwilligungserklärung des Kunden notwendig.

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In Bezug auf das Sammeln von Daten stellen sich diese Fragen natürlich auch im Zusammenhang mit Gewinnspielen.

Diese werden nicht zu selten überhaupt erst genutzt, um an Kundendaten zu gelangen, sondern auch um Neukunden anzusprechen. Unproblematisch sind Gewinnspiele immer dann, wenn sie kostenfrei sind, wenn keine Kaufpflicht herrscht und keine Kommunikation über teure Hotline Nummern erfolgt. Die Teilnahmebedingungen müssen bei Gewinnspielen genau eingehalten werden. Wichtig ist zu definieren, um was es sich bei dem Gewinn handelt, wie die Gewinner ermittelt und verständigt werden. Klar hervorgehen muss auch, was gemacht werden muss, um am Gewinnspiel teilzunehmen und wann das Gewinnspiel endet.

Beachtet werden sollten auch besondere Compliance-Vorschriften.

Zur Weihnachtszeit liegt es nahe einem guten Geschäftspartner für die Zusammenarbeit zu danken. Unternehmen müssen dabei genaue Vorgaben einhalten, wenn sie Geschenke an Geschäftspartner versenden aber auch, wenn sie selbst welche annehmen. Mit diesen Regeln können Probleme mit Compliance-Vorschriften vermieden werden:

• Die Beteiligten sollten stets unabhängig bleiben. Geschenke und andere Vorteile dürfen keine bestechende Wirkung haben.
• Mitarbeiter sollten ihre Arbeitgeber informieren, wenn Sie Vorteile angeboten bekommen, gerade wenn sie diese regelmäßig erhalten. Im Zweifelsfall sollte der Mitarbeiter ablehnen.
• Vorteile sollten angemessen sein. Bei Amtsträgern herrscht besondere Vorsicht! Auch kulturelle Besonderheiten sollten beachtet werden.

Diese Tipps bringen Sie sicher durch die vorweihnachtliche Zeit. Damit Unternehmen das ganze Jahr compliant arbeiten und abgesichert sind, haben wir von lawpilots Online-Schulungen zu allen wichtigen Themen erstellt, in denen Mitarbeiter geschult werden sollten.

Mehr zu dem Thema Compliance in Unternehmen finden Sie hier.

Wir wünschen eine angenehme Zeit, ein schönes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch in das neue Jahr 2020.

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Inhaltsangabe

• Die Verwendung der Daten unterliegt der DSGVO.
• Wenn Adressdaten benötigt werden, kann bei postalischem Versand ein Zukauf von Adressdaten sinnvoll sein.
• In Bezug auf das Sammeln von Daten stellen sich diese Fragen natürlich auch im Zusammenhang mit Gewinnspielen.
• Beachtet werden sollten auch besondere Compliance-Vorschriften.