Hnweisgeberschutz und Whistleblowing
6. Oktober 2021

Hinweisgebersysteme und Whistleblower

Whistleblowing und Hinweisgeberschutz

Über den Autor

Dr. Christian Pelz ist seit 1995 auf dem Gebiet des Wirtschafts- und Steuerstrafrechts tätig. Er verteidigt Unternehmen und Führungskräfte in Straf- und Bußgeldverfahren vor deutschen und ausländischen Ermittlungs- und Aufsichtsbehörden. Er berät Unternehmen in allen Compliance-Themen, insbesondere der Einführung von Compliance Management Systemen, Richtlinien und Anweisungen, der Ausgestaltung von Prozessen und in laufenden Compliance-Fragen. Er besitzt große Erfahrung in der Durchführung von internen Untersuchungen im In- und Ausland und der Aufklärung von Verdachtsfällen.

Christian Pelz ist Honorarprofessor für Strafrecht an der Universität Augsburg und als Autor zahlreicher Veröffentlichungen zu strafrechtlichen und Compliance-Themen hervorgetreten.

In nahezu allen Verhaltens- oder Ethikrichtlinien bzw. in nahezu jedem Code of Conduct findet sich eine Aufforderung oder gar eine Verpflichtung, Verstöße zu melden. Viele Unternehmen haben hierfür besondere Meldekanäle eingerichtet, im einfachsten Fall an die Führungskraft, die Compliance-Abteilung oder an eine Ombudsstelle. Oftmals werden auch aufwändigere technische Tools angeboten, die eine offene oder anonyme Kommunikation ermöglichen. 

Von der Kür zur Pflicht

Soweit Meldekanäle nicht ohnehin für bestimmte Bereiche oder Branchen vorgeschrieben waren, entsprach es bislang doch einer Best Practice, dass Unternehmen konzernweit derartige Hinweisgebersysteme einrichten und vorhalten, natürlich unter Einhaltung der jeweiligen nationalen Datenschutzbestimmungen. Die EU-Whistleblower-Richtlinie verpflichtet nunmehr Unternehmen mit mehr als 50 Arbeitnehmer:innen, interne Meldewege und Verfahren für interne Meldungen einzuführen (Hinweisgebersysteme). Zwar ist die EU-Whistleblower-Richtlinie noch nicht in deutsches Recht umgesetzt, allerdings endet die Umsetzungsfrist am 17.12.2021, sodass sich Unternehmen darauf einstellen müssen, rasch derartige Hinweisgebersysteme sowie Verfahren zum Umgang mit erhaltenen Hinweisen implementieren zu müssen.

Hinweisgebersysteme  und Whitsleblowing

Whistleblowing und Hinweisgebersysteme: Denunziation oder Hilfestellung?

Unternehmen haben ein natürliches Interesse daran, zu erfahren, ob es Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder interne Regelwerke gibt. Je früher Verstöße entdeckt werden, desto schneller können Abhilfemaßnahmen eingeleitet und weitere Verstöße unterbunden werden und desto geringer sind finanzielle und Reputationsrisiken. 

Interne Hinweisgebersysteme sollen daneben einen Anreiz schaffen, zunächst eine interne Lösung herbeizuführen und auf eine Meldung an externe Stellen wie Aufsichtsbehörden, Strafverfolgungsbehörden oder die Öffentlichkeit zu verzichten. Denn der Staat soll bestimmte Behörden bestimmen, bei denen Mitarbeiter:innen aber auch Bürger:innen externe Meldungen über Verstöße machen können. Von daher liegt es auch im ureigensten Interesse von Unternehmen, Mitarbeiter:innen dazu zu motivieren, zunächst interne Meldekanäle zu benutzen. Von daher ist es für Unternehmen von besonderer Wichtigkeit, ein Umfeld zu schaffen, in dem Mitarbeiter:innen, aber auch Geschäftspartner:innen bereit sind, sich dem Unternehmen gegenüber zu öffnen. Dies setzt eine Unternehmenskultur voraus, deren Werte von der Belegschaft geteilt werden und die vor allem von der Belegschaft als glaubwürdig wahrgenommen werden. Eine offene und ehrliche Kommunikation zwischen Unternehmensleitung und Belegschaft ist daher Grundvoraussetzung für ein Gelingen. 

Der Großteil aller Beschäftigten ist loyal zum Unternehmen und fühlt sich diesem und den Unternehmenszielen verbunden. Meldungen von Fehlverhalten ist kein Verpetzen oder Anschwärzen, sondern Ausdruck einer Kraft zur Selbstvergewisserung und Selbstreinigung: Verhaltensweisen, die den Unternehmenszielen und dem Unternehmensinteresse widersprechen, müssen erkannt und abgestellt werden, je früher, desto besser. Dies sichert langfristig den wirtschaftlichen Erfolg, das Ansehen des Unternehmens bei Mitarbeiter:innen, Kund:innen und der Öffentlichkeit.

Anforderungen an Verfahren

Die EU-Whistleblower-Richtlinie beschreibt bestimmte Grundanforderungen an Meldekanäle und den Umgang mit eingehenden Meldungen. So müssen verschiedene Zugangsmöglichkeiten zu der Meldestelle bestehen. Meldungen sollen schriftlich, telefonisch, online oder durch persönliche Zusammenkunft möglich sein. Den Meldenden ist innerhalb von sieben Tage eine Eingangsbestätigung zu übermitteln. Meldungen dürfen nicht nur archiviert werden, vielmehr sind Unternehmen verpflichtet, solchen Meldungen auch nachzugehen und diese zu prüfen. Spätestens nach drei Monaten ist den Meldenden eine Rückmeldung über die getroffenen Maßnahmen zu geben. Über Einzelheiten der gewonnenen Erkenntnisse müssen Meldende zwar nicht unterrichtet werden. Eine klare und kluge Feedback-Kultur, insbesondere auch Transparenz bei den Ergebnissen von Meldungen, werden dazu beitragen, die Bereitschaft zur Meldung von Verstößen zu steigern und gleichzeitig ein Bewusstsein dafür zu schaffen, welche Verhaltensweisen einen Compliance-Verstoß darstellen und welche nicht. Alle getroffenen Maßnahmen sind vom Unternehmen umfassend zu dokumentieren.

Hinweisgeber Schutz und Schutz von Whistleblowern

Schutz der Whistleblower

Unternehmen sind verpflichtet, die Meldenden umfassend zu schützen. So müssen sie Vorkehrungen zur Wahrung der Vertraulichkeit der Meldenden treffen. Die Schaffung anonymer Meldewege ist eine Möglichkeit, allerdings nicht zwingend vorgeschrieben und auch nicht die einzige. Insbesondere ist sie oft mit dem Nachteil verbunden, dass eine Kommunikation mit den Meldenden, insbesondere bei Rückfragen nur schwierig möglich ist. Im Rahmen der Bearbeitung der Meldungen und von Berichten an die Geschäftsleitung oder andere Stellen muss sichergestellt werden, dass die Namen der Meldenden nicht bekannt werden und die Meldenden auch nicht durch sonstige Umstände identifizierbar sind. Zudem ist zu gewährleisten, dass den Meldenden aufgrund der Meldung kein Nachteil entsteht, weder durch die Geschäftsleitung noch durch Vergeltungsmaßnahmen seitens der Kolleg:innen. Dies gilt freilich nur für Meldungen, die im guten Glauben abgegeben werden, nicht hingegen im Fall bewusst unwahrer oder grob fahrlässiger Meldungen. Von einer groben Fahrlässigkeit wird aber nur dann ausgegangen werden können, wenn es den Meldenden leicht und einfach möglich gewesen wäre, die Richtigkeit eines gemeldeten Umstandes zu prüfen und sie dies außer Acht gelassen haben. Keine grobe Fahrlässigkeit liegt vor, wenn die Meldenden bei ihrer Meldung beschreiben, ob und gegebenenfalls welche Überprüfungen sie selbst vorgenommen haben. Leitet das Unternehmen Schritte gegen Meldende ein, obliegt ihm die Beweislast dafür, dass diese Maßnahmen in keinerlei Zusammenhang mit einer Meldung stehen. 

Fazit

Whistleblowing kann eine wertvolle Informationsquelle sein, um Compliance in einem Unternehmen sicherzustellen. Dies erfordert aber eine intensive Kommunikation zwischen Unternehmen und Belegschaft und eine glaubwürdige Vermittlung der Botschaft, dass die Mitwirkung aller hierzu tatsächlich erwünscht ist. Dies umfasst die Unterrichtung und Schulung der Mitarbeiter:innen über vorhandene Hinweisgebersysteme und die Nutzung dieser Kanäle ebenso wie Trainings derjenigen, die eingehende Meldungen zu bearbeiten und Rückmeldung zu geben haben. Schulung und Kommunikation sind wesentliche Erfolgsfaktoren für dauerhafte Compliance und werden es bleiben.

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