Hinweisgebersystem
25. Februar 2022

Whistleblowing: So sorgen Unternehmen für ein funktionierendes Hinweisgebersystem

Durch ein Hinweisgebersystem kommen Unternehmen ihrer Pflicht zur Compliance nach. Die EU-Gesetzgebung verpflichtet durch die EU-Whistleblower-Richtlinie die europäischen Partner dazu, in nationalen Gesetzen den Schutz von Hinweisgeber:innen zu normieren. In Deutschland fehlt aktuell noch die Verabschiedung des Hinweisgeberschutzgesetzes. Unternehmen können sich aber schon jetzt auf die neue Gesetzeslage vorbereiten, indem sie ein funktionierendes Hinweisgebersystem einrichten.

Was versteht man unter einem Hinweisgebersystem?

Technisch ist ein Hinweisgebersystem ein System, das dem Gewinnen von Informationen dient. Es wird in Unternehmen und in der Verwaltung eingesetzt, um Mitarbeiter:innen bzw. Kontakten im professionellen Umfeld einen vertraulichen Kanal zur Kommunikation zu eröffnen. So ist es möglich, Missstände, Straftaten oder auch allgemein unethisches Verhalten zu melden. Einfacher formuliert ist ein Hinweisgebersystem also eine Plattform, die der Meldung von Regel- und Rechtsverstößen dient. Es kann sowohl digital als auch analog ausgestaltet sein. 

Das neue Hinweisgeberschutzgesetz schützt Whistleblower vor Repressalien und rechtlichen Nachteilen. Es ist die nationale Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie vom 16.12.2019 in Deutschland. Das Gesetz dient dem Schutz von Whistleblowern, sieht aber in diesem Zusammenhang auch für Hinweisgebersysteme bestimmte Bedingungen vor. Zu den zentralen Anforderungen zählt dabei zum Beispiel, dass die Vertraulichkeit in Bezug auf die Identität der Whistleblower gewährleistet sein muss. 

Wie kann ein Hinweisgebersystem im Unternehmen aussehen?

Hinweisgebersysteme sind Meldekanäle, über die Hinweisgeber:innen Hinweise auf Missstände und Fehlverhalten platzieren. Sie stehen als Whistleblower künftig unter dem Schutz des HinwGebSchG. Eine anonyme Meldung muss dabei grundsätzlich möglich sein. 

Auf welche Art und Weise ein Unternehmen das Hinweisgebersystem einrichtet, ist durch das Gesetz nicht vorgegeben. Dementsprechend kann der Meldekanal verschiedene Formen aufweisen.

  • telefonisch
  • schriftlich
  • persönlich
  • extern
  • digital

Warum ist ein Hinweisgebersystem so wichtig für die Compliance?

Das Thema Whistleblowing gehört zum Bereich der Compliance. Diese umfasst die verbindlichen Regeln für Unternehmen und Organisationen. Dazu gehören nicht nur gesetzliche Vorschriften, sondern auch branchen- oder unternehmensübliche Spielregeln. 

Verstöße gegen die Compliance können für das Unternehmen brisante Folgen haben. Dazu zählen nicht nur Bußgelder oder Sanktionen, sondern auch der Verlust von Image bzw. Reputation. Umso wichtiger ist es daher, das entsprechende Fehlverhalten so gut wie möglich zu vermeiden. Dort, wo es trotz aller Maßnahmen und Instrumente zur Verletzung der Compliance kommt, bietet ein Hinweisgebersystem die Möglichkeit, Missstände in einem geschützten Rahmen zur Sprache zu bringen und Whistleblower zu unterstützen.

Für das Unternehmen ergeben sich daraus gleich mehrere Vorteile:

  • Kritische Sachverhalte werden geschützt kommuniziert und dokumentiert, ohne Sorge vor Repressalien. 
  • Die Belegschaft kann aktiv daran mitwirken, dass die Compliance auf allen Hierarchieebenen gewahrt wird.
  • Das Unternehmen kommt den gesetzlichen Anforderungen aus dem HinwGebSchG nach.
  • Compliance Beauftragte minimieren langfristig das Risiko von Verstößen gegen die Compliance.
  • Die Einhaltung von Spielregeln und gesetzlichen Vorgaben bietet Schutz vor Rufschädigung und behördlichen Sanktionen. 

Damit wird deutlich: Hinweisgebersysteme sind aus unternehmerischer Sicht von großem Mehrwert. Die Einrichtung eines Meldesystems schafft hierfür die perfekten Rahmenbedingungen, die so direkt zu maximaler Compliance beitragen.

Was müssen Unternehmen bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems beachten?

Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems sollte im Unternehmen mit einer Schulung der Belegschaft einhergehen. Das Thema Whistleblowing ist als Bestandteil der Compliance häufig noch nicht aktiv im Bewusstsein von Mitarbeiter:innen und Beschäftigten verankert.

Es obliegt den Unternehmen, das Compliance-Bewusstsein von Mitarbeiter:innen nicht nur in Bezug auf ein Hinweisgebersystem zu schulen und zu sensibilisieren. Hierzu bieten sich aktive Grundlagen-Schulungen zur Compliance an. Durch die lawpilots Online-Schulung „Whistleblowing und Hinweisgeberschutz“ wird speziell das Thema Whistleblowing aufgegriffen und vertieft. Hier erfahren Ihre Mitarbeiter:innen mehr über die rechtliche Einordnung von Hinweisgeber:innen. Ebenfalls lernen Ihre Mitarbeiter:innen hier, wie Hinweise auf Compliance-Verstöße rechtskonform zur Sprache gebracht werden können. 

Führungskräfte und Entscheider können über das kostenlose lawpilots Whitepaper „Whistleblowing und Schutz von Hinweisgeber:innen“ ihr Unternehmen auf die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in Deutschland vorbereiten. Wichtig zu wissen: Die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in das HinwGebSchG gilt für Unternehmen schon ab einer Größe von 50 Mitarbeiter:innen.

Checkliste: Do’s und Don’ts rund um Hinweisgebersysteme

Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems ist für Unternehmen ab einer bestimmten Größe verpflichtend. Sie leisten damit einen Beitrag zur bestmöglichen Compliance und zu einer transparenten Unternehmenskultur. Dementsprechend ist Bestandteil eines solchen Systems, dass Hinweise auch anonym erfolgen können. 

Damit Ihr Unternehmen den gesetzlichen Vorgaben aus dem HinwGebSchG genügt, sind folgende Vorgaben zu beachten:

  • Ein Hinweisgebersystem besitzt idealerweise auch ein Case Management. Es legt fest, wer die Meldungen bearbeitet und die Hinweise verfolgt und überprüft. 
  • Beachten Sie bei der Einrichtung, dass eine anonyme Meldung möglich sein muss. Handelt es sich z.B. um ein telefonisches Meldesystem bzw. eine Hotline, stellen sich regelmäßig technische Fragen. Dazu zählt die durchgehende Erreichbarkeit aber auch die rechtssichere Dokumentation von Hinweisen.
  • Auch bei anderen Systemvarianten sind die technischen Voraussetzungen ausschlaggebend dafür, ob diese als Hinweisgebersystem taugen. 
  • Durch das Hinweisgebersystem gewinnt das Unternehmen einen direkten Nutzen. Dafür muss es aber den gesetzlichen Vorgaben genügen und den sicheren und anonymen Dialog mit den Hinweisgeber:innen erlauben.
  • Eine offene Kommunikationskultur trägt dazu bei, dass ein Hinweisgebersystem funktioniert. Das entsprechende Mindset wird in der Belegschaft über Schulungen geschaffen und vertieft. 

lawpilots ist Marktführer in E-Learnings zu rechtlich-regulatorischen Themen und schult Ihre Mitarbeitenden nicht nur zum Thema Compliance, sondern auch in anderen Bereichen. Durch unsere Online-Schulungen stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden Ihr Unternehmen aktiv vor Strafen und Imageschäden schützen. 

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