Compliance Manager in Unternehmen
12. November 2021

Compliance Manager: Darauf kommt es an!

Was sind die Aufgaben eines/einer Compliance Manager:in?

Der/die Compliance Manager:in eines Unternehmens ist dafür zuständig, dass alle gesetzlichen und regulatorischen Vorschriften sowie selbst auferlegten Anforderungen von den Mitarbeiter:innen und Vorgesetzten eingehalten werden. Auf diese Weise verringert er/sie das Risiko von Strafen, Bußgeldern, Risiken für Leib und Leben oder Imageschäden, die das Unternehmen zu tragen hätte.

Sowohl die Unternehmenskultur als auch die Öffentlichkeit haben zunehmend Einfluss auf die Anforderungen an das Compliance Management.

Wieso die Compliance-Kultur eines Unternehmens so wichtig ist

Die Compliance-Kultur eines Unternehmens steht in engem Zusammenhang mit den internen Werten, den Prinzipien, der Integrität und dem moralischen Handeln. Öffentliche Diskussionen der letzten Jahre haben gezeigt, dass die Bedeutung jener Einstellungen und Verhaltensweisen in der Gesellschaft wächst.

Kund:innen wählen vermehrt die Produkte der Organisation deren Werte ihnen geläufig sind. Während Führungskräfte aufgrund der Digitalisierung und neuen Strukturen im Unternehmen auf Vertrauen und Wertschätzung setzen müssen.

Die Kultur eines Unternehmens beeinflusst damit sowohl das externe als auch das interne Verhalten. Sie bietet Orientierung bei der Wahrnehmung, bei der Lösung von Problemen und der Entscheidungsfindung.

Traditionell ist das Compliance-Management-System vor allem von Gesetzen und Regularien geprägt (Legal Compliance). Mittlerweile gehen Fachleute davon aus, dass die Unternehmenskultur einen immensen Einfluss auf die Prävention von unternehmerischem Fehlverhalten hat (Integrity Management)

Hierzu sollte das Unternehmen über feste Werte verfügen, die das Handeln ihrer Mitarbeiter:innen maßgeblich beeinflussen. Dabei ist es wichtig, dass jene Werte nicht als endgültig und unveränderbar gelten, die Mitarbeiter:innen sich jedoch mit der moralischen Orientierung identifizieren können. Nur so kann eine intrinsische Motivation entstehen. Es ist von hoher Bedeutung, dass sowohl der/die Compliance Manager:in als auch andere Führungskräfte die Compliance Kultur vorleben.

Achtung: Die moralischen Grundwerte des Unternehmens sollten in jedem Fall mit der Unternehmensidentität übereinstimmen. Mögliche Widersprüche verringern die Wirksamkeit und erhöhen das Risiko von Compliance Verstößen.

Zur Orientierung der Definition der Grundwerte einer Unternehmenskultur können die Prinzipien des UN Global Compact oder die OECD-Leitsätze für internationale Unternehmen helfen.

Compliance Manager

Corporate Governance im Unternehmen

Jede große Organisation muss sich heutzutage mit dem Thema Compliance auseinandersetzen. Neben internationalen Vorgaben gibt es in Deutschland den Corporate Governance Kodex, ein auf Freiwilligkeit basierender Leitfaden zur Einhaltung der sowohl rechtlichen als auch internen Richtlinien.

Unter Corporate Governance werden alle Regeln und Gesetze an denen sich ein Unternehmen orientiert zusammengefasst. Auf dieser Basis kreiert der/die Compliance Manager:in Grundsätze, die es der Unternehmensführung erleichtern ihre Ziele zu erreichen und Bewertungen vorzunehmen. Auf diese Weise entstehen für das Unternehmen neben den gesetzlichen Vorschriften auch eigene Regelwerke. 

Corporate Governance soll neben der Zielerreichung auch für Transparenz im Unternehmen sorgen. Der Fokus liegt deshalb neben der Festlegung der Ziele, der Analyse der Strukturen und Prozesse und der Bewertung der Standards auch auf der Evaluation von Führungskräften und der generellen Unternehmenskommunikation.

Verhaltenssicherheit-durch-Code-of-Conduct-im-Unternehmen

Analysieren Sie Ihr Compliance Risiko – Checkliste

Um Risiken zu minimieren, müssen sie zunächst erkannt werden. Hierfür gibt es folgende Steuerelemente:

  1. Falls es noch keinen gibt, ernennen oder stellen Sie eine:n Compliance Manager:in ein, der sich verantwortlich für das Risiko-Management fühlt. Nur etwa 50 Prozent der deutschen Unternehmen verfügen über eine klare Aufgabenverteilung in diesem Bereich.
  2. Der/die Compliance Manager:in erstellt als erstes eine Gefährdungsanalyse in dem er/sie eine (digitale) Umfrage bei Ihren Mitarbeiter:innen durchführt.
  3. So bringen Sie in Erfahrung, welche Fehler im Unternehmensalltag passieren
  4. Fordern Sie Ihre Mitarbeiter:innen auf Ihnen Verbesserungsmaßnahmen zu nennen
  5. Lassen Sie von dem/der Compliance Manager:in eine konstruktive Diskussion zwischen Mitarbeiter:innen und Führungskräften führen. Ein Austausch an Wissen über Risikopotentiale und Kulturauffassungen.
  6. Lassen Sie von dem/der Compliance Manager:in Bewertungen durchführen über die juristischen Risiken Ihres Unternehmens im In- und Ausland
  7. Erstellen Sie mit Ihrem/Ihrer Compliance Manager:in eine Darstellung in Form einer Compliance-Matrix in der die einzelnen Betriebsabläufe daraufhin überprüft werden inwieweit die vorgegebenen Kriterien erfüllt worden sind.
  8. Bedenken Sie, dass es nicht nur um das Vermeiden von Risiken geht, sondern vor allem um die Reduzierung und ggf. um eine proaktive Reaktion.
 Risiko-Minimierung-mit-Code-of-Conduct-im-Unternehmen

Der richtige Umgang mit Compliance Risiken

Compliance ist ein Begriff, der sich stetig im Wandel befindet. Zurzeit sind es vor allem Rechtsprechungen im Bereich Datenschutz oder technischer Compliance, die neue Anforderungen an Unternehmen stellen. Während westliche Gesellschaften und Unternehmen häufig noch auf Beständigkeit und etablierte Routinen setzen, sind besonders asiatische Organisationen deutlich innovativer in der Anpassung ihrer Steuerelemente.

In Europa herrscht dabei ein gewisser Widerstand, der Veränderungsinitiativen häufig erst zulässt, wenn sie zu rechtlichen Vorschriften werden. In vielen japanischen Unternehmen hingegen besteht eine große Bereitschaft zum Wandel und wird häufig das Kaizen-Prinzip angewandt: Eine kontinuierliche Verbesserung aller Unternehmensfunktionen, einschließlich der Prozesse, Produkte und Dienstleistungen unter Einbeziehung aller Mitarbeiter:innen und Führungskräfte.

Ihr:e Compliance Manager:in sollte deshalb aufgrund der Ergebnisse der Umfrage und Matrix nicht nur Prozesse anpassen, sondern vor allem die Mitarbeiter:innen informieren und zu konkreten Maßnahmen greifen.

Eine einfache Lösung sind unsere Online-Compliance-Schulungen bei denen alle Mitarbeiter:innen und Führungskräfte Ihres Unternehmens die wichtigsten Grundsätze lernen. Je stärker das Wissen der Einzelnen ist, je tiefer die Unternehmenswerte verinnerlicht, desto höher wird der Schutz nach Außen vor möglichen Geldbußen oder Imageschäden sein. In unseren lawpilots Compliance-Schulungen lernen Ihre Mitarbeiter:innen flexibel und visuell aufbereitet die wichtigsten Grundlagen zum Umgang mit Interessenskonflikten, zur Prävention von Geldwäsche oder zu einem toleranten und stressfreien Miteinander.

Die Online-Schulung dauert nur 45 Minuten und wappnet Ihr Team erfolgreich und nachhaltig für den Arbeitsalltag. Sie wurde gemeinsam mit Rechtsexpert:innen entwickelt und lässt sich individuell auf Ihre Organisation anpassen, um das Compliance-Bewusstsein in Ihrer Organisation zu stärken. 

Das E-Learning ist in folgenden Formaten erhältlich:

  • Online
  • Scorm
  • TINCAN
  • Eigenes LMS

Mit lawpilots schulen Sie Ihre Belegschaft effizient und einfach in nur vier Schritten: 

  1. Kurscode verteilen
  2. Sprache auswählen
  3. Zertifikat erhalten
  4. Reporting ansehen

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Quellen

  • Brückner, L., Schäffer, U. (2021). Fünf Herausforderungen für das Risiko-Management. In Controlling & Management Review, 65.
  • Fitz, B., Günther, E. (2021). Changing Organizational Culture to Establish Sustainability. In Controlling & Management Review, 65.
  • Lange, J. (2021). Werteorientiere Führung in Theorie und Praxis. Konzepte – Studienergebnisse – Praxiseinblicke. Wiesbaden: Springer Gabler
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