Compliance Manager: Darauf kommt es an!
Was sind die Aufgaben eines/einer Compliance ManagerIn?
Der/die Compliance ManagerIn eines Unternehmens ist dafür zuständig, dass alle gesetzlichen und regulatorischen Vorschriften sowie selbst auferlegten Anforderungen von den MitarbeiterInnen und Vorgesetzten eingehalten werden. Auf diese Weise verringert er/sie das Risiko von Strafen, Bußgeldern, Risiken für Leib und Leben oder Imageschäden, die das Unternehmen zu tragen hätte.
Sowohl die Unternehmenskultur als auch die Öffentlichkeit haben zunehmend Einfluss auf die Anforderungen an das Compliance Management.
Wieso die Compliance-Kultur eines Unternehmens so wichtig ist
Die Compliance-Kultur eines Unternehmens steht in engem Zusammenhang mit den internen Werten, den Prinzipien, der Integrität und dem moralischen Handeln. Öffentliche Diskussionen der letzten Jahre haben gezeigt, dass die Bedeutung jener Einstellungen und Verhaltensweisen in der Gesellschaft wächst.
KundInnen wählen vermehrt die Produkte der Organisation deren Werte ihnen geläufig sind. Während Führungskräfte aufgrund der Digitalisierung und neuen Strukturen im Unternehmen auf Vertrauen und Wertschätzung setzen müssen.
Die Kultur eines Unternehmens beeinflusst damit sowohl das externe als auch das interne Verhalten. Sie bietet Orientierung bei der Wahrnehmung, bei der Lösung von Problemen und der Entscheidungsfindung.
Traditionell ist das Compliance-Management-System vor allem von Gesetzen und Regularien geprägt (Legal Compliance). Mittlerweile gehen Fachleute davon aus, dass die Unternehmenskultur einen immensen Einfluss auf die Prävention von unternehmerischem Fehlverhalten hat (Integrity Management)
Hierzu sollte das Unternehmen über feste Werte verfügen, die das Handeln ihrer MitarbeiterInnen maßgeblich beeinflussen. Dabei ist es wichtig, dass jene Werte nicht als endgültig und unveränderbar gelten, die MitarbeiterInnen sich jedoch mit der moralischen Orientierung identifizieren können. Nur so kann eine intrinsische Motivation entstehen. Es ist von hoher Bedeutung, dass sowohl der/die Compliance ManagerIn als auch andere Führungskräfte die Compliance Kultur vorleben.
Achtung: Die moralischen Grundwerte des Unternehmens sollten in jedem Fall mit der Unternehmensidentität übereinstimmen. Mögliche Widersprüche verringern die Wirksamkeit und erhöhen das Risiko von Compliance Verstößen.
Zur Orientierung der Definition der Grundwerte einer Unternehmenskultur können die Prinzipien des UN Global Compact oder die OECD-Leitsätze für internationale Unternehmen helfen.
Corporate Governanace im Unternehmen
Jede große Organisation muss sich heutzutage mit dem Thema Compliance auseinandersetzen. Neben internationalen Vorgaben gibt es in Deutschland den Corporate Governance Kodex, ein auf Freiwilligkeit basierender Leitfaden zur Einhaltung der sowohl rechtlichen als auch internen Richtlinien.
Unter Corporate Governance werden alle Regeln und Gesetze an denen sich ein Unternehmen orientiert zusammengefasst. Auf dieser Basis kreiert der/die Compliance ManagerIn Grundsätze, die es der Unternehmensführung erleichtern ihre Ziele zu erreichen und Bewertungen vorzunehmen. Auf diese Weise entstehen für das Unternehmen neben den gesetzlichen Vorschriften auch eigene Regelwerke.
Corporate Governance soll neben der Zielerreichung auch für Transparenz im Unternehmen sorgen. Der Fokus liegt deshalb neben der Festlegung der Ziele, der Analyse der Strukturen und Prozesse und der Bewertung der Standards auch auf der Evaluation von Führungskräften und der generellen Unternehmenskommunikation.
Analysieren Sie ihr Compliance-Risiko Checkliste
Um Risiken zu minimieren, müssen sie zunächst erkannt werden. Hierfür gibt es folgende Steuerelemente:
- Falls es noch keinen gibt, ernennen oder stellen Sie eine:n Compliance ManagerIn ein, der sich verantwortlich für das Risiko-Management fühlt. Nur etwa 50 Prozent der deutschen Unternehmen verfügen über eine klare Aufgabenverteilung in diesem Bereich.
- Der/die Compliance ManagerIn erstellt als erstes eine Gefährdungsanalyse in dem er/sie eine (digitale) Umfrage bei Ihren MitarbeiterInnen durchführt.
- So bringen Sie in Erfahrung, welche Fehler im Unternehmensalltag passieren
- Fordern Sie Ihre MitarbeiterInnen auf Ihnen Verbesserungsmaßnahmen zu nennen
- Lassen Sie von dem/der Compliance ManagerIn eine konstruktive Diskussion zwischen MitarbeiterInnen und Führungskräften führen. Ein Austausch an Wissen über Risikopotentiale und Kulturauffassungen.
- Lassen Sie von dem/der Compliance ManagerIn Bewertungen durchführen über die juristischen Risiken Ihres Unternehmens im In- und Ausland
- Erstellen Sie mit Ihrem/Ihrer Compliance ManagerIn eine Darstellung in Form einer Compliance-Matrix in der die einzelnen Betriebsabläufe daraufhin überprüft werden inwieweit die vorgegebenen Kriterien erfüllt worden sind.
- Bedenken Sie, dass es nicht nur um das Vermeiden von Risiken geht, sondern vor allem um die Reduzierung und ggf. um eine proaktive Reaktion.
Der richtige Umgang mit Compliance-Risikena
Compliance ist ein Begriff, der sich stetig im Wandel befindet. Zurzeit sind es vor allem Rechtsprechungen im Bereich Datenschutz oder technischer Compliance, die neue Anforderungen an Unternehmen stellen. Während westliche Gesellschaften und Unternehmen häufig noch auf Beständigkeit und etablierte Routinen setzen, sind besonders asiatische Organisationen deutlich innovativer in der Anpassung ihrer Steuerelemente.
In Europa herrscht dabei ein gewisser Widerstand, der Veränderungsinitiativen häufig erst zulässt, wenn sie zu rechtlichen Vorschriften werden. In vielen japanischen Unternehmen hingegen besteht eine große Bereitschaft zum Wandel und wird häufig das Kaizen-Prinzip angewandt: Eine kontinuierliche Verbesserung aller Unternehmensfunktionen, einschließlich der Prozesse, Produkte und Dienstleistungen unter Einbeziehung aller MitarbeiterInnen und Führungskräfte.
Ihr:e Compliance ManagerIn sollte deshalb aufgrund der Ergebnisse der Umfrage und Matrix nicht nur Prozesse anpassen, sondern vor allem die MitarbeiterInnen informieren und zu konkreten Maßnahmen greifen.
Eine einfache Lösung sind unsere Online-Compliance-Schulungen bei denen alle MitarbeiterInnen und Führungskräfte Ihres Unternehmens die wichtigsten Grundsätze lernen. Je stärker das Wissen der Einzelnen ist, je tiefer die Unternehmenswerte verinnerlicht, desto höher wird der Schutz nach Außen vor möglichen Geldbußen oder Imageschäden sein. In unseren lawpilots Compliance-Schulungen lernen Ihre MitarbeiterInnen flexibel und visuell aufbereitet die wichtigsten Grundlagen zum Umgang mit Interessenskonflikten, zur Prävention von Geldwäsche oder zu einem toleranten und stressfreien Miteinander.
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Quellen:
- Brückner, L., Schäffer, U. (2021). Fünf Herausforderungen für das Risiko-Management. In Controlling & Management Review, 65.
- Fitz, B., Günther, E. (2021). Changing Organizational Culture to Establish Sustainability. In Controlling & Management Review, 65.
- Lange, J. (2021). Werteorientiere Führung in Theorie und Praxis. Konzepte – Studienergebnisse – Praxiseinblicke. Wiesbaden: Springer Gabler