Code of Conduct im Unternehmen: Was ist das und wozu benötigt man ihn?

Inhalt: 

• Was sind die Vorteile eines Code of Conduct im Unternehmen?
• Wie wird ein Code of Conduct im Unternehmen als Kommunikationshilfe genutzt?
• Wie stärkt ein Code of Conduct im Unternehmen die Verhaltenssicherheit?
• Wie trägt ein Code of Conduct im Unternehmen zur Risikominimierung bei?
• Was ist bei der Einführung eines Code of Conduct im Unternehmen zu beachten?

Alle Mitarbeiter:innen einer Organisation müssen sich rechtskonform verhalten, um negative Konsequenzen zu vermeiden. Deshalb sind in den meisten Organisationen Code of Conducts – Verhaltenskodexe, nicht mehr wegzudenken. Vor allem weil häufig ein Großteil der Belegschaft keine Rechtsexpertise besitzt und daher nicht weiß wie man sich in gewissen Fällen korrekt verhalten soll, um sich selbst und die Organisation optimal zu schützen. 

Was sind die Vorteile eines Code of Conduct im Unternehmen?

• Ein Code of Conduct im Unternehmen ist ein interner Verhaltenskodex.
• Ein Code of Conduct im Unternehmen erleichtert den Arbeitsalltag und schützt vor Stolperfallen.
• Ein Code of Conduct im Unternehmen minimiert Risiken, schafft Verhaltenssicherheit und erleichtert die interne und externe Kommunikation. 

Die Deutschen stehen im Ruf, selbst für die kleinsten Lebensbereiche gesetzliche Regelungen zu schaffen und damit einem über Generationen gewachsenen Ordnungsbedürfnis zu folgen. So scheint es wenig verwunderlich, dass auch deutsche Unternehmen in den letzten Jahren zunehmend das allgemeine Verhalten ihrer Mitarbeiter:innen durch festgeschriebene Regeln in Gestalt eines Code of Conduct, eines Verhaltenskodex, reglementieren. Bei genauer Betrachtung ist es aber deutlich zu kurz gegriffen, die Organisation der Compliance in Unternehmen als Regulierungswahn zu belächeln oder gar zu kritisieren. Schon die Tatsache, dass Compliance international zunehmend an Bedeutung gewinnt, zeigt, dass es sich nicht um ein deutsches Phänomen handelt. Darüber hinaus gibt es gut nachvollziehbare Gründe, weshalb Unternehmen sich dazu entscheiden und entscheiden sollten, ihren Mitarbeiter:innen in Gestalt eines Code of Conduct ein Regelwerk an die Hand zu geben, das in vielen Bereichen den Arbeitsalltag erleichtern und vor Stolperfallen schützen kann. Der Code of Conduct dient dabei sowohl der Risikominimierung als auch der Schaffung von Verhaltenssicherheit und nicht zuletzt der Erleichterung der internen und externen Kommunikation. Voraussetzung dafür, dass alle drei Wirkungsbereiche des Verhaltenskodex optimale Wirkung entfalten, ist die intensive, sorgfältige Auseinandersetzung mit dem Thema, sowohl bei der Erstellung eines Code of Conduct als auch bei seiner Implementierung. Hierbei gilt es in erster Linie, einzelne Mitarbeiter:innen in Gedanken zu behalten. Ihnen soll der Code of Conduct als Unterstützung dienen und nicht als Vorschriftensammlung missverstanden werden, die genutzt wird, um Fehlverhalten abzustrafen.

Wie wird ein Code of Conduct im Unternehmen als Kommunikationshilfe genutzt?

• Ein Code of Conduct in Unternehmen ist eine Sammlung Regeln.
• Ein Code of Conduct in Unternehmen macht rechtliche Vorschriften einfach verständlich.
• Ein Code of Conduct im Unternehmen formuliert konkrete Bezüge zum Alltag im Unternehmen.

Betrachtet man die Inhalte diverser Codes of Conduct in Unternehmen wird schnell deutlich, dass diese in den meisten Fällen keine Regeln neu erfinden. Vielmehr handelt es sich meist gewissermaßen um Sammlungen, die Regeln zusammenfassen, welche sich bereits in konkreten Gesetzen wiederfinden oder erkennbar von diesen abgeleitet sind. Selbst vermeintlich individuelle ethische Grundsätze, die in einem Code of Conduct betont werden, gehören meist zu grundsätzlich, zumindest in der nationalen Kultur, verbreiteten „Spielregeln“. 

Im Falle der Übernahme arbeitsrechtlicher oder anderweitig gesetzlich geregelter Verhaltensrichtlinien, hat ein Code of Conduct im Wesentlichen zwei Funktionen: er betont deren Bedeutung für das Selbstverständnis des Unternehmens zusätzlich und er macht sie im Unternehmenskontext für die Belegschaft verständlich und greifbar.

Schon das Verstehen eines vermeintlich einfachen Gesetzestextes ist für den Laien kaum mehr möglich. Hinzu kommt, dass Gesetzestexte immer so formuliert sein müssen, dass sie nach Möglichkeit alle Eventualitäten juristisch unzweifelhaft für alle Branchen und Unternehmen abdecken. Im Ergebnis sind „einfache“ Mitarbeiter:innen kaum in der Lage, ihr eigenes Verhalten an Regeln zu orientieren und zu hinterfragen, die sie selbst kaum verstehen und die sich von ihnen kaum auf den eigenen Arbeitsalltag übertragen lassen. Das führt oft zu ungewolltem Fehlverhalten, welches wiederum schwerwiegende Konsequenzen wie hohe Geldbußen oder gar Haftstrafen mit sich bringen kann. Dem versucht man mit der Einführung eines Code of Conduct entgegenzuwirken. Der Verhaltenskodex übersetzt die juristische Terminologie in allgemeinverständliche Sprache und formuliert konkrete Bezüge zum Alltag im Unternehmen.

Darüber hinaus ist er aber auch ein Werkzeug der externen Kommunikation im Sinne der Imagebildung. Unternehmen können gegenüber Kunden:innen und anderen Stakeholdern durch die Wahl der einzelnen Aspekte des individuellen Code of Conduct betonen, welche Regeln und Werte ihnen über die zwingende Einhaltung gesetzlicher Regeln besonders wichtig sind und im Sinne der Corporate Identity als Leitlinien betrachtet werden.

Wie stärkt ein Code of Conduct im Unternehmen die Verhaltenssicherheit? 

• Mitarbeitende wissen oft nicht, wie sie sich korrekt verhalten sollen.
• Ein Code of Conduct im Unternehmen hilft gute Verhaltensentscheidungen zu treffen.
• Ein Code of Conduct im Unternehmen schafft eine einheitliche Arbeitsgrundlage.

Mitarbeitende begegnen im Alltag immer wieder Situationen, in denen Sie kurzfristig individuelle Verhaltensentscheidungen treffen müssen. Ist keine einheitliche Regelung vorhanden, besteht ein grundlegendes Risiko, dass diese Entscheidungen entweder gegen geltendes Recht verstoßen, nicht über alle Unternehmensbereiche einheitlich ausfallen oder aus Unsicherheit gar nicht erst getroffen werden. Alle drei Szenarien schaden auf lange Sicht dem Unternehmen, können schlimmstenfalls juristische Konsequenzen nach sich ziehen, Prozesse unnötig verlängern und letztlich dem Image des Unternehmens und der Leistungsfähigkeit seiner Mitarbeiter:innen schaden. In vielen Fällen entstehen so über Jahre hinweg Verhaltensmuster, die einerseits juristisch fehlerbehaftet sein können und andererseits von Abteilung zu Abteilung abweichen. 

So wie Unternehmen beispielsweise mit einem Corporate-Design-Handbuch festlegen, wie das Firmenlogo auszusehen hat, welche Schriftarten und Farben genutzt werden und wie weitere Elemente des optischen Erscheinungsbildes unternehmensweit verwendet werden sollen, schafft auch der Code of Conduct eine einheitliche Arbeitsgrundlage. So sorgt ein Code of Conduct Verhaltenssicherheit und kann jederzeit zu Rate gezogen werden, wenn einzelne Mitarbeiter:innen in konkreten Situationen unsicher sind, wie sie sich verhalten sollen.

Was trägt ein Code of Conduct im Unternehmen zur Risikominimierung bei?

• Ein Code of Conduct im Unternehmen greift gesetzliche Grundlagen auf und kommuniziert sie allgemein verständlich.
• Ein Code of Conduct im Unternehmen sensibilisiert Mitarbeitende für vorhandene Risiken
• Ein Code of Conduct im Unternehmen fördert gesetz- und rechtskonformes Verhalten

„Unwissenheit schützt vor Strafe nicht“ – der Rechtsgrundsatz aus dem römischen Recht hat auch für Unternehmen und seine Mitarbeiter:innen bis heute Gültigkeit. 

Aus diesem Grund verfolgt ein Code of Conduct immer auch konkrete Schutzfunktionen. Indem er auch und vor allen Dingen gesetzliche Grundlagen aufgreift und verständlich kommuniziert, sensibilisiert er für vorhandene Risiken. Nur Mitarbeiter:innen, die Risiken kennen und wissen, wie sie sich im eigenen und im Interesse des Unternehmens gesetzes- und regelkonform verhalten, sind in der Lage, Fehler zu vermeiden. Damit schafft das Unternehmen zudem eine Grundlage, sich vor mutwillig verursachtem Schaden zu schützen. Ist der Code of Conduct allen Mitarbeiter:innen bekannt, präsent und zugänglich, können Verstöße nur schwer als Folge von Unwissenheit auf die übergeordnete Verantwortung des Unternehmens als Arbeitgeber:in abgewälzt werden.

Was ist bei der Einführung eines Code of Conduct im Unternehmen zu beachten?

• Ein Code of Conduct im Unternehmen muss über ein Regelhandbuch hinaus kommuniziert werden.
• Interkulturelle Herausforderungen sollen bei der Erstellung des Code of Conduct im Unternehmen berücksichtigt werden.
• Ein Code of Conduct im Unternehmen muss den Mitarbeiter:innen in einer attraktiven, niederschwelligen Weise nahegebracht werden.

So nachvollziehbar der Nutzen eines Code of Conduct ist, so schwer fällt es Unternehmen häufig, einen solchen im Unternehmen zu etablieren. 

Mit der Erstellung eines Code of Conduct als niedergeschriebenes Regelwerk ist es nicht getan. Auch wenn er, wie erläutert, bereits unter anderem das Ziel verfolgt schwer verständliche juristische Zusammenhänge verständlich und auf den Unternehmensalltag ausgerichtet wiederzugeben, kann und darf nicht erwartet werden, dass ein Code of Conduct für alle Mitarbeiter:innen absolut selbsterklärend ist. Ihn wie ein juristisches Fachbuch oder die Bedienungsanleitung für eine Maschine im System bereitzustellen, ist deshalb nicht ausreichend. Seine Inhalte müssen darüber hinaus kommuniziert werden, sodass das eigentliche Regelwerk von Mitarbeiter:innen nur im Zweifelsfall zu Rate gezogen wird, die Regeln ansonsten jedoch nach Möglichkeit verinnerlicht und gelebt werden. Hierbei zeigen sich individuelle Hürden, die bedacht werden müssen, wenn die Einführung möglichst reibungslos gelingen soll. Interkulturelle Herausforderungen und eine größere Varianz in Fragen der individuellen Voraussetzungen sind hier nur zwei Beispiele für Problemfelder, die bei der Einführung berücksichtigt werden sollten. So ist es nicht nur eine Herausforderung, ethische Grundsätze Mitarbeiter:innen aus unterschiedlichen Kulturkreisen, eventuell sogar bei multinational agierenden Unternehmen, verständlich zu machen, sondern auch eine Anforderung an die gewählte Methodik, einen für alle Mitarbeiter:innen attraktiven, niedrigschwelligen Zugang zu finden.

Darüber hinaus erfordert ein Code of Conduct zusätzliche Strukturen im Unternehmen. So müssen einerseits Prozesse etabliert werden, wie zum Beispiel vorhandenen Mitarbeiter:innen den Code of Conduct näherzubringen und dauerhaft zugänglich zu machen, andererseits müssen neue Mitarbeiter:innen frühzeitig informiert und adäquat geschult werden. Außerdem müssen Ansprechpartner:innen benannt und qualifiziert werden, die im Zweifelsfall für Rückfragen zum Code of Conduct bereitstehen und die erforderlichen Kommunikationsstrukturen bereitstellen

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